1. Составить перечень нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении. ПК 1.7
Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться со всеми документами, которые регламентируют работу делопроизводственных служб в организации (Федеральные законы, правила, положения, методические рекомендации). Обязательно необходимо обратить внимание на наличие инструкции по делопроизводству в организации. После изучения перечисленных документов надо дать характеристику нормативной базе по делопроизводству по следующему плану:
— наименование организации, наличие служб делопроизводства;
— основные виды нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства, в том числе локальные нормативные акты;
— рекомендации по пополнению нормативной базы;
2. Проанализировать положение об отделе делопроизводства. ПК 1.1, ПК 1.8, ПК 1.5
Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться с положением об отделе делопроизводства.
В отчете необходимо перечислить функции отдела, количество штатных сотрудников, дать оценку, выполняемых ими задач.
Если в организации нет отдела делопроизводства, необходимо указать, на кого из сотрудников учреждения возложены обязанности делопроизводителя и организации документооборота. В этом случае необходимо, проанализировав должностную инструкцию этого специалиста, указать его функционал.
3. Создать бланки документов организации. ПК 1.5
Во время прохождения практики необходимо создать различные виды бланков организации (бланк письма, общий продольный и общий угловой бланки, бланк конкретного вида документа).
В отчете необходимо отразить следующее: — особенности составления бланков;
— соответствие бланков требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и/или инструкции по делопроизводству;
— представить в приложении к отчету составленные бланки.
4. Составить и оформить различные виды документов. ПК 1.5
Во время прохождения практики необходимо составить и оформить различные виды документов (приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, докладные, служебные, объяснительные записки, письма, справки).
В отчете необходимо отразить следующее:
— особенности составления и оформления различных видов документов;
— соответствие оформленных документов требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и/или инструкции по делопроизводству (оценка качества подготовки документов и типичные ошибки);
— в приложении к отчету необходимо представить составленные документы.
5. Регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы. ПК 1.5, ПК 1.6
Во время прохождения практики необходимо принимать участие в регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
В отчете необходимо отразить следующее:
— какая система регистрации документов применяется в организации (централизованная, децентрализованная, смешанная)
— вид регистрационных форм (программа СЭД, журнальная форма, регистрационно-контрольные карточки и т.д.);
— особенности регистрации отдельных видов документов;
В приложении необходимо представить копии зарегистрированных документов.
6. Работать с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу. ПК 1.7
Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться с нормативными актами, регламентирующими деятельность с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.
В отчете необходимо отразить следующее:
— перечень нормативных актов, регламентирующих работу с конфиденциальной информацией;
— перечень документов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные;
— особенности работы с конфиденциальными документами в организации.
В приложении необходимо представить форму документа о неразглашении сведений конфиденциального характера.
7. Оформить документы для передачи на архивное хранение. ПК 1.9
Для выполнения этого задания необходимо перечислить правила оформления дел постоянного хранения и по личному составу для передачи на архивное хранение (формирование дела, подшивка дела, нумерация листов, оформление листа-заверителя, оформление обложки дела). Во время прохождения практики оформить 1 дело для передачи на архивное хранение и в отчете отразить следующее:
— особенности оформления дел для передачи на архивное хранение; — особенности формирования дел в организации.
В приложении к отчету должна быть представлена обложка дела, внутренняя опись, лист-заверитель дела.
8. Составить описи дел постоянного хранения и по личному составу. ПК 1.10 В отчет необходимо отразить следующее:
— наличие описей дел в организации, крайние даты, документов, на которые составлены описи;
— соответствие оформления описей (форма, заголовки дел и т.д.) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
Если в организации описание дел не осуществляется необходимо дать рекомендации по составлению описей.
9. Составление отчета по практике.
Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.