Автор статьи
Валерия
Эксперт по сдаче вступительных испытаний в ВУЗах
ВВЕДЕНИЕ
В рамках данной работы проведена реализация информационной системы для автоматизации гостиничного бизнеса. в настоящее время рынок гостиничных услуг является высококонкурентным, что предполагает необходимость поиска решений, позволяющих сократить издержки и повысить эффективность работы гостиниц. Одним из направлений по совершенствованию работы компаний гостиничного бизнеса является внедрение информационных систем, позволяющих сократить временные затраты на выполнение основных технологических операций, обеспечить возможности формирования аналитической отчётности, позволяющей принимать управленческие решения, позволяющие повысить эффективность работы предприятий. Целью работы является проектирование базы данных для предметной области «Гостиница». Задачи работы: — общая характеристика деятельности гостиницы; — анализ бизнес-процессов бронирования гостиничных номеров, выявление недостатков существующей технологии работы специалистов; — определение задач автоматизации в технологии бронирования гостиничных номеров; — анализ функционала существующих решений в области автоматизации гостиничного бизнеса; — проектирование структуры информационной системы бронирования гостиничных номеров; — разработка интерфейсов базы данных для автоматизации поставленных задач; Объект исследования: информационная система гостиницы. Предмет исследования: разработка базы данных для автоматизации задач бронирования гостиничных номеров.1.Аналитическая часть
1.1. Общая характеристика гостиницы «Интурист»
Компания «Интурист» работает в области гостиничного бизнеса, специализируется на управлении и развитии гостиничных объектов в России и за рубежом. В настоящее время под управлением ОАО ВАО «Интурист» находятся 8 гостиниц с общим номерным фондом более 2 300 номеров. Компания «Интурист» специализируется на управлении отелями в сегментах от среднеценового до премиального, в местах концентрации деловых и туристических потоков. Основными направлениями деятельностями компании «Интурист» являются: Деятельность, связанная с внедрением и поддержанием международных стандартов качества гостиничного обслуживания; Управление объектами гостиничной недвижимости, находящимися в собственности и управление отелями в пользу третьих лиц Маркетинг и реклама гостиниц (консалтинг) Запуск новых гостиниц и управление действующими гостиницами в России и за рубежом (включая техническую поддержку с любой стадии функционирования объекта) Наличие централизованного отдела продаж Перекрестные продажи между объектами в управлении Применение современных технологий управления номерным фондом Планирование и разработка бюджета и бизнес-плана на стадии открытия Тренинги для управляющих и сотрудников во всех областях функционирования отеля — Работы по оценке систем и рекомендации по оптимизации объектов Обслуживание клиентов отелей предполагает необходимость выполнения ряда разнородных функций: бронирование номеров, организация размещения клиентов, оказание дополнительных услуг, организация питания, решение вопросов безопасности. Основными функциями менеджеров гостиниц являются: — прием и размещение клиентов; — подбор номера; — бронирование номера; — учет оплат; — учет предоставляемых дополнительных услуг; — стандартные задачи, связанные с бухгалтерским, налоговым, складским учетом, учетом заработной платы. Организационная структура предприятия гостиничного бизнеса компании «Интурист» показана на рисунке 1. Рисунок 1 — Организационная структура предприятия гостиничного бизнеса компании «Интурист» Как показано на рисунке 1, гостиница «Интурист» в своей организационной структуре имеет подразделения: — сотрудников рецепции, в функции которой входит организация приема клиентов, их размещения в номерах, оформления документов, прием оплаты, а также решения организационных вопросов по взаимодействию клиентов с администрацией гостиницы; — маркетинговую службу, в функции которой входят вопросы по расширению клиентской базы, определения ценовых стратегий, дисконтной политики, взаимодействия с корпоративными клиентами, а также ведения корпоративных договоров; — экономический отдел, в компетенцию которого входят вопросы ведения бухгалтерского, налогового учета, ведения расчетного счета, учета материалов и основных средств, а также вопросы анализа деятельности организации – определение параметров прибыльности, нахождения оптимальных стратегий в разрезе предоставляемых услуг; — административная служба, в компетенцию которой входит обеспечение деятельности гостиницы, организации уборки номеров, подготовки их к заселению клиентов, функционирования гостиничной инфраструктуры (обслуживания сетей водоснабжения, энергоснабжения, систем беспроводного интернета и телефонной связи, включая работу внутренних АТС), закупки материалов, необходимых для работы гостиницы; — служба безопасности; — общий отдел, в компетенцию которого входят вопросы работы с персоналом, ведения внутреннего документооборота. Далее проведем анализ бизнес-процессов менеджеров мини – гостиницы «Интурист», определим задачи автоматизации.1.2. Анализ бизнес-процессов бронирования гостиничных номеров
Проведем анализ бизнес-процессов в технологии бронирования гостиничных номеров в методологии IDEF0, определим задачи автоматизации. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 2. Рисунок 2 – Контекстная диаграмма Как показано на рисунке 2, входящими потоками бронирования гостиничных номеров являются: — запросы на бронирование номеров; — запросы на дополнительные услуги; — данные о номерном фонде; Результирующие информационные потоки включают: — списки забронированных номеров; — отчет о заказанных дополнительных услугах; — отчет по загрузке номерного фонда. В своей деятельности менеджеры гостиницы руководствуются законодательством РФ, внутриорганизационными регламентами, к которым относятся: устав гостиницы, должностные инструкции специалистов, приказы руководителя и другие локальные нормативные акты. Диаграмма декомпозиции основного процесса приведена на рисунке 3. Рисунок 3 — Диаграмма декомпозиции бронирования гостиничных номеров Как показано на рис.3, технология бронирования гостиничных номеров включает процессы: — учет номерного фонда; — учет запросов на бронирование гостиничных номеров; — учет запросов на дополнительные услуги; — формирование отчётности. На рисунке 4 приведена диаграмма учета номерного фонда. на рисунке 5 — учета запросов на бронирование гостиничных номеров, на рисунке 6 – учёта запросов на дополнительные услуги. Рисунок 4 – Диаграмма учета номерного фонда Рисунок 5 – Диаграмма учета запросов на бронирование гостиничных номеров Рисунок 6 – Диаграмма учета запросов на оказание дополнительных услуг В ходе анализа бизнес-процессов бронирования гостиничных номеров определены недостатки существующей технологии, включающие: — невозможность получения оперативной информации о забронированных номерах определённой категории на заданные даты; — невозможность получения списка клиентов, забронировавших гостиничные номера с перечнем дополнительных услуг; — невозможность получения данных о наполняемости номерного фонда. Вследствие указанных недостатков гостиница несёт дополнительные расходы, связанные с необходимостью расширения штата службы бронирования, а также с неэффективным распределением гостиничных номеров по категориям.1.3. Постановка задач автоматизации
Проведем детализацию основных задач автоматизации технологии работы менеджера гостиницы «Интурист». 1.Ведение реестра клиентов. Цель: оптимизация работы с клиентами, поиска информации о клиенте для печати необходимых реквизитов в выходных документах, картотека для предоставления скидок. Периодичность решения задачи: постоянно. Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами. Источники и способы поступления данных: документы от клиентов, в электронной форме, либо в подлинниках. Потребители информации: менеджеры гостиницы. Информационная связь с другими задачами: реквизиты клиентов необходимы для печати выходных документов. 2. Ведение учета оплаты от клиентов. Цель: оптимизация учета поступающих денежных средств. Периодичность решения задачи: постоянно. Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами, специалисты по бухгалтерскому учету, экономисты. Источники и способы поступления данных: данные о проведении оплаты от менеджеров гостиницы. Потребители информации: специалисты по бухгалтерскому учету гостиницы, экономисты. Информационная связь с другими задачами: реквизиты оплаты необходимы для оформления выходных документов. 3.Ведение картотеки номерного фонда Цель: оптимизация работы по учету и обороту номерного фонда гостиницы. Периодичность решения задачи: постоянно. Пользователи системы: менеджеры гостиницы. Источники и способы поступления данных: информация от менеджеров о состоянии номеров, стоимости проживания. Способ получения: данные информационной базы. Потребители информации: менеджеры гостиницы. Информационная связь с другими задачами: учет оборота номеров, учет бронирования. 4.Печать выходных документов Цель: оптимизация формирования выходных документов Периодичность решения задачи: постоянно. Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами. Источники и способы поступления данных: информация о проживании клиентов, поступившей оплате, сдаче номера. Потребители информации: менеджеры гостиницы, клиенты. Информационная связь с другими задачами: ведение реестра клиентов, учет оплаты от клиентов, учет оборота гостиничных номеров. 5.Учет бронирования Цель: оптимизация технологии бронирования гостиничных номеров Периодичность решения задачи: постоянно. Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами. Источники и способы поступления данных: заявки от клиентов на бронирование гостиничных номеров. Способы поступления информации: заявки от клиентов, поступающие по каналам связи, а также лично. Потребители информации: менеджеры гостиницы. Информационная связь с другими задачами: учет оборота гостиничных номеров. 6. Учет оборота гостиничных номеров Цель: оптимизация использования номерного фонда гостиницы. Периодичность решения задачи: постоянно. Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами. Источники и способы поступления данных: информация о проживании клиентов, поступившей оплате, сдаче номера. Потребители информации: менеджеры гостиницы, клиенты. Информационная связь с другими задачами: учет гостиничных номеров, учет клиентов. 7.Подготовка сводной отчетности Цель: оптимизация формирования сводной отчетной информации Периодичность решения задачи: постоянно. Пользователи системы: специалисты по бухгалтерскому учету, экономисты, руководство. Источники и способы поступления данных: информация о загрузке номерного фонда, поступившей оплате. Способы поступления: данные информационной базы автоматизированной системы. Потребители информации: руководство, экономисты. Информационная связь с другими задачами: ведение реестра клиентов, учет оплаты от клиентов, учет оборота гостиничных номеров. Сформулируем бизнес-правила в рамках выбранной предметной области: — идентификаторы документов должны быть уникальными в течение каждого календарного года; — количество заселяющихся в гостиничный номер не должно превышать предельно установленное для данного номера число; — бронирование номера прекращается за сутки до предполагаемого заселения; — в забронированный номер возможно заселение гостей только в случае отказа от брони предварительно забронировавших номер клиентов; — Количество суток проживания в номере не может быть меньше 1; — данные о заселениях клиентов в мини-отеле хранятся в базе данных 5 лет, а затем передаются в электронный архив. К информационным потребностям пользователей относятся следующие: — данные о забронированных номерах на указанную дату; — данные о заказанных дополнительных услугах; — сведения о проценте занятости номеров за период; — сведения о доходах от услуг гостиницы; — сведения о номерном фонде (количество номеров по классам). 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ2.1. Информационная модель бронирования гостиничных номеров
Перечень сущностей информационной системы бронирования гостиничных номеров включает: — типы гостиничных номеров; — виды документов; — клиенты; — гостиничные номера; — бронирования; — дополнительные услуги; — бронирования допуслуг. На рисунке 10 приведена диаграмма «Сущность — Связь» разрабатываемой системы. Проведем описание связей между указанными сущностями. Каждому типу номеров соответствует множество номеров. Связь 1:N. Каждый номер может быть забронирован множество раз. Связь 1:N. Каждый тип документа предъявляется клиентами множество раз. Связь 1:N. Каждая дополнительная услуга может быть заказана множество раз. Связь 1:N. Каждый клиент может забронировать номер множество раз. Связь 1:N. Каждый клиент может заказать дополнительные услуги множество раз. Связь 1:N. Рисунок 9 – Диаграмма «Сущность — Связь» Структура нормативно-справочной информации подсистемы и система кодирования справочной информации представлена в таблице 5. Таблица 5 — Структура нормативно-справочной информации система кодирования справочной информации| № п/п | Наименование кодируемого множества объектов | Значность кода | Система кодирования | Вид классификатора |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Код видов гостиничных номеров | ХХ | порядковая | локальный |
| 2 | Код гостиничного номера | ХХХХХ ХХХ | серийно-порядковая | локальный |
| 3 | Код клиента | ХХХХХХ | порядковая | локальный |
| 4 | Код вида документа | ХХ | порядковая | локальный |
| 5 | Код бронирования номера | ХХХХХХ | порядковая | локальный |
| 6 | Код вида дополнительной услуги | ХХ | порядковая | локальный |
| 7 | Код заказа дополнительной услуги | ХХХХХ | порядковая | локальный |
2.2. Описание структуры базы данных
Средствами ERWin была проведена генерация файла базы данных в формате MS Access. На рисунке 11 приведена главная форма приложения. Рисунок 11 — Главная форма приложения На рисунке 12 приведена форма справочника клиентов. Рисунок 12 – Форма справочника клиентов На рисунке 13 приведена форма справочника гостиничных номеров. Рисунок 13 – Форма справочника гостиничных номеров На рисунке 14 приведена форма ввода данных о заселении. Рисунок 14 – Форма ввода данных о заселении На рисунке 15 приведен отчет об итоговой стоимости проживания. На рисунке 16 приведен отчет о забронированных номерах. Рисунок 15 – Отчет об итоговой стоимости проживания Рисунок 16 – Отчет «Забронированные номера» Таким образом, все поставленные задачи выполнены.Заключение
В результате данной работы проведена разработка информационной системы бронирования номеров гостиницы. В первой части работы проведен анализ организационно-функциональной структуры объекта исследования гостиницы, анализ бизнес-процессов гостиницы, определены основные задачи автоматизации, определена стратегия автоматизации путем доработки используемой ИС через внедрение новой разработанной подсистемы, определены параметры аппаратного обеспечения для функционирования автоматизированной информационной системы гостиницы, проведен анализ архитектуры автоматизированной системы. Во второй части работы проведено моделирование информационной системы, построена логическая и физическая модели информационной системы, разработаны макеты экранных и отчетных форм программного обеспечения менеджера гостиницы, анализ входящей и результатной информации, сформулированы предложения по функционированию информационной системы. При проектировании модели данных использовалось программное обеспечение ErWin Data Modeller. Данная система удовлетворяет всем требованиям, предъявленным в задании, и реализует большинство необходимых сотрудникам гостиницы функций. В результате выполнения данной работы был сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать: получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д. освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; обеспечению достоверности информации; замене бумажных носителей данных на магнитные и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов; уменьшению затрат на производство продуктов и услуг. Результатом внедрения разработанной подсистемы, совершенствование существующего функционала ПО менеджера гостиницы произойдет снижение временных затрат на оформление документации, необходимой для оформления клиентов в гостиницу (карта гостя, данные о клиенте), документов финансовой отчетности. Кроме того, произойдет сокращение времени на операцию бронирования и поиск информации о клиенте.Список использованных источников
1. Чусавитина Г. Н, Макашова В. Н. Моделирование бизнес-процессов: учебное пособие / Г.Н. Чусавитина, В. Н. Макашова. — Магнитогорск: ФГБОУ ВО «МГТУ им. Г. И. Носова», 2018. – 289c. 2. Копылов А. В., Цыганкова В. Н. ERP: управление предприятием: учебное пособие / А. В. Копылов, В. Н. Цыганкова. — Волгоград : ВолгГТУ, 2017. – 148c. 3. Воробьев Э.И. Использование UML и технологии COM при разработке программного обеспечения: учебное пособие / Э.И. Воробьёв. — Воронеж : ВГТУ, 2014. – 256c. 4. Одинец М. А. Процессный подход в управлении производственной системой (на примере оценки эффекта в результате интеграции ERP системы)/ Одинец Максим Александрович. — Санкт-Петербург, 2015. — 22 с. 5. Летуновский А.В., Матюшичев И.Ю. Информационные системы и технологии : учебное пособие / А.В. Флегонтов, А.К. Черных; / А.В. Флегонтов, А.В. Летуновский, И.Ю. Матюшичев. Волгоград : ВолгГТУ, 2017. – 113 с. 6. Ицаков Е. Д. Управление проектами: базовые определения и формулы: учебно-методическое пособие/ Е. Д. Ицаков. — Москва: Дело. – 2014. -35 с. 7. Баранов В. В., Горошко И. В., Лебедев В. Н. Информационные технологии управления и организация защиты информации: учебник. — Москва: Академия управления МВД России, 2018. — 453 с. 8. Некрасов В. Н., Архипова О. И. Информационно-коммуникационные технологии управления и особенности разрешения их противоречий: монография. — Ростов-на-Дону: Профпресс, 2014. – 105 с. 9. Костикова А. В. Моделирование бизнес-процессов: учебное пособие. — Волгоград: ВолгГТУ, 2016. – 110 с. 10. Бабиева Н. А., Раскин Л. И. Проектирование информационных систем: учебно-методическое пособие. — Казань: Университет, 2014. – 200с. 11. Широкова Е. В. Разработка простых отчетов в «1C: Предприятие 8.3» с использованием системы компоновки данных: учебное пособие по дисциплине «Модуль аналитической отчетности в КИС 1C: Предприятие». — Калуга: Манускрипт, 2017. — 83 с.
О сайте
Ссылка на первоисточник:
https://www.ssw-sopot.pl/ru/
Поделитесь в соцсетях: