Курсовая работа по прикладной информационной технологии на тему «Автоматизированная информационная система учета оргтехники на примере АО Междуречье», СИБГИУ

Введение В настоящее время все предприятия, даже малые, независимо от сферы своей деятельности переходят на электронные носители информации. Это касается и учета основной деятельности, и бухгалтерии, и управленческого учета. Причины автоматизации учета: ускорение процесса поиска нужных данных; защищенность информации, хранящейся на сервере, простота работы благодаря интуитивно понятному графическому интерфейсу современной ИС. Курсовой проект описывает процесс разработки информационной системы для учета оргтехники в компании АО «Междуречье». Для реализации этой цели необходим базовый функциональный набор: 1 В первую очередь учет компьютеров предполагает непосредственный учет количества машин на складах и торговых точках организации. 2 Учет аппаратного обеспечения. Сюда должна входить такая информация, как тип и модель комплектующих каждого компьютера, их описание и производитель, сотрудник, закрепленный за оборудованием, и многое другое. 3 Учет программного обеспечения: название программы, дата установки, серийный номер или номер лицензии, версия, объем занимаемой памяти и прочее. Средой для разработки базы данных, реализующей поставленные задачи, является «MS Access». Основная часть работы описывает анализ и характеристику предметной области, используемые входные и выходные данные, логическую модель базы данных. Также в ней присутствует описание среды разработки и обоснование выбора данного инструмента. Актуальность исследования определяется развитием информационных технологий в области информационных систем и баз данных, а также их внедрение во все сферы человеческой деятельности. Данная работа носит проектно-исследовательский характер и предназначена для разработки базы данных «Учет оргтехники». Объект исследования – предметная область проектирования базы данных. Предмет исследования – создание базы данных в «Учет оргтехники». Цель данной работы — спроектировать автоматизированную информационную систему по учету программного и аппаратного обеспечения цифровой техники на предприятии. В процессе разработки курсового проекта для достижения цели необходимо решить следующие задачи: провести обследование предприятия (анализ предметной области); составить техническое задание; сформировать команду участников проекта; составить календарный план работ; выбрать средства реализации информационной системы; разработать модель базы данных информационной системы; спроектировать автоматизированную информационную систему учета на предприятии.

1 Выполнение проекта

1.1 Инициация проекта

1.1.1 Содержание проектной идеи

Разработка информационной системы по учету оргтехники организации является длительным процессом, осуществляемым при помощи специалистов самого разного профиля и направленным на создание эффективного использования собственного внутреннего потенциала организации и приспособленность к новым рыночным условиям [1]. АО «МЕЖДУРЕЧЬЕ» — российское непубличное акционерное общество, зарегистрированное в городе Междуреченск 26 августа 2002 года по юридическому адресу РОССИЯ, Междуреченск 652870, Кузнецкая Улица, 1А. Главной деятельностью компании является добыча антрацита открытым способом. Организационная структура предприятия АО «Междуречье» в целом представлена на рисунке 1 Рассмотрим подробнее процесс учета оргтехники АО «Междуречье», который состоит из следующих этапов: прием оргтехники ИТ-отдела согласно акту приемки-передачи от поставщика оргтехники; присвоение инвентарного номера для ТМЦ; назначение материально-ответственного лица, отвечающего сохранность оргтехники; регистрация фактического место положения оргтехники, находящейся на использовании с указанием названия отдела и дата смены местоположения. Аппаратное обеспечение АО «Междуречье» должно предоставлять работнику следующие ресурсы и возможности: быстрое функционирование при работе с программным обеспечением; доступ к общим сетевым ресурсам; доступ к сети Интернет; безопасность для здоровья. Учитывая все выше перечисленное, был утверждены минимальные требования для аппаратного обеспечения к организации автоматизированного рабочего места (АРМ), представленные в таблице 1 различных классификаций систем. По одной из версий, если судить с практической точки зрения, было бы разумно при делении таких подходов применить в качестве признака использование тиражируемых программных средств. В связи с этим главным является вопрос об использовании уже существующих на данном рынке тиражируемых систем или же создания своего собственного уникального решения, которое бы полностью отвечало требованиям той или иной организации. В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько уже известных разработчиков программного обеспечения для учета оргтехники на предприятии. Рассмотрим наиболее популярные из них. 1) Программа Hardware Inspector Client/Server предназначена для учета компьютеров на предприятии, а также заявок от пользователей. Полезна для сисадминов, обслуживающего персонала, руководителей отделов компьютеризации и другого IT-персонала. Она значительно облегчит вашу жизнь, избавив от головной боли, связанной с учетом и планированием развития компьютерного парка. Уникальность программы Hardware Inspector Client/Server заключается в возможности вести учет не просто текущего состояния параметров компьютера, а всей истории жизни каждого устройства. Немаловажно то, что Hardware Inspector Client/Server не ограничивается одним лишь учетом компьютеров. Рассматриваемый продукт позволяет автоматизировать практически все аспекты деятельности ИТ-подразделения. А набор из более чем 30 встроенных отчетов позволит оценить эффективность его работы и предоставить нужные отчеты вышестоящему руководству (рисунок 4). Ключевые возможности системы: — Клиент-серверная технология позволяет работать с единой базой данных через сеть интернет нескольким удаленным филиалам компании. — Высокая надежность, защита от повреждений и секретность данных. — Учет именно отдельных комплектующих, а не просто описание параметров рабочих станций. — Отслеживание истории перемещения устройств, их инвентаризации, ремонта и профилактики. — Учет заявок от пользователей. — Мониторинг инсталляции пользователями запрещенного ПО. — Мониторинг изменений, происходящих в конфигурациях компьютеров (аудит рабочих мест). — Учет лицензий на программное обеспечение. — Учет кабельного хозяйства и кроссировки сети. — Возможность не только ручного ввода данных, но и импорта устройств из отчетов программ анализа конфигурации компьютеров AIDA, EVEREST, ASTRA и ASTRA32, что избавит Вас от рутинной работы по формированию базы данных. — Импорт рабочих мест путем сканирования сети. — Импорт пользователей из Active Directory и прочих источников. — Удобное представление размещения устройств в дереве оргструктуры организации. То есть, чтобы отразить все нюансы предприятия, необходима специально разработанная для него система. Создание такой информационной системы ввода всей необходимой информации, текущего анализа и итогового контроля позволит максимально использовать ресурсы и стратегический потенциал компании для реализации поставленных задач. Информационная система создается с целью автоматизировать систему, тем самым облегчить работу заказчику. Необходимо разработать удобный, понятный комфортный для использования. В рамках проекта определены следующие контрольные даты. Начало проекта – 01.03.2020 г. Завершение проекта – 20.04.2020 г. Общий срок реализации проекта – не более 35 рабочих дней. Окружение проекта включает в себя набор внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение результатов проекта. Описание окружения проекта будет учитываться на основе аппаратного и программного обеспечения АО «Междуречье». Ближнее окружение проекта: 1 Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки. 2 Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования. 3 Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам. 4 Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению. Дальнее окружение проекта: 1 Экономические факторы: страховые гарантии, уровень инфляции и стабильность валюты, уровень цен. 2 Общество, его характеристики и факторы: условия и уровень жизни, отношение населения к проекту. 3 Законы и право: государственный кодекс, права человека, права предпринимательства, права собственности, законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот, технические регламенты, национальные стандарты; 4 Наука и техника: уровень информационных технологий и компьютеризации. Внутренняя среда проекта: Руководство определяет цели и требование к результатам, обеспечение взаимодействия между участниками, выработка прогноза развития окружения. Стиль руководства проектом определяет психологический климат и атмосферу в команде проекта, влияет на её творческую активность и работоспособность. Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта. Финансовая сфера (бюджет проекта), источники финансирования. Экономические условия проекта связаны со сметой и бюджетом проекта, ценами, налогами и тарифами, риском и страхованием, стимулами и льготами, и другими экономическими факторами проекта и определяющими его основные экономические характеристики. Социальные условия проекта характеризуются обеспечением стандартных условий жизни для участников проекта, уровнем заработной платы, предоставляемыми коммунальными услугами, условиями труда и техники безопасности, страхованием и социальным обеспечением. Нормативная база включает следующие основные группы нормативов и норм: календарно-плановые нормативы, нормативы использования оборудования, нормы затрат труда, финансовые нормативы и нормы. Недостаток: повышенные требования к серверу. Достоинства: потенциально более низкая загрузка локальной сети; удобство централизованного управления; преимущество обеспечения очень важных характеристик, как высокая доступность, высокая надежность и высокая безопасность.

1.3.2 Выбор средств разработки системы и обоснование выбора

В качестве средств реализации автоматизированной системы ремонтно- торгового предприятия АО «Междуречье» выбрана система управления базами данных MS Access. Выбор СУБД Access объясняется тем, что в организации уже установлен пакет Microsoft Office. Также в Access имеются встроенные средства для защиты данных.

1.3.3 Проектирование базы данных

Перечислим основные сущности, необходимые для создания БД: Person – персонал организации; Department – отделы организации; TypeTech – тип оргтехники; Model – модели оргтехники; Cartridge – картриджи; OrgTech – таблица оргтехники. Определим атрибуты каждой сущности и требования к ним.

2.1 Техническое задание на проект

1 Общие сведения 1.1 Полное наименование Системы и ее условное обозначение Полное наименование системы: автоматизированная информационная учета оргтехники. Условное обозначение Системы – АИС «PC». Заказчик: АО «Междуречье». 1.2 Нормативные документы Настоящее Техническое Задание разработано в соответствии с требованиями ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» При развитии функциональности автоматизированной системы и доработке пользовательской документации Исполнитель должен руководствоваться требованиями следующих нормативных документов Госстандарта: — ГОСТ 34 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. — РД 50-34.698-90. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов [4]. 1.3 Плановые сроки начала и окончания по развитию Системы Сроки исполнения: 01.02.2018 – 01.05.2018 Сроки, состав и очередность работ являются ориентировочными и могут изменяться по согласованию с заказчиком. 1.4 Порядок оформления и предъявления результатов работ Доработанная информационная система сдается в виде полностью функционирующей системы на базе средств вычислительной техники Заказчика в сроки, установленные заявкой на адаптацию программных средств и настоящим техническим заданием.

2 Назначение и требования к Системе

2.1 Функциональные требования к Системе

Основными функциональными возможностями системы учета оргтехники, поступающей на ремонт или обслуживание в ИТ-отдел предприятие, должны быть следующие: — ведение данных о клиентах в системе; — ведение каталога должностей и отделов предприятия; — ведение характеристик оргтехники и её этапов перемещения по предприятию; — ведение типов перемещения; — возможность регистрации оргтехники в системе с заведением электронной карточки; — фиксация движение оргтехники по подразделениям и пользователям; — оформления факта выполнения ремонтных и профилактических работ; — ведение отчетности по наличию, движению и обслуживанию оргтехники, поступившей в ИТ-отдел предприятие. Изучив подробнее бизнес-процесс учета ремонта цифровой техники АО «Междуречье» и имеющиеся недостатки учета, а также рассмотрев предлагаемые аналоги систем на рынке информационных технологий, сформулируем основные требования к разрабатываемой системе.

2.2 Основные возможности Системы

Система должна позволять: — получать ежедневные и ежемесячные аналитические отчеты; — вести своевременный контроль движения техники; — ведение электронных карточек техники и исполнителей ремонтных работ; — контролировать и отслеживать окончание предположительного срока обслуживания для своевременного исполнения; — регистрация факта движения оргтехники внутри предприятия по сервисным центрам.

2.3 Требования к надежности

Программа должна быть правильной, качественной, то есть должна безошибочно выполнять все требуемые функции, описанные выше, и быть пригодной для эксплуатации. Программное средство должно быть устойчивой, то есть вычислительная система, реализующая ее, должна функционировать успешно, несмотря на случайное отклонение, как на внешних условиях, так и внутри самой программы. Таким образом, для обеспечения надежности в программе необходимо: — вывод сообщения об ошибки при вводе неверных данных; — использование выпадающих списков и переключателей для минимизации ручного ввода данных пользователем, и вследствие этого уменьшить вероятность появления ошибок при вводе данных; — при удалении каких-либо данных выдавать запрос на их удаление; — удобный ввод данных; — обязательные для ввода поля; — при закрытии программы выдавать диалоговое окно, при подтверждении которого программа закроется.

2.4 Требования к защите информации

Информация требует защиты на автономном компьютере и на машине, соединенной с другими отдельными компьютерами или подключенной к локальной или глобальной сети. Целью защиты является обеспечение безопасности хранимой и обрабатываемой информации, а также используемых программных средств. Создаваемая система защиты должна быть многоуровневой, адаптируемой к новым условиям функционирования, включать в себя рационально организованную совокупность имеющихся средств, методов и мероприятий. Защита должна быть от злоумышленников и от некомпетентных действий пользователей и обслуживающего персонала. Защита информации от потери подразумевает поддержание целостности и корректности информации, что означает обеспечение физической, логической и семантической целостности информации. Информация в системе может быть потеряна как из-за несанкционированного доступа в систему пользователей, программ, некорректных действий пользователей и их программ, обслуживающего персонала, так и в случаях сбоев. От несанкционированного доступа к данным, программное средство должно быть обеспечено паролем на вход в систему. Для предотвращения потери или повреждения важной информации, а именно сведений о входящих и исходящих документах, в программе должны быть реализованы функции резервного копирования. 2.5 Требования к интерфейсу Интерфейс (от англ. Interface — поверхность раздела, перегородка) — совокупность средств и методов взаимодействия между элементами системы. Пользовательский интерфейс (UI — англ. user interface) — разновидность интерфейсов, в котором одна сторона представлена человеком (пользователем), другая — машиной/устройством. Представляет собой совокупность средств и методов, при помощи которых пользователь взаимодействует с различными, чаще всего сложными, с множеством элементов, машинами и устройствами. Проектирование интерфейса должно базироваться на знании опыта и ожидании пользователя. Необходимо хорошо знать основные физические, познавательные возможности, а также способности пользователя к восприятию. Разработка пользовательского интерфейса формируется по следующим принципам: — минимальное использование различных режимов работы с системой; — предоставление выбора пользователю: работать либо мышью, либо клавиатурой, либо их комбинацией; — использование прерываний в работе с системой, для того чтобы позволить пользователю сфокусировать внимание; — создание условий для немедленных и обратимых действий; — обеспечение возможности пользователя ориентироваться в системе в любой момент времени; — обеспечение понятности интерфейса путем корректного изложения материала. Возможность работы с клавиатурой предполагает использование клавиатуры вместо мыши. Что может облегчить работу пользователя при поломке, либо недостачи периферийного оборудования, такого как манипулятор типа мышь. Но для более удобного использования ПК важно обеспечить возможность работы и клавиатурой и мышью одновременно. Кроме этого существуют другие возможности ускорить работу с программой. Сообщения – ключ к диалогу программы пользователем. Во всем интерфейсе должны быть использованы понятные и информативные для пользователя термины. Следует выбрать правильный тон в сообщениях и приглашениях. Неудачная терминология и неправильный тон приведут к тому, что пользователи будут винить себя в возникающих ошибках. Приспосабливание интерфейса к пользователям с разными уровнями навыков имеет большое значение для каждого пользователя в отдельности, нельзя «жертвовать» опытными пользователями во благо обычных. Нужно предусмотреть для них быстрый доступ к функциям программы. Если он разработан не удачно, пользователям придется приложить немало усилий для эффективной работы. Хорошо разработанный интерфейс должен быть удобен для пользователей и развлекать их, пока компьютер находиться в состоянии загрузки. При разработке интерфейса следует учитывать следующие правила позволяющие снизить загрузку памяти пользователя: — не загружать кратковременную память пользователя; — полагаться на распознавание, а не на повторение; — применять контекстные подсказки для раскрытия и объяснения понятий и действий. Не следует вынуждать пользователя запоминать и повторять то, что может делать компьютер. Система должна «запоминать» введенную информацию и обеспечивать беспрепятственный доступ к ней в любое время.

2.6 Требования к условиям эксплуатации

Приемка Системы должна проводиться комиссией на основании результатов испытаний, которым подвергаются программно-технические средства, реализующие функции Системы. Состав комиссии, общие требования по приемке работ, порядок согласования и утверждения приемочной документации должны определяться Заказчиком и согласовываться с Исполнителем. Результаты работы комиссии должны оформляться актом, подписанным членами комиссии и утверждённым Заказчиком. Для проведения проверок компонентов Системы решением Заказчика могут создаваться рабочие группы из специалистов, не входящих в состав комиссии. Результаты проверок должны оформляться протоколами, подписанными членами рабочих групп, и представляться в комиссию. Пояснительная записка к эскизному проекту

2.2.1 Технология ввода и накопления входной информации (диалоговые формы системы)

Все данные в базу данных можно вносить в двух режимах: 1) напрямую в таблицы; 2) через специальные диалоговые формы. Способ внесения данных напрямую в таблицы является неавтоматизированным, чаще занимает больше времени, способствует увеличению возможности появления ошибок при вводе информации. Заполнение с помощью форм является более привлекательным и удобным способом, так как многие значения можно выбрать из выпадающих списков, некоторые поля заполняются автоматически, программа следит за правильностью ввода данных, тем самым, сокращая время на работу с базой данных, и сокращая количество ошибок, которые может допустить пользователь. В базе данных используются следующие формы.

Заключение

Результатом данного курсового проекта является разработанное проектное решение и внедрение информационной системы по учету оргтехники АО «Междуречье». В курсовом проекте были рассмотрены основные вопросы о разработке концепции, планировании и управлении проектом. Были выполнены поставленные задачи, а именно: проведено обследование предприятия (анализ предметной области); составлено техническое задание; сформирована команда участников проекта; составлен календарный план работ; выбрано средство реализации информационной системы; разработана модель базы данных информационной системы; спроектирована автоматизированную информационную систему учета на предприятии. В рамках выполнения курсового проекта средствами MS Access была спроектирована автоматизированная информационной система для ремонтно- технического предприятия АО «Междуречье». Разработанная система должна позволит достигнуть следующих эффектов: – уменьшение времени необходимого для ведения учета состава программного и аппаратного обеспечения цифровой техники, поступающей на ремонт в АО «Междуречье» за счет ведения электронных карточек оборудования; – автоматизация предоставления данных о плановых этапах ремонта цифровой техники на предприятии; – позволит координировать все проводимые ремонты цифровой техники с фиксацией даты начала и окончания ремонтных работ и исполнителя работ; – возможность формирования отчетов для возможности своевременного контроля исполнения ремонтных работ цифровой техники.

Библиографический список

1 Агальцов, В.П. Базы данных. В 2-х т. Т. 2 Распределенные и удаленные базы данных: Учебник / В.П. Агальцов. — М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013 — 272 c. 2 Балашов А.И., Рогова Е.М., Тихонова М.В. Управление проектами. — Люберцы: Юрайт, 2016 – 383 c. 3 Баронов, В.В. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов. – М.: ИНФРА, 2013 – 239 с. 4 Виноградова С.А., Красильникова А.Ю., Миронов Р.А. Управление проектами. / Учебное пособие. — Дзержинск: Издательство «Конкорд», 2015 – 261 c. 5 Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. «Информационные системы: Учебное пособие», 2016 6 Илюшечкин В. Основы использования и проектирования баз данных. Учебник. — М.:Юрайт, 2014 — 214с. 7 Исаев Г. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. — М.: Омега-Л, 2015 — 432с. 8 Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. — СПб.: Питер, 2013 — 240 c. 9 Кларк У. Графики Гантта. Учет и планирование работы. / 5-е издание. — Москва: Техника управления, 1931 – 124 c. 10 Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие. Pmservices. [Электронный ресурс]. URL: http://www.pmservices.ru/projectmanagement-news/top-7-metodov-upravleniya- proektami-agile-scrum-kanbanprince2-i-drugie/. 11 Марков А.С., Лисовский К.Ю. Базы данных. Введение в теорию и методологию: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2015 – 512 с. 12 Наумов А.Н., Вендров А.М., Иванов В.К. и др. Системы управления базами данных и знаний — М.: Финансы и статистика, 2014 — 352 c. 13 Нугайбеков Р.А., Максин Д.Г., Ляшук А.В. Корпоративная система управления проектами. От методологии к практике; Альпина Паблишер – Москва, 2015 14 Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие / В.Ю. Пирогов. — СПб.: БХВ-Петербург, 2014 — 528 c. 15 Редько В.Н., Бассараб И.А. Базы данных и информационные системы. — М.: Знание, 2015 — 602 c. 16 Саак, А.Э. Информационные системы управления / А.Э. Саак. – СПб.: Питер, 2014 – 124 с. 17 Тарасенко Ф.П. Прикладной системный анализ; КНОРУС – Москва, 2010 18 Тебекин А.В. Методы принятия управленческих решений. / Учебник / Сер. 58 Бакалавр. Академический курс (1-е изд.)., 2016 19 Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных — М.: Мир, 2014 — 453 c. 20 Шаймарданов Р.Б. Моделирование и автоматизация проектирования структур баз данных — М.: Юнити, 2016 — 469 c.