Лабораторная работа №12 «Использование полей для автоматизации подготовки документов» |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1.Цель и задачи лабораторной работы. Приобретение навыков работы с полями:
2.Теоретические сведения. Поле представляет собой специальный код, служащий для вызова одной из функций Word, вместо которого подставляется значение этой функции при обновлении полей. Поля используются в качестве местозаполнителей для данных, которые могут изменяться, а также для создания составных документов: конвертов, наклеек и т.п. Поля можно отображать на экране и выводить на печать в виде кодов полей или в виде значений полей. Обычно в документе отображаются и выводятся на печать значения полей, такие как дата, номера страниц, номера названий объектов (рисунков, таблиц, формул), перекрестные ссылки и др. Использование полей позволяет автоматизировать процесс подготовки ряда важных компонентов документа, таких как предметный указатель, оглавление, список иллюстраций. Коды и ключи полей Код поля – текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции. Коды полей отображаются внутри фигурных скобок ( { } ). Можно провести следующую аналогию между полями Microsoft Word и формулами Microsoft Excel: код поля соответствует формуле, а значение поля — результату этой формулы. Реализована возможность переключения между режимами отображения кодов полей и их значений. Значение поля – текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей. Ограничивающие поле фигурные скобки ( { } ) нельзя вводить с клавиатуры. Однако можно нажать клавиши CTRL+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки. Ключ — особая инструкция, которая при помещении в поле вызывает выполнение определенного действия. Например, ключ «\@ «dddd, d ММММ yyyy»» в поле { DATE \@ «dddd, d ММММ, yyyy г.» } отображает значение «Понедельник, 8 Октября 2007». Для создания ключа формата даты/времени используется сочетание следующих инструкции даты и времени: день (d), месяц (М), год (y), часы (h), минуты (m). Вставка полей
Изменение поля
Временная блокировка поля Чтобы заблокировать поле, запретив изменение текущего значения поля, выделите это поле и нажмите клавиши CTRL+F11. Чтобы снять блокировку и разрешить обновление значения поля, выделите это поле и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F11.
Превращение значения поля в обычный текст Выделите поле и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F9. При превращении значения поля в обычный текст данные становятся статичными и не могут обновляться, как значения поля. Если в дальнейшем потребуется обновить сведения, придется вставлять это поле снова.
Затенение полей
Поля категории «дата и время»
CREATEDATE — Вставка даты и времени первого сохранения документа под его текущим именем, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).По умолчанию используются форматы даты и времени, заданные на соответствующих вкладках в окне свойств языка и стандартов панели управления Microsoft Windows, например October 8, 2007
DATE — Вставка текущей даты, например 5/24/10 PRINTDATE — Вставка даты и времени последней печати документа, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). SAVEDATE — Вставка даты и времени последнего сохранения документа, указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), например 08.10.2007 14:11:00
Поля категории «нумерация»
AUTONUM — Последовательная нумерация абзацев. Поле AUTONUM обеспечивает совместимость с предыдущими версиями Microsoft Word. Вместо этого поля рекомендуется использовать новое поле LISTNUM. Поле LISTNUM может использовать нумерацию из простого или многоуровневого списка и может быть вставлено в любое место абзаца, например AUTONUMLGL — Автоматическая нумерация абзацев в юридических и технических документах. AUTONUMOUT — Автоматическая нумерация абзацев в стиле структуры, напримерLISTNUM — Вставка набора номеров в любом месте абзаца. REVNUM — Вставка номера редакции документа, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Это свойство указывает, сколько раз документ был сохранен, например 91 SECTION — Вставка номера текущего раздела, например 1
SECTIONPAGES — Вставка полного числа страниц в разделе. Нумерация страниц в каждом разделе должна начинаться с 1, например 13-й SEQ — Последовательная нумерация глав, таблиц, рисунков и других элементов документа. В случае добавления, удаления или перемещения элемента и соответствующего ему поля SEQ обновление остальных полей SEQ приведет к перенумерации элементов. Поля категории «о документе»
AUTHOR — Вставка имени автора, указанного на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Первоначально именем автора нового документа или шаблона является имя, указанное на вкладке Пользователь в диалоговом окне Параметры (меню Сервис), например GRANDMASTER ZERN COMMENTS — Вставка содержимого поля Заметки, находящегося на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл), для активного документа или шаблона, например А сегодня снег выпал!!! DOCPROPERTY — Вставка указанного свойства документа, введенного в диалоговом окне Свойства (меню Файл), например 206848 FILENAME — Вставка имени файла данного документа, указанного на вкладке Общие в диалоговом окне Свойства (меню Файл), например Лекция Использование полей для автоматизации подготовки документов
FILESIZE — Вставка размера файла документа (в байтах), указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), например 207872 INFO — Вставка сведений об активном документе или шаблоне, указанных в диалоговом окне Свойства (меню Файл), например GrandMaster Zern KEYWORDS — Вставка содержимого поля Ключевые слова, находящегося на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл), для активного документа или шаблона, например Лекция LASTSAVEDBY — Вставка имени последнего пользователя, изменившего и сохранившего данный документ, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), например GrandMaster Zern NUMCHARS — Вставка числа знаков, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), в документ, например пятнадцать тысяч шестьсот пятьдесят четыре NUMPAGES — Вставка числа страниц в документе, например XIII
NUMWORDS — Вставка числа слов, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл), в документ, например две тысячи пятьсот тридцать шесть
SUBJECT — Вставка темы документа, указанной в поле Тема на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл), например ПРО ПОЛЯ TEMPLATE — Вставка имени файла шаблона документа, указанного на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл), например normal.dot TITLE — Вставка названия документа, указанного в поле Название на вкладке Документ диалогового окна Свойства (меню Файл), например Лекция
Поля категории «пользователь»
USERADRESS — Вставка адреса пользователя, указанного в поле Почтовый адрес на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис), например 300012 USERINITIALS — Вставка инициалов пользователя, указанных в поле Инициалы на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис). USERNAME — Вставка имени пользователя, указанного в поле Имя и фамилия на вкладке Пользователь диалогового окна Параметры (меню Сервис), например GrandMaster Zern Поля категории «связи и ссылки»
AUTOTEXT — Вставка указанного элемента автотекста. Элемент автотекста можно выбрать в поле Имя элемента автотекста диалогового окна Поле. Использование поля AUTOTEXT вместо вставки элемента автотекста позволяет обновить автоматически все вхождения элемента автотекста в документе в случае изменения этого элемента. Определите элемент автотекста, а затем вставьте поле AUTOTEXT везде, где следует вставить этот элемент. В случае изменения этого элемента обновите поля AUTOTEXT, чтобы отразить его изменение в документе. AUTOTEXTLIST — Создание поля со списком, сформированного из элементов списка автотекста, содержащихся в активном шаблоне. Содержимое списка может меняться в зависимости от стиля, примененного к элементам списка автотекста. INCLUDEPICTURE — Вставляет указанный рисунок. Для этого в свойствах поля необходимо прописать путь к файлу.
INCLUDETEXT — Вставка текста или рисунка, содержащегося в указанном документе. Пользователь может вставить весь документ или, если это документ Microsoft Word, его фрагмент, помеченный закладкой. LINK — Связывает данные, скопированные из другого приложения, с исходным файлом с помощью OLE. Microsoft Word вставляет поле LINK при вставке данных, скопированных из другого приложения, в документ Microsoft Word с помощью команды Специальная вставка (меню Правка). NOTEREF — Вставка знака сноски или концевой сноски, помеченной закладкой. Таким образом в документ можно вставить несколько ссылок на одну сноску или перекрестные ссылки на сноски и концевые сноски. В случае изменения порядка сносок или концевых сносок обновленное поле NOTEREF отобразит новый номер сноски. PAGEREF — Вставка номера страницы, на которую ссылается закладка.
STYLEREF — Вставка текста, отформатированного с помощью указанного стиля. Поля категории «слияние»
ADDRESSBLOCK — Вставка блока адресов слияния. Для настройки параметров данного поля и его вставки можно использовать диалоговое окно Поле (меню Вставка). ASK — Предлагает пользователю ввести данные и присваивает закладку введенным данным. В то место документа, где следует напечатать введенные данные, после поля ASK необходимо вставить поле REF или BOOKMARK. Для вычисления значения закладки с использованием сведений, введенных в другие поля, например в поле = (Формула), следует вставить имя закладки в инструкции соответствующего поля. Приглашение выводится при каждом обновлении поля ASK. Введенные данные остаются присвоенными указанной закладке до тех пор, пока не будут введены новые. Если поле ASK используется в основном документе слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных COMPARE — В зависимости от результата сравнения двух выражений возвращает значение «1» (истина) или «0» (ложь). С помощью полей COMPARE и функций AND и OR можно создать составное логическое выражение в поле = (Формула), а затем использовать его в поле IF. DATABASE — Вставляет результат выполнения запроса по базе данных в таблицу Microsoft Word. FILLIN — Предлагает пользователю ввести текст. Ответ печатается там, где расположено поле. Если ответ требуется напечатать в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK.Приглашение выводится при каждом обновлении поля FILLIN. Если поле FILLIN используется в основном документе слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных (если не указан ключ \o). При создании нового документа, основанного на шаблоне, который содержит поля FILLIN, обновление этих полей производится автоматически.
GREETINGLINE — Вставка строки приветствия в документ слияния. IF — В зависимости от результата сравнения двух выражений вставляет Текст1 или Текст2. В основном документе слияния поле IF можно использовать для анализа записей данных, таких как почтовые индексы или номеров банковских счетов. Например, можно разослать письма только клиентам, проживающим в определенном городе. MERGEFIELD — Вставляет в основной документ ссылку на поля данных. В основном документе слияния имя поля данных отображается внутри двойных угловых скобок (например «Имя»). При слиянии основного документа с выбранным источником данных содержимое указанного поля данных будет вставлено вместо данного поля. MERGEREC — Это поле используется в основном документе слияния для печати номера соответствущей записи данных в каждом итоговом составном документе. В этом поле отображается порядковый номер записи данных в наборе записей, отобранных для слияния с основным документом. Оно не отображает фактический номер записи в источнике данных. Например, база данных отдела кадров Microsoft Access может содержать тысячи записей. Однако для поздравления сотрудников, стаж работы которых на предприятии достиг двадцати лет, требуется отобрать всего лишь несколько записей. Чтобы напечатать фактический номер записи в источнике данных, необходимо включить поле номера записи в источник данных и вставить соответствующее поле слияния в основной документ. MERGESEQ — Подсчет числа записей данных, которые успешно объединены с основным документом. NEXT — Объединение следующей записи данных в текущем составном документе, а не в новом составном документе. NEXTIF — Сравнивает два выражения. В случае истинности результата переходит к следующей записи данных в текущем документе слияния. SET — Присваивает значение указанной закладке, после чего имя этой закладки можно будет использовать в макросах и других полях, например IF. SKIPIF — В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных в источнике данных и начинает новый составной документ. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ. Поля категории «указатели»
INDEX — Сборка предметного указателя и вставка его в документ. Предметный указатель собирается из элементов, помеченных с помощью полей XE. RD — Указывает файл, который следует включить при сборке оглавления, таблицы ссылок или предметного указателя с помощью поля TOC, TOA, или INDEX. Перед обновлением поля TOC или INDEX пользователь должен самостоятельно задать начальные номера страниц в файлах, указанных с помощью полей RD. Значение поля RD не отображается в документе. Пользователь не может самостоятельно разорвать связь с полем RD. TA — Определяет текст и номер страницы для элемента таблицы ссылок. TC — Определяет элемент оглавления, списка таблиц, списка иллюстраций и так далее. Поле TC вставляется непосредственно перед текстом, который следует включить в оглавление. TOA — Создает и вставляет таблицу ссылок. Поле TOA предназначено для сборки элементов, помеченных с помощью полей TA (элементов таблицы ссылок). TOC — Сборка оглавления и вставка его в документ. Оглавление собирается из элементов, оформленных с помощью стилей заголовков или помеченных с помощью полей TC. XE — Определение текста и номера страницы для элемента предметного указателя. Вставка поля XE включает заданный элемент в предметный указатель. Поля категории «формулы»
ADVANCE — Сдвиг начала текста, следующего за полем ADVANCE, на указанное расстояние вверх, вниз, вправо или влево относительно текущего положения или в заданную абсолютную позицию. EQ — Вставка формулы. Для создания формул рекомендуется использовать редактор формул. Однако, если редактор формул не установлен или требуется создать встроенные формулы, можно использовать поле EQ, например
SYMBOL — Вставка одного или нескольких знаков в кодировке ANSI. =(FORMULA) — Вычисление значения математической формулы. Для вставки поля = (Формула) в таблицу или основной текст документа можно использовать команду Формула (меню Таблица) или нажать клавиши CTRL+F9. В поле = (FORMULA) допустимы любые сочетания значений и следующих математических операторов и операторов сравнения. + Сложение – Вычитание * Умножение / Деление % Вычисление процентов ^ Степени и корни = Равно < Меньше < = Меньше или равно > Больше > = Больше или равно <>Не равно Например, для расчета суммы, потраченной на балалайки, в таблице ниже использована формула (B2*С2)
Поле = (FORMULA) может использовать значения, возвращенные следующими функциями. Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;) или запятыми (,), в зависимости от того, какие параметры выбраны в диалоговом окне Язык и стандарты. Аргументы могут быть числами, формулами или именами закладок. ABS(x) — Возвращает абсолютное значение числа или формулы (без знака). AVERAGE( ) — Возвращает среднее значение из списка значений, например
COUNT( ) — Возвращает количество элементов в списке. FALSE — Возвращает значение 0 (ноль). INT(x) — Возвращает целую часть числа или значения формулы x. MIN( ) — Возвращает наименьшее значение в списке, например
MAX( ) — Возвращает наибольшее значение в списке, например
MOD(x;y) — Возвращает остаток от деления x на y. ROUND(x;y) — Возвращает значение x, округленное до указанного десятичного разряда (y). x может быть числом или значением формулы. SIGN(x) — Указывает знак числа: возвращает значение 1 (если x > 0) или -1 (в противном случае). SUM( ) — Возвращает сумму значений или формул, включенных в список, например
TRUE — Возвращает значение 1. При выполнении вычислений в таблице ссылки на ячейки таблицы имеют вид A1, A2, B1, B2 и так далее, где буква указывает на столбец, а номер представляет строку. Чтобы ссылаться на ячейки в другой таблице или ссылаться на ячейку из внешней таблицы, пометьте нужную таблицу с помощью закладки. Чтобы ссылаться на ячейки в формулах, используйте запятую в качестве разделителя ссылок на отдельные ячейки и двоеточие для разделения первой и последней ячеек, определяющих диапазон. Поля категории «автоматизация»
COMPARE — В зависимости от результата сравнения двух выражений возвращает значение «1» (истина) или «0» (ложь). С помощью полей COMPARE и функций AND и OR можно создать составное логическое выражение в поле = (Формула), а затем использовать его в поле IF. DOCVARIABLE — Вставляет строку, назначенную какой-либо переменной документа. В каждом документе имеется семейство переменных, которые можно добавлять и использовать с помощью языка программирования Visual Basic для приложений. Данное поле обеспечивает отображение содержимого переменных в документе. GOTOBUTTON — Вставка команды перехода, упрощающей просмотр длинных электронных документов. По двойному щелчку значения поля GOTOBUTTON курсор перемещается в указанное место документа. MACROBUTTON — Вставка макроса, для запуска которого следует дважды щелкнуть значение поля MACROBUTTON. PRINT — Отправка управляющих команд на выбранный принтер. 3.Оборудование для лабораторной работы. Персональный IBM PC — совместимый компьютер, подключенный в одноранговую локальную вычислительную сеть под управлением Windows XP. 4. Порядок выполнения работы.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
©2008-2020, Интернет-институт ТулГУ |
