Управление документами в США. Часть 2

1 2

---

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В США НА ПРИМЕРЕ FORD MOTOR COMPANY

2.1 Понятийный аппарат американской управления документами в США

Понятийный аппарат американской модели управления документацией достаточно разнообразен. Так, помимо привычных и достаточно устоявшихся понятий («документ» («record»), «запись» («document»), «управление документацией» («records management») и «управление архивами» («archives management»), большое значение имеют относительно новые направления, обозначаемые терминамии «информационный менеджмент» («information management»), «управление знаниями» («knowledge management»), «управление документооборотом» («document management»). Кроме того, необходимо отметить, что приведенные понятия в американской интерпретации не всегда в полной мере соответствуют представлениям российских документоведов об этих явлениях. В связи с этим целесообразным представляется отдельное изучение данных понятий в контексте системы управления документацией в США. Оформление концепции управления документацией в США состоялось в 1970-1980-е гг. Данное явление рассматривается как новый этап в организации работы с документами, где документация выступает важнейшим ресурсом управления. Характерной чертой управления документацией является организация эффективной системы создания, использования и хранения документов в организациях, учреждениях и предприятиях различных форм собственности и масштабов деятельности с учетом принципов экономической целесообразности. Таким образом, понятие «управление документацией» трактуется как одна из функций менеджмента, способная напрямую влиять на эффективность управления предприятием в целом . Вместе с тем ряд американских исследователей ставят под сомнение утверждение, что управление документацией – новый этап в эволюции организации работы с документами. Так, по мнению Дж. Сэнфорда, управление документацией не является новым изобретением. Имеет место лишь адаптация традиционно сложившегося алгоритма работы с документами к новым реалиям – использованию современной оргтехники, электронных сетей и коммуникационных систем в сфере управления документами . Сам же термин «документ» существенно отличается от термина «запись». Согласно Закона о Федеральных документах, документ – это «записанная информация вне зависимости от способа записи и ее характеристик, созданная или полученная организацией в качестве подтверждения ее деятельности и имеющая ценность, которая требует сохранения этой информации в течение определенного времени» . Запись же означает лишь материальный объект с зафиксированной информацией. Документ может включать в себя одну или несколько записей. Таким образом, понятие «документ» сопряжено с особыми свойствами информации, тогда как «запись» применимо в контексте «записанной информации». Другое понятие – «управление архивами» – наиболее близко к позиции российского документоведения. В американской интерпретации «управление архивами» – это самостоятельная сфера профессиональной деятельности, отличная от деятельности, связанной с управлением документацией. В результате управления архивами реализуется важная общественная функция – сохраняется историческое и, в частности, документальное наследие граждан США. В более широком смысле – происходит сохранение исторической памяти. Такая позиция оформилась в США к 1960– 1970-м гг. и была связана с неизбежным разделением деятельности документоведов и архивистов на два самостоятельных направления в силу эволюционных изменений организации работы с документами. Наряду с возникновением понятия «управление документацией» в 1970-е гг. появляется дисциплина «информационный менеджмент». Информационный менеджмент воспринимается американскими специалистами в области управления документацией как самостоятельная сфера практической деятельности, результат становления информационного общества. Пересмотр роли информации в системах управления привел к созданию целостной концепции «информационного менеджмента». Важной чертой данной концепции является признание информации как важнейшего организационного ресурса, особое внимание уделяется изучению информационных потоков, их значению в развитии экономики, политики и науки. Вместе с тем, информационный менеджмент напрямую соотносится с системой управления документами, поскольку позволяет качественно перестроить процесс управления информацией, а, следовательно, документацией в любой организации. В более широком значении, информационная деятельность, согласно концепции информационного менеджмента, подчиняется функциям менеджмента (планированию, организации, координации, контролю). В американской традиции организации работы с документами понятие «управление документооборотом» наиболее близкое понятию «информационная система». Задача управления документооборотом – предоставить доступ к отдельным документам, которые создаются в процессе управленческой деятельности. В свете развития информационных технологий особое значение приобретают электронные системы документооборота. Другое понятие, которое широко используется в контексте управления документацией – «управление знаниями». А, точнее, «управление базами знаний». В основе управления базами знаний лежит управление документами. Наибольшую ценность приобретают документы, способные повысить экономическую эффективность организации, рационализировать бизнес-процессы и положительно сказаться на динамике развития предприятия. Особый интерес вызывает трактовка понятия «президентская документация». Под президентской документацией подразумевается постоянно пополняющийся комплекс документов, возникающий в период деятельности того или иного президента и его администрации. При этом президентская документация может обозначаться как «президентские документы» («presidential records»), «президентские бумаги» («presidential papers») и «президентские исторические материалы» («presidential historical materials»). Таким образом, в результате проведенного исследования понятийного аппарата управления документацией удалось выявить качественные различия между трактовками отдельных понятий в российском и американском документоведении. Понятия «документ», «управление архивами» и «управление документооборотом» наиболее близки российским. В то время как «информационный менеджмент» и «управление базами знаний» находятся в процессе разработки отечественными документоведами.

2.2 Управление электронными документами в федеральных органах власти США

Национальный архив и управление документацией США (NARA) является независимым агентством правительства Соединенных Штатов Америки, организационно-методическим центром, в котором ведутся разработки правил, политик, программ обучения специалистов в области архивного дела и управления документацией. В Национальный архив США электронные документы поступают на хранение с 1965 г. В 1989 г. в составе NARA был создан Центр электронных документов, а на сегодняшний день NARA хранит более 715 терабайт электронных архивных документов. Уже в середине 90-х годов специалисты США предприняли первые попытки законодательного определения статуса электронного документа. Начиная с 1998 года Национальный архив США спонсировал целый ряд научно-исследовательских проектов с целью изучения проблем обеспечения сохранности электронных документов. Увеличивающиеся объемы электронных документов, совершенствующиеся технологии ставят перед специалистами в области управления документами новые задачи. Говоря о текущих целях и приоритетных направлениях работы Национального архива, в первую очередь следует упомянуть Стратегический план NARA – основной документ, который определяет курс Национального архива США на четырехлетний период. Не так давно, в феврале 2018 г., после предварительного обсуждения проекта был принят новый стратегический план на 2018–2022 гг. Обновленный план включает в себя текущую миссию, ценности, четыре стратегические цели NARA. В рамках реализации первой цели – «Обеспечение доступа» (Make Access Happen) – Национальный Архив планируют оцифровать миллионы документов на традиционных носителях, а также разработать новые способы, которые помогут пользователям находить необходимые им документы через онлайн-каталог. Указаны необходимость применения полностью стандартизованных процедур обработки электронных архивных документов в обновленной информационной системе Electronic Records Archive 2.0, а также необходимость изучения передовых технологий для автоматизации обработки больших объемов электронных документов. К 2022 г. 82% фондов NARA будут обработаны, с тем чтобы обеспечить общественности возможность поиска и доступа к ним. К 2024 г. NARA планирует оцифровать 500 млн страниц документов и сделать их доступными через Каталог Национального архива США. Сегодня насчитывается около 235 млн оцифрованных страниц документов, но только 15% доступны через Каталог NARA. Вторая стратегическая цель – «Налаживать взаимодействие с клиентами» (Connect with Customers). В рамках этой цели планируются проведение реинжиниринга бизнес-процессов для улучшения работы с электронными архивами, разработка требований к управлению федеральными документами и работе с федеральными и коммерческими поставщиками для включения требований в программные приложения и облачные предложения. Особо хочется отметить третью цель Стратегического плана – «Максимизация полезности Национальных архивов для нации» (Maximize NARA’s Value to the Nation). В рамках этой цели в 2019 году NARA проведены инспекции практики управления документами в 10% федеральных органов исполнительной власти для обеспечения управления в электронном формате федеральной электронной почты и других электронных документов постоянного срока хранения . В соответствии с установленными процедурами NARA проводит проверки в федеральных органах исполнительной власти с целью удовлетворения требований программ управления документами. По результатам проверок NARA публикует отчеты и отслеживает то, как федеральные агентства отреагировали на рекомендованные корректирующие действия. Следует отметить, что с 31 декабря 2022 г. Национальные архивы больше не будут принимать на хранение документы постоянного или временного срока хранения на традиционных носителях, документы будут приниматься только в электронном формате и вместе с соответствующими метаданными. Начиная с 1 января 2023 г. все документы постоянного срока хранения должны передаваться в электронном формате, независимо от того, были ли они созданы в электронной форме или нет. Все федеральные агентства будут обязаны оцифровывать документы для их передачи в NARA. Говоря об управлении электронными документами, помимо нового проекта Стратегического плана следует также упомянуть публикацию Инициативы по модернизации управления электронными документами в федеральных органах власти (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI) . Две основные цели FERMI: – помочь федеральным органам исполнительной власти (агентствам) с приобретением соответствующих их потребностям решений и услуг для управления электронными документами путем совершенствования процесса закупок; – заблаговременно принять во внимание меняющиеся тенденции в управлении электронными документами путем формирования политики для новых решений и услуг. Для того чтобы помочь федеральным органам исполнительной власти (агентствам) в достижении этих целей, Национальные архивы США разработали Универсальные требования к управлению электронными документами (Universal Electronic Records Management Requirements, UERM4 ), представляющие собой упрощенный набор высокоуровневых программных и функциональных требований для управления электронными документами во всех федеральных органах исполнительной власти. Как отмечает в своей заметке Кортни Андресон – аналитик NARA по вопросам управления электронными документами на блоге Национальных архивов «Records Express» , сотрудники федеральных агентств могут использовать Универсальные требования при написании технических заданий (Statement of Work, Performance Work Statement) для инструментов или сервисов управления электронными документами. Руководители документационных служб могут делиться данными требованиями с отделами информационных технологий и закупок своих ведомств в качестве основы для работы над специфическими требованиями к системам этих государственных органов. Требования разделены на две группы: программные и системные. Программными являются требования, связанные с разработкой и практической реализацией политик и процедур управления электронными документами, системные – выполняют роль технических рекомендаций. Также требования делятся на обязательные и желательные. Кроме того, они снабжены ссылками и указанием на то, к каким видам электронных систем и ресурсов они относятся. Универсальные требования разработаны на основе существующих нормативных документов, политик и руководств, выпущенных Национальными архивами. Предполагается, что эти требования будут применяться на практике при помощи различных способов и благодаря их использованию управление электронными документами будет осуществляться в соответствии с рекомендациями Национальных архивов. Возвращаясь к Инициативе по модернизации управления электронными документами, стоит отметить, что Национальные архивы сотрудничали с Управлением общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA6 ) для обновления 36-го Перечня (GSA Schedule 367 ). Это привело к изменению механизмов осуществления закупок, связанных с управлением документами на традиционных носителях – «физическими» (SIN 51 504) – и управлением электронными документами (SIN 51 600), которые были опубликованы в начале 2018 финансового года. Кроме того, NARA координирует работу с Управлением менеджмента объединенных общих служб (Unified Shared Services Management, USSM) для создания Службы управления электронными документами (ERM), которая будет осуществлять надзор за потенциальными ERM-решениями и совместно используемыми сервисами. Агентства могут использовать ресурсы FERMI для соблюдения политик и правил, установленных Национальными архивами и Административно-бюджетным управлением США (Office of Management and Budget, OMB). Данные ресурсы помогут агентствам достичь большей согласованности, надежности и эффективности управления электронными документами. Основная задача FERMI заключается в улучшении способности агентств приобретать и внедрять ERM-решения и услуги. Универсальные требования ERM, Федеральная интегрированная бизнес-платформа ERM (ERM-FIBF) и варианты использования (use cases) не предназначены для ограничения поставщиков или агентств в выборе типов решений и услуг, которые они приобретают; однако ресурсы FERMI служат отправной точкой для агентств, которые адаптируются в соответствии с конкретными потребностями бизнеса. Существует несколько вариантов кооперации агентств и поставщиков, которые смогут использовать для внедрения ERM-решения и сервисы. Возможные варианты включают в себя: – традиционные системы управления электронными документами (СЭД – ERMS). В данной модели каждое агентство имеет собственную автономную систему ERM или решение. Агентство закупает решение или услугу, предназначенную для управления электронными документами. Такой подход может быть идеальным для малых и средних предприятий; – принятое Управление электронными документами как сервис (ERMaaS). В данной модели одноранговое решение ERMS реализовано как сервис агентства или поставщика. Затем он может быть передан другим учреждениям. Если это будет организовано агентством, хостинговое агентство будет заниматься управлением данным инструментом, а затраты на реализацию будут переданы агентствам, использующим услугу; – встроенная ERM. В данной модели функции управления электронными документами встроены в существующее или внедренное бизнес-приложение, которое является источником документации. Этот параметр обеспечивает документы лучшего качества и усовершенствованный пользовательский интерфейс, так как пользователям не нужно будет изучать, как использовать новую систему управления документами; – микросервисы ERMaaS. В данной модели функции управления документами реализованы как единый набор общих микросервисов, к которым бизнес-приложения будут подключаться для выполнения функций ERM. Этот вариант обеспечивает преимущества встроенной ERM в сочетании с централизацией размещенного решения. Федеральным органам исполнительной власти (агентствам) рекомендуется придерживаться наиболее целесообразных для их конкретной работы подходов. В то время как NARA поощряет автоматизацию процессов управления документами для снижения нагрузки на конечных пользователей, NARA не настаивает на применении конкретного, определенного подхода. Приведенные в FERMI примеры использования (кейсы) предназначены для использования любого подхода, который принимает агентство. NARA разрабатывает примеры использования (кейсы) для того, чтобы обеспечить агентства и поставщиков продуктов и услуг примерами процессов управления электронными документами (ERM). Сопоставляя основные бизнес-возможности в рабочих процессах, агентства получают инструмент, позволяющий оценить поставщиков на соответствие требуемым возможностям ERM. Описанные рабочие процессы могут быть использованы в качестве инструмента для сравнения, предлагая различным поставщикам выполнять один и тот же рабочий процесс с целью демонстрации того, как они достигают цели управления электронными документами. Это может быть особенно полезно, если решения не были разработаны специально для управления документами. После установления того, что решение или сервис могут удовлетворить требованиям, установленным Универсальными требованиями ERM, GSA может включить их в Перечень 36 как возможные для осуществления закупок. Примеры использования (кейсы) составляют основу для всеобъемлющей федеральной стратегии закупок ERM. Документ «Примеры использования (кейсы) для электронных сообщений» основан на федеральной интегрированной бизнес-платформе ERM (ERM–FIBF). ERM–FIBF – это инструмент, который идентифицирует ключевые функции, действия и возможности, необходимые агентствам для управления электронными документами. NARA разработала ERM–FIBF в соответствии со стандартами, установленными Федеральной интегрированной бизнес-платформой USSM (FIBF). FIBF служит моделью, помогающей федеральному правительству координировать и документировать общие деловые потребности, улучшать процессы и производительность. С развитием ERM–FIBF NARA надеется обеспечить соответствие требованиям по управлению документами FIBF во всех федеральных службах. Агентствам необходимо предпринять конкретные шаги для того, чтобы управлять своими электронными сообщениями, например, как выполнять ручной ввод в систему или как обращаться к новой платформе обмена сообщениями. Также могут осуществляться дополнительные пуски и остановки для процессов, которые не указаны. NARA продолжает создавать кейсы для иных форм электронных документов, помимо электронных сообщений. Создавая бизнес-сценарии, документирующие основные виды деятельности, материалы, результаты и пересечения с другими федеральными службами, NARA надеется лучше описать поставщикам услуг федеральные требования для управления электронными документами. Примеры использования (кейсы) для электронных сообщений основаны на ERM–FIBF. ERM–FIBF создает область обслуживания управления электронными документами. Компонентами ERM– FIBF являются функции, действия, возможности и бизнес-сценарии. Функции представляют фазы в жизненном цикле документов. Действия – это процессы внутри каждой функции, которые обеспечивают идентифицируемые результаты. Для того чтобы достичь идентифицируемых результатов, каждая деятельность далее делится на возможности. Эти возможности определяют входы, выходы и процессы, необходимые для получения результатов. Возможности могут быть выполнены вручную или автоматически. Бизнес-сценарии определяют события управления электронными документами (ERM), возникающие при выполнении бизнес-процесса управления документами. Каждый бизнес-сценарий идентифицируется уникальным номером, связанным с уровнем категории. Сценарии классифицируются следующим образом: – уровень 1 (L1) – оказывает влияние на большинство федеральных агентств и / или на большой объем операций или стоимость доллара в федеральном правительстве; – уровень 2 (L2) – оказывает влияние на несколько федеральных агентств и требует некоторой специализированной обработки с точки зрения потребителя услуг или аудитора; – уровень 3 (L3) – оказывает влияние на несколько федеральных агентств и требует уникальной обработки, но в соответствии с законодательством. Инициатива по модернизации управления электронными документами описывает четыре варианта использования, основанные на жизненном цикле управления документами: сбор/ввод в систему, хранение и использование, уничтожение, передача. Кейсы определяют деловые события, входы и выходы, необходимые для выполнения процессов управления документами. Они основаны на бизнес-сценариях и сгруппированы для создания историй, которые иллюстрируют, как выполняются бизнес-возможности. Примеры использования иллюстрируют жизненный цикл электронных сообщений. Бизнес-авторы – это лица, участвующие в каждом бизнес-сценарии. Предположения – это условия, которые существуют, или условия, которые были выполнены до начала кейса. Событие представляет собой строительный блок, который формирует бизнес-сценарий; вход(ы) – это элемент или группа элементов, необходимых для выполнения события; выход(ы) является (являются) результатом выполняемого события и тем, что необходимо для перехода к следующему событию в бизнес-сценарии. Примеры использования для электронных сообщений и рабочих процессов охватывают процессы высокого уровня и всех типов электронных сообщений. Требования к базовому уровню для всех электронных сообщений одинаковы: документы должны регистрироваться и управляться. Различные типы электронных сообщений требуют различных подходов к управлению. Это важно помнить при использовании кейсов для того, чтобы продемонстрировать, как поставщики услуг отвечают всем необходимым требованиям. Например, шаги для ввода в систему и управления текстовыми сообщениями могут отличаться от подхода к электронной почте. Этапы жизненного цикла могут выполняться автоматически, полу — автоматически или вручную. В то время как Национальные архивы хотели бы, чтобы агентства продвигались в сторону полной автоматизации, агентства могут оказаться не в состоянии сделать это из-за ограниченных ресурсов или других ограничений. При обработке большего контента FIBF область ERM немного отличается. Требования к управлению документами должны быть встроены во все другие сквозные процессы, которые создают ввод документов в других областях обслуживания, например, ввод до — кументов в систему в процессе начисления заработной платы и обеспечение надлежащего их расположения в соответствии с перечнем NARA. NARA продолжит работу с USSM для того, чтобы гарантировать, что ERM–FIBF включается во все другие соответствующие области обслуживания. Каждый раздел также включает в себя визуализацию рабочих процессов, которые показывают, как поток событий может возникать в каждом бизнес-сценарии. Как было сказано ранее, данные рабочие процессы показывают эталонные бизнес-сценарии. Агентства могут включаться в процесс и выходить из процесса, который необходимо устранить или который не отображается в визуализации рабочего процесса. События, составляющие каждый бизнес-сценарий, необязательно вытекают в последовательном порядке. Кроме того, на рабочие процессы будет влиять модель решений и услуг, выбранная и развернутая агентством. Независимо от того, использует ли агентство традиционную СЭД, внедрены ли управление документами или микросервисы ERMaaS, рабочие процессы необходимо будет изменить для того, чтобы соответствовать раз — личным подходам. Подводя итог, следует сказать, что из недавно опубликованных Национальными архивами США документов особую значимость представляют новая версия проекта Стратегического плана. По сравнению с предыдущей версией в Стратегический план был внесен ряд изменений, а также были добавлены краткие описания для каждой намеченной цели, которые лучше обрисовывают текущее положение дел в Национальных архивах и в частности, в области управления документами, а также довольно подробно раскрывают стратегии достижения каждой из намеченных целей. В свою очередь Универсальные требования являются одним из элементов Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI), которая направлена на улучшение процедур закупки федеральными органами исполнительной власти услуг и решений для управления электронными документами. Их публикация имеет особое значение для совершенствования управления документами в органах федерального правительства, что предписано Директивой по управлению государственными документами (Managing Government Records Directive).

3. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В FORD MOTOR COMPANY

3.1 Информация о деятельности Ford Motor Company

Ford Motor Company является крупнейшей автомобильной компанией основанной в США. История этого легендарного автопроизводителя началась еще в 1903 году, когда Генри Форд (Henry Ford) с одиннадцатью компаньонами основал небольшую компанию Ford Motor Company. Стартовый капитал составлял 28 000 долларов, которые удалось собрать благодаря различным инвесторам. У Форда уже был богатейший опыт в инженерном деле, автогонках и бизнесе. Правда, его первая компания Detroit Automobile (1899-1900 годы) обанкротилась, успев, впрочем, перед этим выпустить несколько гоночных монстров, равных которым на трассах тех лет просто не было. Негативный опыт продаж баснословно дорогих авто не прошел даром — Форд теперь решил заняться производством автомобилей, что были бы доступны рядовому потребителю. Первой продукцией стала модель Ford A — небольшая «бензиновая коляска». А в 1908 году рождается легендарный Ford T, которому суждено было «посадить за руль всю Америку». Автомобиль изначально был вполне доступным, а после внедрения в 1913 году на заводах Ford Motor Company конвейерной сборки, стал еще более дешевым. В Европе шла Первая мировая война, а в США каждые десять секунд заводские ворота покидала очередная модель Ford T . Понятие «конвейер Форда» станет нарицательным, символом однообразного и почти рабского труда (особенно на территории СССР). Вторая мировая война принесла с собой военные заказы. Выпуск гражданских авто был остановлен, все производственные мощности пустили на производство военной техники, в том числе танков и самолетов. Уход Форда из жизни никак не повлиял на развитие компании. Она продолжала развиваться ударными темпами, превратившись в по-настоящему уважаемую и даже легендарную. Одна за другой появляются модели, что в первые же годы выпуска становятся очень популярными, настоящими бестселлерами, переживая реинкарнации, одну за другой (классический пример — Mustang). Для многих американцев (да и не только для них) Ford стал синонимом понятия «отличный автомобиль». На данный момент Ford — американская автомобилестроительная компания, производитель автомобилей под марками «Ford». Четвёртый в мире производитель автомобилей по объёму выпуска за весь период существования; в настоящее время — третий на рынке США после GM и Toyota, и второй в Европе после Volkswagen. Штаб-квартира компании располагается в городе Дирборн (пригород Детройта, штат Мичиган). В то же время, Ford Motor Company является публичной компанией, акции которой котируются на Нью-Йоркской фондовой бирже. Компания выпускает широкий спектр легковых и коммерческих автомобилей под марками «Форд». Рассматриваемая организация представляет собой три структуры, сформированные по географическому признаку: Ford North America, Ford Asia Pacific и Ford of Europe. Ранее каждое из этих подразделений имело собственный модельный ряд, но в 2006 году руководитель компании Малалли объявил о новой стратегии «Единый Ford», согласно которой Ford должен постепенно начать выпускать глобальные автомобили, общие для всех рынков, и первым из них стал Ford Focus III. Предприятия Ford (на 2015 год — всего 80) расположены в США, РФ, Канаде, Мексике, Бразилии, Аргентине, Испании, Китае и прочих странах. В настоящее время в соответствии со стратегией рассматриваемой организации для повышения ее эффективности и мобильности выработан ряд направлений деятельности. Стратегия развития компании отражает меняющийся мир вокруг нас. Она признает кардинальные сдвиги в образе жизни, стремлениях и потребительских тенденциях, особенно подверженных влиянию глобализации. Планы организации также учитывают реалии быстро растущих городов, проблемы качества воздуха, перегруженность и изменение климата. Корпоративная ответственность является фундаментальной ценностью в рассматриваемой компании. Расширение ее бизнес – модели заставляет нас лидировать в областях с огромным потенциалом, чтобы революционизировать. Управленческий состав Ford разрабатывает решения для мобильности, такие как совместное использование поездок по требованию, чтобы дополнить общественный транспорт, и продолжает инвестировать в передовые технологии транспортных средств, обеспечивающие значительную экономию топлива и снижение уровня выбросов в атмосферу. В связи с этим в современных условиях рассматриваемой компанией три ключевых приоритета в рамках расширения ее бизнес-модели — укрепить, преобразовать и сформировать конкретные области для того, чтобы генерировать экономическую, экологическую и социальную ценность для потребителей. Данное обстоятельство позволяет достаточно эффективно осуществлять привлечение инвестиций в свой основной бизнес проектирования, производства, маркетинга, финансирования и обслуживания автомобилей, внедорожников, грузовиков и электромобилей. Таким образом, ключевыми задачами рассматриваемой организации являются: • для компании, инвесторов и заинтересованных сторон – обеспечение роста прибыли, устойчивости стабильности бизнеса; • для общества и окружающей среды: продуктовые инновации, которые предлагают доступную, улучшенную экономию топлива и снижение воздействия на жизненный цикл автомобиля без ущерба для производительности на дороге, а также снижение воздействия на окружающую среду и повышение эффективности использования ресурсов за счет производственных мощностей и процессов мирового уровня. Ford Motor Company является одной из крупнейших компаний в мире по производству автомобилей, уступая только концерну GM, Toyota и Volkswagen. На данный момент Ford Company осуществляет свою деятельность в 30 странах мира. Рисунок 3 Показатели эконмической эффективности Ford Motor Company Окончание 2015 года для Ford стало самым успешным по многим ключевым показателям. Крупнейшая за всю историю компании прибыль, максимальные продажи за последнее десятилетие и укрепление позиций на традиционных рынках позволят компании вернуть инвестиционную привлекательность, которая оказалась под ударом из-за слабых показателей предыдущих лет. Основная причина данного успеха — падение цен на сырье. В то время как нефтепродукты дешевеют, покупка электромобилей становится менее выгодной для потребителя, что подталкивает его к выбору традиционного автомобиля с ДВС. Согласно опубликованному отчету компании, выручка за 2015 год составила 149,6 млрд. долларов, что на 5,5 млрд. больше аналогичного показателя прошлого года, за последний квартал компания выручила более 40 млрд. долларов. Чистая прибыль за 2015 год составила 7,4 млрд. долларов, рост данного показателя составил 6,1 млрд. долларов. Доля компании на мировом рынке увеличилась на 0,2% до 7,3%, реализовав 6,6 млн. автомобилей, особо высокий рост наблюдался в сегменте внедорожников и пикапов. Прибыль на одну акцию компании составила 1,93 доллара, что значительно выше прогнозируемого показателя на уровне 1,7-1,8 доллара. Однако начало года оказалось достаточно проблемным. Так, около 400 тысяч моделей Ford Ranger, произведенных в период с 2004 по 2006 году, необходимо отозвать для решения проблем с подушками безопасности. К этому стоит добавить решение руководства о закрытии сети дилерских центров в Японии и Индонезии из-за крайне низкого спроса, который делает бизнес в данном регионе нерентабельным. Подводя итоги 2015 года, президент компании Марк Филдс заявил о намерении продолжить укреплять позиции, используя сильные стороны компании. В планах руководства до 2020 года инвестировать 4,5 млрд. долларов на развитие электромобилей. В связи с отличными показателями, руководство компании приняло решение о выделении на бонусы к выплатам по дивидендам дополнительного миллиарда долларов, при этом члены профсоюза UAW получат почти 10 тысяч долларов премии. Таким образом, Ford Motor Company является современной, динамично развивающейся крупнейшей автомобильной компанией, использующей в своей деятельности современные научные и производственные разработки с учетом потребностей компании, потребителей, общества и окружающей среды.

3.2 Особенности организации работы с документами в Ford Motor Company

Теоретические разработки в сфере управления документами промышленных организаций появились в США в связи с возникновением интереса к истории предпринимательства и оформлением ее вследствие этого в специальную область знания с одной стороны и необходимостью систематизации и эффективного использования документной информации, необходимой для выработки и принятия управленческих решений с другой. То, что именно США первыми в мире приступили к последовательному изучению истории бизнеса и разработке принципов создания системы сохранения организациями своих документов, не является случайным, в 1964 г. американский профессор Ральф Хайди писал: «На протяжении 200-летнего существования США ни одно политическое решение, национально-освободительное движение, никакие международные конфликты не могли бы так полно и точно охарактеризовать Соединенные Штаты Америки, как бизнес-история». В центр изучения истории бизнеса были поставлены американские предприятия с их документальными источниками, позволяющими изучать структуру отдельных организаций, понять их эволюцию, процесс укрепления (ослабления) внутренних и внешних экономических позиций в тот или ной период времени, определить типологию своеобразие различных компаний, уяснить их стратегическую, технологическую и маркетинговую политику. К началу XX века сформированные службы документационного обеспечения управления, включающие в свой состав и архивы, имели всего четыре промышленных предприятия, 80 промышленных организаций к этому времени уже имели свои музеи. Однако, документы, хранящиеся в индустриальных архивах, не были систематизированы и описаны в соответствии с делопроизводственной и архивной практикой, в связи с этим их еще нельзя было считать настоящими промышленными архивами. Кроме того, почти все они были недоступны для историков. Обществу истории бизнеса при Гарвардском университете и выпускникам Гарвардской школы бизнеса пришлось проделать значительную работу, результатом которой стало формирование богатейших коллекций документов по истории предпринимательства в университетских библиотеках США. Особенно много труда по приему материалов и организации их коллекций вложили сотрудники библиотеки Гарвардского университета, в котором был создан крупнейший архив, содержащий документы по развитию промышленности в США начиная с XVII века. 1930-1940-е годы могут рассматриваться как следующий этап в развитии архивов американских промышленных организаций. Самым заметным событием стало создание в 1938 г. при Обществе американских архивистов Комитета по бизнес-архивам, ставшего на долгие годы настоящим консультативным центром для историков и архивистов США. Наиболее интенсивно архивы промышленных организаций развивались в 1950-1960-е годы. Характерно, что в отличие от российского опыта, службы по управлению документами и архивы американских промышленных организаций создавались по инициативе руководства данных предприятий, исходя исключительно из внутренних предпосылок. Никаких государственных нормативных документов по данной проблеме, как правило, не выпускалось. Кроме того, систематизация данных документов осуществлялась исключительно по тематическому принципу, а не согласно принципу происхождения. В связи с этим большинство архивных документов промышленных предприятий США, сгруппированы в коллекции, а не фонды. Государственные архивные службы косвенно влияли на данный процесс посредством участия своих сотрудников в подготовке рекомендаций, долгосрочных планов и программ развития архивов определенных организаций. Так, делопроизводственная служба и архив компании Форд, как и ряд архивов других промышленных предприятий, был создан в канун полувекового юбилея организации, а именно в 1953 году. Анализируя работу и достижения за прошедший период, сотрудниками компании было обнаружено, что ее организационная память, зафиксированная в документах, рассеяна по различным местам хранения, что затрудняет ее использования и обработку. Исходя из этого, было принято решение о создании специального отдела, выполняющего функции архива, а впоследствии и музея и библиотеки организации. Для подготовки плана (программы) создания архива были приглашены архивисты государственной архивной службы Соединенных Штатов Америки. В 1950-е – 1960-е годы основными направлениями развития архива компании Форд были подбор и подготовка персонала, расширение площадей архивохранилищ, систематизация архивных документов, создание коллекции документов на основе периодических изданий. Характерно, что уже на начальном этапе сотрудники архива успешно занимались таким сложным направлением как инициативное документирование, которое производилось методом интервьюирования людей, внесших большой вклад в развитие компании Форд, а также лично знавших ее основателя. Изначально информация записывалась на магнитную ленту, а затем расшифровывалась и переводилась на бумажные носители. Таким образом, указанная информация до сих пор хранится на различных видах носителей дублирующих друг друга. С середины 1980-х годов управление документацией американских промышленных предприятий вступает в современный период своего развития. Завершенность выявление структурно-функциональных принципов и методических основ организации архивов предприятий. Сегодня функционирование бизнес-архивов и служб управления документацией предприятий, как правило, складывается из следующих составляющих: помещение для архива, оборудование методика организации хранения и принципы использования исторических документов архива. Применение той или иной делопроизводственной и архивной технологии зависит от финансовых возможностей предприятия, квалификации сотрудников, места и роли самого подразделения, осуществляющего управление документами в структуре промышленной организации. Решение о целесообразности хранения каждого документа принимается после обязательного выяснения: настолько ли он ценен, чтобы оправдать материальные затраты, связанные с его содержанием в архиве. Оставляются толь те исторические источники, которые отражают основные направления деятельности администрации, показывают эволюцию формирования структуры и функций предприятия. Кроме того, структурные подразделения, осуществляющие управление документацией промышленных организаций, могут быть организованы по децентрализованной или централизованной системе сбора и хранения архивных документов, исходя из установленного в организации порядка работ с документами. При централизованной системе архивные документы предприятия в архивах его наиболее крупных структурных подразделений, составляя в совокупности ретроспективную информацию предприятия. Как правило, это архивы дирекции, бухгалтерии, отделов: планово-экономического, управления персоналом, маркетинговых исследований и рекламы, канцелярии, научных и производственных лабораторий и др. Состав архивных документов каждого из них представлен характерными для этих подразделений историческими источниками. Архив дирекции, как правило, содержит документы, отражающие главные вопросы развития фирмы. Это, прежде всего, протоколы, итоговые отчеты, программы и планы, приказы и распоряжения, внутренние циркуляры и инструкции. Архив бухгалтерии включает: балансы, счета, расчеты, бухгалтерские книги, содержащие необходимую информацию для изучения финансово-экономической деятельности предприятия. Архив кадровой службы обычно содержит все ретроспективные сведения о рабочих и служащих компании, а также материалы по трудовому законодательству. Архив маркетинговой службы включает документы по коммерческому и техническому развитию фирмы, прогнозы, доклады о состоянии делового рынка и оценке конкурентоспособности предприятия. Архивы производственных и научных лабораторий обычно представлены отчетами о научных работах, лабораторных испытаниях, проектной, конструкторской и технологической документацией, каталогами выпускаемой продукции, патентными материалами. Централизованный архив промышленного предприятия представляет собой специальное и самостоятельное структурное подразделение, в котором концентрируются исторически значимые документы всех вышеперечисленных отделов для их постоянного хранения и возможного использования. Характерно, что практически все крупные американские компании создают централизованные архивы, которые одновременно выполняют функции центров исторических и историко-экономических исследований, как, например, Архивный центр Рокфеллера, созданный в 1974 г. Таким образом, службы, осуществляющие управление документацией промышленных организаций США, в том числе и Ford Motor Company, уже в 1960-е годы достигли достаточно высокого уровня развития. Однако, до настоящего времени не до конца сформированы механизмы передачи архивных документов организаций на государственное хранение. Более того обеспечение процессов доступа и работы исследователей с архивными документами рассматривается исключительно как обязанность организаций фондообразователей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализируя международный опыт необходимо отметить, что в зарубежной практике отсутствует типичная для отечественного документоведения проблема широкого и узкого понимания документа, а значит и электронного документа. Данное обстоятельство обусловлено тем, что в зарубежных нормативно-правовых и методических документах, а также делопроизводственной практике существует достаточно однозначное и четкое деление на запись (record) и документ (document). В связи с этим требования европейских стандартов, регламентирующие процессы делопроизводства, документооборота и архивного хранения являются универсальными и едиными для всех типов документов. Так, в зарубежной практике в качестве работы с документами (Record Keeping) рассматривается создание и обеспечение сохранности в форме зафиксированной информации объективного, полного и достоверного свидетельства реализации управленческих функций, целей и задач. Процесс управления документацией в зарубежных странах имеет ряд особенностей по сравнению с российским документационным обеспечением управления и архивным хранением. Применительно к США необходимо отметить качественные различия между трактовками отдельных понятий в российском и американском документоведении. Понятия «документ», «управление архивами» и «управление документооборотом» наиболее близки российским. В то время как «информационный менеджмент» и «управление базами знаний» находятся в процессе разработки отечественными документоведами. Теоретические разработки в сфере управления документами промышленных организаций появились в США в связи с возникновением интереса к истории предпринимательства и оформлением ее вследствие этого в специальную область знания с одной стороны и необходимостью систематизации и эффективного использования документной информации, необходимой для выработки и принятия управленческих решений с другой. Исключением не является и управление документами в американской компании Ford Motor Company. Таким образом, службы, осуществляющие управление документацией промышленных организаций США, в том числе и Ford Motor Company, уже в 1960-е годы достигли достаточно высокого уровня развития. Однако, до настоящего времени не до конца сформированы механизмы передачи архивных документов организаций на государственное хранение. Более того обеспечение процессов доступа и работы исследователей с архивными документами рассматривается исключительно как обязанность организаций фондообразователей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Учебники, монографии, брошюры 1. Камышев Э.Н. Современное документоведение: Учебное пособие / Э.Н. Камышев, Г. Ю. Литвинцева, О. Ю. Матвеева. – Томск: Издательство Томского политехнического университета, 2012. 2. Кузнецов И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: Справочное пособие для вузов. – Ростов н/Д.: Феникс, 2014. 3. Куняев Н.Н. Документоведение — М.: Логос, 2012. 4. Орлова Г. Изобретая документ: бумажная траектория российской канцелярии / Г. Орлова, И.М. Каспэ. – М.: Новое литературное обозрение, 2013. 5. Панафидин В.А. Теоретические основы документоведения. – Волгоград.: Волгоградское научное издательство, 2012. Статьи, монографии 6. Аудинов А.Г. Сравнительный анализ систем электронного документооборота // Инновации на основе информационных и коммуникационных технологий. 2014. № 1. С. 313–317. 2. 7. . Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно¬практический журнал. 2012.¬ № 5. 8. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие для вузов.¬ Эксмо, 2007.¬ 560с. 6. Бриллиантова И. Документоборот: переходим на электронный // Секретарское дело, 2014.¬№ 9.¬ С.20¬ 25. 9. Жулинский С.Ф., Сорокин М.А., Чубаров А.М. Электронный документооборот: достоинства и недостатки//Стандарты и качество, 2012.- №7.¬ С.48¬51. 1 10. Зайцев В.В. Показатели качества процессов внедрения и использования информационных систем управления документами // Вестник Московского энергетического института. 2013. № 1. С. 146–154. 11. Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления // Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2014. Т. 133. № 8. С. 188–194. 12. . Слесарева В.Ю. Электронный документооборот как разновидность реализации процесса обмена информацией//Вестник Московского финансово-юридического университета, 2012.¬ С.172-177. Электронные ресурсы 13. Бардаков А.А. Логико-методологическое обоснование бизнес-планирования // Иннов: электронный научный журнал, 2016. №1 (26). URL: http://www.innov.ru/science/economy/logiko¬metodologicheskoeobosnovani 14. Управление документацией: теория и практика. – [Электронный ресурс]. — URL: http://www.directum.ru/ 425841.aspx. – Дата обращения (10.04.2018) 15. Ford Motor Company. – Официальный сайт. – [Электронный ресурс]. – URL: http://corporate.ford.com/homepage.html

---

1 2