Лабораторная работа №11 «Создание форм с заполняемыми и вычисляемыми полями в текстовом редакторе Word»

1.Цель и задачи лабораторной работы

Приобретение навыков создания форм средствами Microsoft Word и работы с ними.

2.Теоретические сведения

2.1. Основные понятия о формах Word

2.2. Создание формы

2.3. Настройка параметров полей

2.4. Параметры текстового поля

2.5. Вставка и настройка флажка

2.6. Вставка и настройка поля со списком

2.7. Привязка макроса к полю

2.8. Добавление справки к полям формы

2.9. Заполнение и распечатка форм

2.1. Основные понятия о формах Word

Форма — это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. В Word можно создать следующие виды форм:

• Формы, распространяемые через Web. Пользователи просматривают и заполняют форму в обозревателе. После заполнения формы пользователи отправляют данные в базу данных на сервере HTTP. В формах Web и HTML используются объекты ActiveX.
• Формы, просматриваемые и заполняемые пользователями в Word. Этот вид форм распространяется через электронную почту или по сети. При создании таких форм можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. Чтобы обеспечить большую гибкость и использовать более мощные элементы управления, используйте объекты ActiveX с панели инструментов Элементы управления. Данные из этой формы можно собрать и затем проанализировать их в Microsoft Access или Excel.
• Формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. В такие формы можно вставлять пустые бланки, заполняемые пользователями, а также флажки для пометки варианта выбора, например: «Да» или «Нет».

Электронные формы содержат обычно следующие элементы:

• текст и графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными и т. д.
• области, в которые вводит информацию лицо, заполняющее форму. К этим элементам относятся поля формы и объекты ActiveX.

Поле формы представляет собой элемент формы, в котором пользователем размещаются сведения определенной категории. Это может быть текстовое поле для ввода данных, флажок, который можно устанавливать и снимать, и поле со списком для выбора значений. Поля формы добавляются в документ при помощи панели инструментов Формы.

Элемент управления (объект Active X) – графический объект пользовательского интерфейса (поле, полоса прокрутки, прямоугольник, список, кнопка и т. п.), позволяющий пользователю управлять программой. Элементы управления, размещенные в форме, могут служить для отображения данных или вариантов выбора, выполнения действий или упрощения просмотра формы. Элемент управления можно сделать «активным», написав для него на языке VBA макрокоманду, определяющую действия элемента управления.

Структура форм может быть различной:

• формы, состоящие в основном из текста с включенными в него полями формы, например контракты, договор купли-продажи:

• формы с более сложной структурой, использующие сетки (таблицы) для размещения постоянных элементов формы и полей формы. Пример формы  более сложной структурой представлен ниже:

Последние могут быть оформлены с использованием таких свойств таблиц, как выравнивание текста, рамок для выделения заполняемых полей, выделения цветом заголовков и других специальных приемов, которые делают форму более привлекательной и легкой в использовании.

2.2. Создание формы

Для получения возможности использовать электронную форму многократно ее необходимо выполнить в виде шаблона. Чтобы создать новый шаблон выполните следующие действия:

Файл/Создать

<Нужный шаблон>

Установить переключатель Создать в положение Шаблон

ОК

Если для создания формы используется форма-образец, которая не является шаблоном, сохраните созданную форму как шаблон. Чтобы сохранить форму в качестве шаблона:

Файл/Сохранить как …

Папка => <Нужная папка>

Тип файла => Шаблон документа

Имя файла => <Имя файла>

Сохранить

Для создания форм на основе таблицы можно воспользоваться следующими способами:

• для создания формы с простой структурой нажмите кнопку Вставить таблицу на панели инструментов Формы. Если структура формы более сложная, вставьте несколько таблиц, разделив их пустыми строками.
• сложную форму можно также создать, нажав кнопку Создать таблицу  на панели инструментов Формы и нарисовав ее отдельные строки и столбцы. В случае ошибки следует нажать кнопку Ластик  на панели инструментов Таблицы и границы и удалить неправильно нарисованные линии.

Создав разметку формы с помощью таблицы, следует далее ввести в соответствующие ячейки текст меток и другую постоянную информацию; отформатировать таблицу, добавляя линии, обрамление и заливку; ввести текст постоянных абзацев и вставить графические элементы.

Для увеличения привлекательности формы к ее ключевым элементам добавляются границы и заливка. Чтобы добавить линии границы, печатающиеся между ячейками или обрамляющие таблицу, или выделить наиболее важные элементы формы, укажите нужный элемент, выберите команду Границы и заливка в меню Формат, а затем установите требуемые параметры на вкладках Граница и Заливка. По умолчанию линии сетки таблицы печатаются.

На рисунке ниже представлена структура формы Платежное поручение, выполненная в виде таблицы. В сущности, она повторяет печатный бланк платежного поручения.

После создания постоянной части формы в нее можно вставить поля формы и элементы управления.

Чтобы открыть панель инструментов Формы, щелкните правой кнопкой мыши на какой-либо открытой в данный момент панели инструментов и в контекстном меню выберите панель Формы, или воспользуйтесь командой Вид/Панели инструментов/Формы. Назначение кнопок панели описаны ниже:

Функции кнопок панели инструментов Формы

Кнопка	Назначение
	Вставляет текстовое поле ввода
	Вставляет поле флажка
	Вставляет поле со списком
	Открывает окно параметров поля формы
	Рисует таблицу
	Вставляет таблицу
	Вставляет рамку
	Включает и выключает затенение полей
	Очищает поле формы (удаляет все внесенные данные)
	Защита формы (без указания пароля)

Поместите курсор в место, где должно появиться поле формы и нажмите одну из трех кнопок на панели Формы: Текстовое поле , Флажок или Поле со списком . Для вставки объектов ActiveX следует воспользоваться панелью Элементы управления.

Затенение полей формы с помощью кнопки Затенение полей формы  позволяет легко находить поля, которые требуется заполнить. Это затенение не выводится при печати формы. Чтобы затенить поле в печатной форме, выберите это поле, а затем — команду Границы и заливка (меню Формат). Установите нужные параметры на вкладке Заливка.

Готовая электронная форма для создания платежного поручения с затененными полями представлена ниже:

Для того чтобы пользователь не мог вносить изменения в структуру формы, для формы устанавливается защита от редактирования. При этом доступными остаются лишь поля формы. Любые команды, которые могли бы изменить вид формы, включая почти все команды в меню Вставка, Формат, Сервис, Таблица, отключаются.

Чтобы защитить форму выберите команду Установить защиту в меню Сервис. В появившемся диалоговом окне установите переключатель Запретить любые изменения, кроме в положение ввода данных в поля формы. При необходимости можно задать пароль для снятия защиты.

Кнопка Защита формы  также позволяет устанавливать и снимать защиту, но без указания пароля. Эту кнопку удобно использовать при отладке формы. Пока вы не установите защиту формы, работа с формой происходит в режиме редактирования

2.3. Настройка параметров полей

Поля формы имеют определенные параметры, которые можно просмотреть, выбрав поле и нажав кнопку Параметры поля формы  панели Формы. При этом откроется диалоговое окно Параметры текстового поля (флажка, поля со списком), предлагающее настроить работу выбранного поля. Окно параметров можно открыть также двойным щелчком мыши в поле или щелкнув правой кнопкой мыши по полю и выбрав из контекстного меню пункт Свойства.

2.4. Параметры текстового поля

Для текстового поля можно определить тип данных и формат представления, максимальное количество символов, которое можно ввести в поле; назначить по умолчанию некоторое значение для всех текстовых полей, кроме полей текущей даты и времени, которые назначаются на основании информации, полученной из компьютера; а также ввести для поля закладку, чтобы получить возможность использовать значение этого поля где-либо в форме (например, в вычислениях).

После вставки тестового поля, нажав кнопку Параметры поля формы  панели Формы, открывается диалоговое окно Параметры тестового поля.

Список Тип в диалоговом окне Параметры текстового поля содержит шесть типов полей, каждый из которых имеет свое назначение.

Длина поля может составлять от 1 до 32767символов. Возможность выбрать максимально допустимую длину текста, вводимого в поле формы, полезна, если необходимо ограничить длину ответа соответственно длине поля имеющейся базы данных.

Имя закладки поля формы может содержать 20 символов, включая как буквы, так и цифры, но первый символ обязательно должен быть буквой. В имени закладки не должно быть пробелов.

Поле формы типа Обычный текст позволяет вводить пользователю информацию, состоящую из набора любых символов. Полям этого типа можно присвоить значение по умолчанию. Оно будет выводиться в них при загрузке формы.

К полю обычный текст можно применить следующие виды форматирования:

Опции форматирования текста

Непосредственно в форме при ее редактировании можно указать формат шрифта для текстового поля любого типа, воспользовавшись командой Формат/Шрифт.

Поле формы типа Число допускает введение только числовой информации. Для числового поля также можно указать формат отображения данных. Это можно сделать, выбрав нужный формат из раскрывающегося списка Формат числа или задав его вручную.

Числовые форматы

Для написания собственного числового формата следует использовать те же элементы шаблона, из которых состоят встроенные форматы:

0 (нуль)

Нуль в числовом шаблоне указывает на то, что в этом месте будет располагаться цифра (или цифры, если это целая часть числа). Если какая-либо цифра попадает на место, которое занимает нуль, то она будет отображена; если цифры нет, то будет выведен нуль.

# (знак числа)

Знак числа в числовом формате означает, что в этом месте будет располагаться цифра, причем только одна. Если цифр в поле нет, на этом месте появляется пробел, а не ноль, как в предыдущем случае.

; (точка с запятой)

Точка с запятой отделяет разделы числового форматирования. Если необходимо применить один формат к положительным числам, другой формат – к отрицательным числам и третий для нулевого результата, указываются три формата, разделенные точкой с запятой.

Числовому полю также можно присвоить значение по умолчанию.

Поле формы типа Дата позволяет ввести данные, представляющие собой дату и время. При вводе данных, отличных от указанных типов, выдается сообщение об ошибке.

Для этого поля можно установить готовые варианты форматирования из списка Формат даты или построенные самостоятельно.

Форматы даты

Для написания шаблона форматирования даты используют следующие элементы:

Месяц – M

Элемент шаблона М применяется для отображения месяца; он должен быть обязательно записан буквой верхнего регистра, чтобы отличить его от элемента шаблона m, обозначающего минуты. Месяц может быть отображен в одном из четырех возможных форматов:

М                         Выводит номер месяца без лидирующего нуля. Декабрь отображается как 12,

ММ                      Выводит номер месяца с лидирующим нулем. Декабрь отображается как 12, а январь – как 01.

МММ                  Отображает месяц в виде трехбуквенного сокращения, например, декабрь – Дек.

ММММ               Отображает полное название месяца: Декабрь.

День – d

Элемент шаблона d предназначен для отображения дня месяца или недели:

d                          Отображает день месяца без лидирующего нуля.

dd                        Отображает день месяца с лидирующим нулем.

ddd                      Отображает день недели в виде двухбуквенного сокращения. Понедельник выводится как Пн, вторник – как Вт.

dddd                    Отображает полное название дня недели.

Год – y

Элемент шаблона y используется для отображения года. Год может быть представлен двумя или четырьмя цифрами:

yy                        Отображает год в формате, состоящем из двух последних цифр года, и с добавлением нуля при отсутствии первой цифры. 1999 год будет выглядеть как 99, а 2002 – как 02.

yyyy                     Отображает полное значение года: 1999 или 2002.

Час – h

Элемент шаблона h используется для отображения часов. Можно задать четыре формата:

h                          Отображает час в 12-часовой системе без лидирующего нуля. 9 часов вечера будет отображаться как 9.

hh                        Отображает час в 12-часовой системе с лидирующим нулем. 9 часов вечера будет отображаться как 09.

H                         Отображает час в 24-часовой системе без лидирующего нуля. 9 часов вечера будет отображаться как 21, а 9 часов утра – как 9.

HH                      Отображает час в 24-часовой системе с лидирующим нулем. 9 часов вечера будет отображаться как 21, а 9 часов утра – как 09.

Минуты – m

Элемент шаблона m применяется для отображения минут в одном их двух возможных форматов:

m                         Отображает минуты без лидирующего нуля.

mm                      Отображает минуты с лидирующим нулем.

Одинарные кавычки (‘) применяются в шаблонах для вставки текста. Однако их использование необязательно.

Поля Текущая дата и Текущее время используются в форме для указания текущих даты и времени по данным часов компьютера. Для форматирования этих полей можно использовать те же форматы, что и для поля Дата. В связи с тем, что текущие дата и время считываются непосредственно из компьютера, здесь нет возможности назначить что-либо по умолчанию.

Поле формы Вычисление используется для выполнения вычислений в форме. На рисунке ниже 5 изображена табличная форма, в которой с помощью вычисляемых полей  в столбцах Стоимость и НДС производится подсчет стоимости товаров и величины НДС.

Для поля Вычисление необходимо задать выражение, по которому будет определяться его значение.

Выражение может включать числа, закладки, значениями которых являются числа; ссылки на ячейки таблицы, если вычисляемое поле помещено в таблицу; операторы и функции, перечисленные в  следующих таблицах:

Операторы, используемые в выражениях

Функции, используемые в выражениях

Например, вычисляемое поле Стоимость, для которого задано

будет содержать результат умножения значения, помеченного закладкой «Цена» (т. е. поля Цена) на значение поля Количество.

Параметр вычислить при выходе, если он включен, позволяет автоматически определять значения всех вычисляемых полей формы при выходе из того поля, для которого он установлен. Так как в режиме защиты формы вычисляемое поле недоступно, то для автоматического вычисления значения этого поля необходимо в параметрах полей, значения которых используются в вычислении, либо других установить этот флажок.

Значения полей Текущая дата/Текущее время и вычисление не могут быть изменены пользователем. Для того чтобы запретить изменения полей другого типа, в их параметрах следует снять флажок разрешить изменения.

2.5. Вставка и настройка флажка

Поля формы Флажок используются, например, если необходимо отметить выбор каких либо опций:

После вставки поля флажок , нажав кнопку Параметры поля формы  панели Формы, открывается диалоговое окно Параметры флажка.

Они не предназначены для модификации, изменить можно только их размер и состояние по умолчанию. Также можно разрешить или запретить изменения в полях этого типа.

2.6. Вставка и настройка поля со списком

Чтобы быть уверенным, что никакое неверное значение не будет введено в форму, например неверные аббревиатуры или несуществующие методы оплаты, следует ввести в форму Поле со списком. Тогда пользователь может выбрать одну позицию в списке значений, заданных разработчиком формы.

Никакое другое значение не будет принято, так как Поле со списком представляет собой лишь раскрывающийся список и не позволяет ввести какое-либо новое значение. Первое значение списка находится в поле по умолчанию.

Для создания списка выделите в форме поле со списком и откройте диалоговое окно Параметры поля со списком. Введя первый элемент списка, щелкните по кнопке Добавить. Введенное значение появится в поле Список. Аналогично добавьте остальные элементы списка. Чтобы удалить элемент из списка, следует выбрать его в поле Список и нажать кнопку Удалить.

Так как первое значение списка отражается в поле по умолчанию, то имеет смысл определить порядок следования элементов в списке с тем, чтобы наиболее вероятные ответы находились в начале списка. Чтобы переставить пункт, выделите его и щелкните по кнопке  которая  смещает пункт на одну позицию вверх, или кнопке , смещающей пункт на одну позицию вниз.

В поле данного типа также можно запретить изменения. При этом список будет недоступен, и в поле сохранится первое значение списка.

Кнопка раскрывающегося списка, сопутствующая полю со списком, отображается лишь в режиме защиты формы.

2.7. Привязка макроса к полю

Каждому полю формы можно назначить макрос, который будет выполняться при входе в поле, и макрос, который будет выполняться при выходе из него.

2.8. Добавление справки к полям формы

Для облегчения работы с формой к ее полям можно добавить справку, где будет указано, какую именно информацию следует занести в поле.  Разработчик формы может определить справку двух видов:

• справка в строке состояния;
• справка по нажатию клавиши F1.

Содержимое справки задается в параметрах поля после нажатия на кнопку Текст справки…

Ниже перечислены опции, доступные в диалоговом окне Текст справки для поля формы.

Варианты создания справки

2.9. Заполнение и распечатка форм

После того, как шаблон новой формы закончен, защищен и сохранен в папке с шаблонами, его можно использовать для введения информации. Для этого следует создать новый документ на основе этого шаблона по команде Файл/Создать.

При заполнении формы перемещение между полями осуществляется клавишами Tab и Shift+Tab или стрелками.

Заполненную форму следует сохранить как документ. Word предоставляет возможность сохранять только данные формы, чтобы использовать их, например, в базе данных. При этом содержимое полей будет размещено через запятую в текстовом файле. Если необходимо сохранить только вводимую информацию, в меню Сервис выберите команду Параметры, затем вкладку Сохранение и установите флажок Сохранять только данные для форм.

Распечатка формы практически не отличается от распечатки любого другого документа. Для этого можно использовать кнопку Печать  стандартной панели инструментов или открыть диалоговое окно Печать, чтобы установить параметры печати. Если форма содержит много графических объектов и текстов объяснений, которые могут замедлить процесс печати, вы можете распечатать только данные, которые вводились в форму, выполнив команду Файл/Печать/Параметры/Печатать только данные для форм. При этом данные будут печататься именно в тех метах, где они находились в форме.

3.Оборудование для лабораторной работы.

Персональный IBM PC — совместимый компьютер, подключенный в одноранговую локальную вычислительную сеть под управлением Windows XP.

4. Порядок выполнения работы.

1. Прочитать п.2 настоящего руководства и выполнить предписанные в нем действия.
2. Закрепить полученные знания, ответив на вопросы для самотестирования.

©2008-2020, Интернет-институт ТулГУ