Лабораторная работа по дисциплине «Информационные технологии в менеджменте» для ТулГУ



Лабораторная работа №13 «Word: Создание и обработка данных для слияния на примерах изготовления конвертов и наклеек»

1.Цель и задачи лабораторной работы

Приобретение навыков оформления документов с помощью текстового редактора Microsoft Word.

2. Теоретические сведения

2.1. Основные термины и определения

2.2. Выбор типа документа (этап 1 из 6)

2.3. Подготовка основного документа слияния (этап 2 из 6)

2.4. Подготовка источника данных (этап 3 из 6)

2.5. Вставка полей в основной документ (этап 4 из 6)

2.6. Проверка полей слияния (этап 5 из 6)

2.7. Слияние основного документа и источника данных (этап 6 из 6)

2.8. Поиск ошибок слияния

2.9. Правка источника данных

2.10. Сортировка в источнике данных

2.11. Отбор записей при слиянии

2.12. Печать адресов на конвертах

2.13. Печать почтовых наклеек

2.1. Основные термины и определения

Слияние – это процесс подготовки пачки однотипных писем (и др. документов) путем объединения файла содержащего список имен и адресов с файлом, содержащим шаблон письма.

Основной документ содержит текст и рисунки, которые должны присутствовать во всей пачке писем. В нем также находятся поля слияния, в которых будет размещен текст, относящийся к конкретному лицу.

Источник данных содержит информацию, которая вставляется в поля слияния в основном документе.

Чтобы начать процедуру слияния выполните команду Сервис/ Письма и рассылкиМастер Слияния. В правой части рабочей области Word откроется область задач Слияние

2.2. Выбор типа документа (этап 1 из 6)

Первым шагом в процессе слияния должно быть определение типа документа, который необходимо создать. В группе Выбор типа документа выберите тип основного документа слияния (Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки, Каталог). Для этого установите флажок напротив необходимого вам типа документа.

Для продолжения необходимо щелкнуть ссылку «Далее. Открытие документа» (Завершение этапа 1 из 6).

В качестве примера рассмотрим процедуру слияния для подготовки конвертов. Для этого выберем тип основного документа «Конверты». Щелкните ссылку «Далее. Открытие документа».

!!! Откройте область задач Слияние.

Выберите тип документа для создания «Конверты»

2.3. Подготовка основного документа слияния (этап 2 из 6)

После определения типа документа, который необходимо создать, следует выделить некоторый файл в качестве основного документа.

Для этого в области задач Слияние в группе Выбор документа необходимо установить флажок напротив документа, который будет основным.

  • Выбор Текущего документа означает, что основным документом становится текущий открытый файл.
  • Выбор Шаблона предполагает начать работу с готового шаблона, который может быть настроен для определенных целей.
  • Выбор Существующего документа означает начало работы с имеющегося документа.

После определения документа, который будет основным, можно набрать или отредактировать текст основного документа и сохранить документ на диске.

В нашем примере для создания конверта на 2 этапе в группе Выбор документа области задач Слияние была выбрана команда Изменить макет документа. Параметры конверта были изменены следующим образом:размер 6 ¾ (92х165 мм); шрифт адреса получателя и обратного адреса Monotype Corsiva, размер 14, с тенью. Обратите внимание на то, что имя отправителя и обратный адрес печатаются по умолчании (выполните следующие действия: Сервис/Параметры на вкладке Пользователь => в поле Имя и фамилия введите свои данные, в  поле Почтовый адрес введите адрес отправителя).

Далее следует щелкнуть ссылку «Далее. Выбор получателей» (завершение этапа 2 из 6).

Пример макета конверта:

!!!Подготовьте выделенный файл к слиянию: установите флажок напротив пункта «Изменить макет документа» и измените параметры конверта: размер конверта, шрифт и положение на конверте адреса получателя и обратного адреса

2.4. Подготовка источника данных (этап 3 из 6)

Источником данных является таблица. В первой строке содержатся имена полей (например, индекс, адрес, название организации, Ф.И.О. и т.п.). В каждой последующей строке содержится одна запись данных (например, полные сведения об одном из адресатов).

Возможны следующие варианты выбора источника данных:

  • Использование списка — уже существующий источник данных;
  • Контакты Outlook — адресная книга, из программы Outlook в качестве источника данных;
  • Создание списка — создает новый источник данных с использованием инструмента Слияние.

Для того чтобы создать источник данных в области задач Слияние необходимо в группе Выбор получателей установить флажок напротив команды «Создание списка» и щелкнуть по кнопке Создать… . В данном случае появится следующее диалоговое окно Новый список адресов.

Далее нажмите на кнопку Настройка…. Откроется диалоговое окно Настройка списка адресов. Этот режим предназначен для форматирования строки заголовков источника данных.

В списке Поля перечислены имеющиеся поля данных. В источник данных войдут все перечисленные в списке поля данных, если они не будут удалены или заменены.

  • Чтобы удалить поле выберите его имя из списка и нажмите кнопку Удалить.
  • Чтобы добавить к списку новое поле, нажмите кнопку Добавить и введите его имя. Новое поле появится в конце списка.
  • Чтобы переименовать поле выберите его имя из списка и нажмите кнопку Переименовать.
  • Чтобы изменить порядок полей в списке выберите имя поля в списке Поля и нажмите соответствующую кнопку Вверх или Вниз, при этом происходит перемещение выделенного имени поля вверх или перемещение выделенного имени поля вниз. При этом результат слияния не зависит от порядка следования полей в источнике данных. В конечном счете, в списке Поля останутся только нужные поля.
!!!Настройте список адресов как показано на рисунке выше

Далее нажмите кнопку ОК, которая вызывает диалоговое окно Новый список адресов для ввода данных и редактирования источника данных. Для внесения информации в источник данных необходимо заполнить каждое поле. Для перехода от одного поля к другому используйте клавиши <Enter> или <Tab>. Некоторые поля можно оставить незаполненными (но не вставлять в них пробелы).

Функции кнопок диалогового окна «Новый список адресов»

Название кнопки

Функция

Создать запись

Добавляет новую запись

Удалить запись

Удаляет текущую запись

Найти запись

Вызывает на экран диалоговое окно «Поиск элемента»

Фильтр

Вызывает на экран диалоговое окно «Фильтр и сортировка»

Настройка

Вызывает на экран диалоговое окно «Настройка списка адресов»

Для перемещения по записям используйте кнопки внизу диалогового окна Новый список адресов.

Чтобы завершить ввод данных и вернуться к основному документу нажмите кнопку Закрыть. Появится диалоговое окно «Сохранение списка адресов», введите имя файла (тип файла по умолчанию: Cписок адресов Microsoft Office) и нажмите кнопку Сохранить.

После сохранения источника данных открывается диалоговое окно Получатели слияния

Функции кнопок диалогового окна «Получатели слияния»

Название кнопки

Функция

Выделить все

Выделяет все записи для слияния

Очистить все

Удаляет выделение со всех записей

Обновить

Обновление выделенного поля записи базы данных.

Найти

Вызывает на экран диалоговое окно «Поиск элемента»

Изменить

Позволяет изменить данные источника данных, открывает новое диалоговое окно с указанием полного имени файла

Проверить

Осуществляет проверку данных. Для этого должно быть установлено соответствующее программное обеспечение.

Для перехода в основной документ необходимо нажать кнопку ОК.

В примере создания конвертов источник данных был создан (в группе Выбор получателей был выбран вариант Создание списка) по следующим данным:

!!! Создайте источник данных по данным, которые были использованы в примере (можно ввести свои данные)

2.5. Вставка полей в основной документ (этап 4 из 6)

После того, как завершен ввод информации в источник данных, необходимо вставить поля слияния в  основной документ. Для этого необходимо выделить место в документе (установить курсор в этом месте) и щелкнуть по одной из следующих ссылок из области задач Слияние:

  • Блок адреса. Позволяет добавить в основной документ элементы адреса, с учетом необходимого пользователю формата этих элементов.
  • Строка приветствия. Вставка строки приветствия с учетом формата строки приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации, следующий за именем.
  • Почтовая марка. Вставка электронной марки.
  • Другие элементы. Вставка прочих полей слияние.

Обратите внимание на то, что сами по себе поля не содержат пробелов, поэтому пробелы и знаки пунктуации расставьте до вставки полей.

Вставку полей слияния можно также осуществить с помощью панели инструментов Слияние. Для активизации панели необходимо установить флажок напротив поля Слияние на вкладе Панели инструментов диалогового окна Настройка (Сервис/Настройка), либо с помощью меню Вид/Панели инструментов/Слияние, либо щелкнуть правой кнопкой мыши по панели инструментов и из списка выбрать Слияние.

Панель инструментов Слияние

Пиктограмма Название Действие

Выбрать тип документа

Открывает диалоговое окно «Тип основного документа», в котором следует выбрать тип основного документа (установить флажок напротив нужного типа)
Открыть источник данных Открывает диалоговое окно «Выбор источника данных»
Адресаты слияния Открывает диалоговое окно «Получатели слияния» для ввода и редактирования источника данных
Блок адреса Вставка блока адресов слияния. Открывает диалоговое окно «Вставка блока адреса»
Строка приветствия Вставка строки приветствия. Открывает диалоговое окно «Строка приветствия»
Вставить поле слияния Позволяет вставлять поля слияния, при этом открывается диалоговое окно «Добавление поля слияния»
Добавить поле Word Вставка поля Word в основной документ
Поля /данные Переключение просмотра полей.

Слияния и вставленных данных

Затенение полей Производит затенение полей, что позволяет легко находить на экране поля слияния, которые требуется заполнить
Сопоставление полей слияния Открывает диалоговое окно «Подбор полей»
Первая запись Вывод основного документа вместе

С первой записью из источника данных. Данные будут выводиться только в том случае, если нажата пиктограмма Поля /данные

Предыдущая запись Вывод основного документа вместе

С предыдущей записью из источника

Данных. Данные будут выводиться

Только в том случае, если нажата пиктограмма Поля /данные

Перейти к записи Вывод основного документа вместе с указанной записью. Для перехода к записи следует ввести ее номер и нажать клавишу <Enter>
Следующая запись Вывод основного документа вместе со следующей записью из источника данных. Данные будут выводиться только в том случае, если нажата пиктограмма Поля /данные
Последняя запись Вывод основного документа вместе с последней записью из источника данных. Данные будут выводиться только в том случае, если нажата пиктограмма Поля /данные
Найти элемент Поиск элемента в источнике данных
Поиск ошибок Поиск ошибок, которые могут помешать завершению операции слияния, в основном документе и в источнике данных
Слияние в новый документ Запуск операции слияния и запись результатов в единый новый документ
Слияние при печати Запуск операции слияния и печать результатов слияния
Слияние по электронной почте Запуск операции слияния и отправка результатов слияния по электронной почте
Слияние при отправке по факсу Запуск операции слияния и отправка результатов слияния по факсу

Добавить поле слияния

Вставка поля слияния в основной документ

В нашем примере результат этой операции будет выглядеть следующим образом:

!!! Произведите вставку полей в основной документ: в области имя и адрес получателя вставьте все необходимые поля (Фамилия, имя, отчество, индекс, страна и т.д.)

2.6. Проверка полей слияния (этап 5 из 6)

После вставки полей слияния необходимо проверить правильность вставленных полей. Поля слияния будут заменены данными из первой записи источника данных. На данном этапе можно просмотреть весь документ, щелкая по кнопкам Вперед и Назад области задач Слияние. Возможно также осуществление поиска данных, исключение некоторых записей из документа и изменение источника данных (щелкайте по соответствующим кнопкам области задач Слияние).

Если вставка полей осуществлена правильно, щелкните по ссылке «Далее. Завершение слияния».

Проверку полей слияния можно также осуществить с помощью панели инструментов Слияния. Щелкните по пиктограмме Поля /данные   панели инструментов Слияние и проверьте, правильно ли вставлены поля. Если первая запись содержит неполный набор данных, то проверьте другие записи, используя пиктограммы: .

!!! Проверьте, правильно ли вставлены поля слияния. Просмотрите все конверты. Попробуйте исключить какого-нибудь получателя

2.7. Слияние основного документа и источника данных (этап 6 из 6)

После того как основной документ и источник данных будут полностью готовы, можно приступать к их слиянию. Для этого выберите в области задач Слияние (выполняется этап 6 из 6) в группе Слияние выберите команду Печать или Изменить часть писем (конвертов, каталогов и т.д.).

При выборе команды Печать открывается диалоговое окно «Составные печатные документы», в котором необходимо определить записи для вывода их на печать. Возможно напечатать:

  • Все записи
  • Текущую запись
  • Несколько записей, идущих подряд.

При выборе команды Изменить часть писем и др. открывается диалоговое окно «Составные новые документы», в котором необходимо определить записи, предназначенные для объединения. Возможно объединить:

  • Все записи
  • Текущую запись
  • Несколько записей, идущих подряд.

Слияние основного документа и источника данных можно осуществить, находясь в окне основного документа нажав соответствующие пиктограммы.

В зависимости от настройки системы можно использовать для отправки электронную почту или факс. Для этого на панели инструментов Слияние щелкните по соответствующим пиктограммам (для отправки результатов слияния по электронной почте  и по факсу ). Для слияния используйте все записи (в области Диапазон записей выберите все), либо несколько записей, идущих подряд (в области Диапазон записей укажите с какой по какую).

  • Кнопка Закрыть иногда получает название Отмена (Закрыть означает закрытие диалогового окна с сохранением внесенных изменений, а Отмена – закрытие окна без сохранения изменений).
  • Кнопка ОК запускает операцию слияния.

Для слияния в нашем примере была использована команда Изменить отдельные конверты. В диалоговом окне Составные новые документы было произведено объединение записей с 1 по 2.

!!! Произведите слияние основного документа и источника данных в новый документ (объедините все конверты)

2.8. Поиск ошибок слияния

Для этого щелкните по пиктограмме Поиск ошибок  на панели инструментов Слияние и в диалоговом окне «Поиск ошибок» выберите тип отчета об ошибках.

Если Word обнаружит ошибку слияния, то на экране появится сообщение о типе этой ошибки. В этом случае исправьте ее и продолжите поиск.

!!! Проверьте, нет ли ошибок слияния

2.9. Правка источника данных

В случае если возникла необходимость отредактировать источник данных, достаточно, находясь в основном документе, щелкнуть по пиктограмме Адресаты слияния . После этого открывается диалоговое окно «Получатели слияния». Далее нажмите на кнопку Настройка…. Откроется следующее диалоговое окно «Настройка списка адресов». Этот режим предназначен для форматирования строки заголовков источника данных.

Источник данных можно править в режиме формы, а можно, нажав кнопку Источник, перейти к редактированию документа в виде таблицы. Так как источник данных, созданный при выполнении операции Слияние, является таблицей, то его можно редактировать с помощью инструмента Таблица (т.е. вставлять, удалять, добавлять и сортировать записи).

Для правки данных можно также использовать панель инструментов Базы данных. Элементы панели инструментов Базы данных представлены в таблице:

Элементы панели инструментов Базы данных

Пиктограмма Название Действие
Форма данных Переключение в режим Форма
Управление полями Работа с полями строки заголовков источника данных
Добавить запись Вставка пустой записи в конец таблицы
Удалить запись Удаление текущей записи
Сортировка по возрастанию Сортировка выделенных элементов в возрастающем порядке
Сортировка по убыванию Сортировка выделенных элементов в убывающем порядке
Вставить базу данных Импорт информации из базы данных или другого источника. Введенные данные будут представлены в документе в виде таблицы
Обновить поля Обновление выделенного поля записи базы данных. Операция возможна, если в диалоговом окне Вставка данных установлен флажок Вставить данные как поле
Найти запись Поиск записи по критерию
Основной документ слияния Переключение в режим основного документа

Функции кнопок диалогового окна Форма данных представлены в таблице:

Функции кнопок диалогового окна Форма данных

Название кнопки Функция

Добавить

Добавляет новую запись

Удалить

Удаляет текущую запись
 

Восстановить

Отменяет все изменения, внесенные в отображаемую запись. (Уничтоженную запись нельзя восстановить таким способом)

Найти

Вызывает на экран диалоговое окно Поиск в поле
 

Источник

Переключает режим отображения данных (из Формы данных в таблицу Word в окне документа). Если источник не является документом Word, отображается копия данных. При переходе в этот режим появляется новая панель инструментов Базы данных. Для возврата в Форму данных необходимо нажать пиктограмму 

Для того чтобы добавить или удалить поля (столбцы) таблицы щелкните по пиктограмме , при этом на экране появится диалоговое окно Управление полями.

  • Для добавления нового поля ведите Имя поля и щелкните по кнопке Добавить.
  • Чтобы удалить поле выберите его имя в списке Имена полей в заголовке и щелкните по кнопке Удалить.
  • Чтобы переименовать поле выберите его имя в списке Имена полей в заголовке и щелкните по кнопке Переименовать, а затем в диалоговом окне Переименование поля ведите новое имя поля.

!!! Попрактикуйтесь в редактировании источника данных
Дополните источник данных тремя последними данными из таблицы, приведенной ниже.

2.10. Сортировка в источнике данных

В режиме редактирования источника данных можно отсортировать источник по одному столбцу. Для этого следует щелкнуть по столбцу, по которому проводится сортировка. Для сортировки по нескольким полям лучше используйте набор команд меню. Для этого щелкните по пиктограмме Адресаты слияния  => Выберите команду Изменить => Фильтр (в новом диалоговом окне) => вкладка Сортировка записей, при этом на экране появится диалоговое окно «Фильтр и сортировка».

Записи можно сортировать по любому полю, выбрав его в списке Сортировать по полю. В списке Затем по полю выберите имя поля для дополнительной сортировки. Если требуется отсортировать базу данных более чем по трем критериям, то сначала произведите сортировку по менее значимым, а затем по более значимым ключам. Кнопка Очистить все отменяет все условия сортировки.

!!! Попрактикуйтесь в сортировке базы данных, используя набор команд меню, предложенных в п. 2.9.
Произведите сортировку базы данных по полям Фамилия, Имя, Отчество по возрастанию.
Далее произведите сортировку по полю Индекс по убыванию.

2.11. Отбор записей при слиянии

Иногда возникает необходимость использовать не все данные из источника слияния, а лишь их часть (например, имеется база адресов авиапредприятий России, требуется почтовая рассылка только по авиапредприятиям Москвы). Для этой цели в Word предусмотрена возможность отбора отдельных записей для слияния (причем сама база данных не изменяется). Для того чтобы произвести отбор записей щелкните по пиктограмме Адресаты слияния  => Выберите команду Изменить => Фильтр (в новом диалоговом окне) => вкладка Отбор записей. На экране появится диалоговое окно «Фильтр и сортировка».

Далее в списке Поле выберите название поля, а затем – оператор сравнения в списке Оператор и используйте следующие операторы сравнения: РавноНе равноМеньшеБольшеМеньше или равноБольше или равноПустоНе пусто. Операторы сравнения применимы как к числовым, так и к символьным полям. Прописные буквы не влияют на сортировку.

Затем в поле Значение введите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.

Для задания нескольких связанных условий отбора используйте операторы И/ИЛИ в левом столбце.

С помощью данных операторов можно определить до шести связанных условий:

  • чтобы выбрать записи, соответствующие всем указанным условиям, используйте оператор И;
  • чтобы выбрать записи, соответствующие хотя бы одному из указанных условий, используйте оператор ИЛИ;
  • способ применения И/ИЛИ определяет, какие отбираются записи данных.

Будьте внимательными при составлении критериев из трех или более условий. Word сначала группирует и проверяет условия, связанные оператором И, а затем комбинирует их с условиями, связанными оператором ИЛИ.

Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда Вы открываете основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных.

Чтобы выбрать все записи данных из источника данных, щелкните по кнопке Очистить все на вкладке Отбор записей.

!!! Используя операторы сравнения и операторы И/ИЛИ, а также базу данных произведите почтовую рассылку только тем, кто проживает в Туле

2.12. Печать адресов на конвертах

Для того чтобы на конвертах по умолчанию печатался адрес отправителя, выполните следующие действия: Сервис => Параметры => вкладка Пользователь => в поле Почтовый адрес введите адрес отправителя, затем наберите команду Сервис => Письма и рассылки => Слияние => в области задач выберите Конверты => Выбор основного документа.

На данном этапе определяются параметры конверта. Для этого необходимо щелкнуть по ссылке Параметры конверта. Откроется диалоговое окно «Параметры конверта», в списке Размер конверта выберите тип конверта. Вид конверта будет отображен в области Образец. Если нужного размера в списке нет, то выберите Нестандартный размер. На экране появится диалоговое окно с запросом на размеры нестандартного конверта.

  • Можно изменять положение текста на конверте при помощи списков слевасверху для адреса получателя и обратного адреса.
  • Можно менять шрифт надписей при помощи кнопок Шрифт.

В верхней части вкладки Параметры печати находится название принтера, установленного по умолчанию. Если нужен другой принтер, установить его можно следующим образом: Файл => Печать => в списке имя выберите нужный принтер.

В области Способ подачи Word предлагает несколько способов подачи конвертов. При необходимости можно изменить устройство подачи бумаги, выбрав его в списке Подача из.

Кнопка Восстановить возвращает параметры печати, заданные по умолчанию.

Нажатие кнопки ОК приводит к появлению диалогового окна Адрес. В диалоговом окне имеется область ввода для адреса получателя. Точно так же, как при подготовке документа на бланке, нужно разместить в этой области поля слияния, разделяя их пробелами и знаками препинания.

Далее проверьте поля слияния и ошибки слияния. Затем нажмите кнопку Объединить => укажите назначение на принтер.

2.13. Печать почтовых наклеек

Выберите команду Сервис => Письма и рассылки => Слияние => в области задач выберите Наклейки  => Выбор основного документа.

На данном этапе определяются параметры наклейки. Для этого необходимо щелкнуть по ссылке Параметры наклейки. Затем в группе Принтер диалогового окна Параметры наклейки установите переключатель в положение, соответствующее принтеру, выбранному для печати.

  • В списке подача бумаги укажите способ подачи бумаги.
  • В списке Сорт выберите общий тип наклеек.
  • В списке Тип выберите тип наклейки. (Содержание этого списка зависит от выбранного сорта наклейки). Описание выделенной наклейки отображается в области Наклейка.

Если нужной наклейки в списке нет, необходимо нажать кнопку Создать для задания произвольных размеров наклейки. Чтобы вывести на экран информацию о размере наклейки и расположении наклеек на листе – щелкните по кнопке Настройка. Нажатие кнопки ОК приведет к появлению диалогового окна Создание наклеек, точно такого же, как диалоговое окно Адрес. Далее произведите те же операции, что и при печати адресов на конвертах.

!!! Создайте почтовую наклейку произвольных размеров. Результаты слияния отправьте на печать (произведите предварительный просмотр).

3.Оборудование для лабораторной работы.

Персональный IBM PC — совместимый компьютер, подключенный в одноранговую локальную вычислительную сеть под управлением Windows XP.

4. Порядок выполнения работы.

  1. Прочитать п.2 настоящего руководства и выполнить предписанные в нем действия.
  2. Закрепить полученные знания, ответив на вопросы для самотестирования.

©2008-2020, Интернет-институт ТулГУ

Если Вы нашли ошибку, выделите её и нажмите Ctrl+Enter.
Узнать сколько стоит решение этого задания
(ответ в течение 5 мин.)
X