Управление документами в США

1 2

---

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………………. 3 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ЗА РУБЕЖОМ………………………………………………………………………………………… 5 1.1 Понятие «работа с документами», «организация работы» и ее виды…………………………………………………………………………………… 5 1.2 Особенности организации работы с документами за рубежом……………………………………………………………………………… 10 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В США НА ПРИМЕРЕ FORD MOTOR COMPANY ……………………………… 17 2.1 Понятийный аппарат американской управления документами в США……………………………………………………………. 17 2.2 Управление электронными документами в федеральных органах власти США……………………………………………. 20 3. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В FORD MOTOR COMPANY…… 30 3.1 Информация о деятельности Ford Motor Company……………….. 30 3.2 Особенности организации работы с документами в Ford Motor Company……………………………………………………………………………… 37 ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………………. 43 СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………………… 45

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы: в современных условиях эффективность работы любой организации зависит от рациональной постановки и качества протекания ее бизнес-процессов (устойчивой, целенаправленной совокупности взаимосвязанных видов деятельности, по определенной технологии преобразующей входы в выходы, представляющие ценность для потребителя). В связи с этим большое значение приобретают методы совершенствования и оптимизации бизнес-процессов, в том числе и управления документами, являющегося важным вспомогательным процессом, от четкости и оперативности которого зависит скорость поступления информации, необходимой для выработки и принятия управленческих решений. Данное обстоятельство обуславливает необходимость детального изучения и анализа зарубежного опыта по управлению документацией с целью его дальнейшего использования для совершенствования рассматриваемого процесса в российских организациях. Объект: управление документами зарубежом. Предмет: организация работы с документами в США. Цель: изучить и описать процесс организации работы с документами в США. Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:  изучить теоретические аспекты организации работы с документами за рубежом;  проанализировать понятийный аппарат управления документами в США;  Проанализировать управление документами в Ford Motor Company. В работе использованы следующие методы: общенаучные, методы графического моделирования, метод изучения нормативных документов Структура работы строится в соответствии с поставленной целью и задачами. Курсовая работа содержит введение, основную часть, состоящую из трех глав, заключение, список использованных источников и литературы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ЗАРУБЕЖОМ

1.1 Понятие «работа с документами», «организация работы» и ее виды

Анализируя международный опыт необходимо отметить, что в зарубежной практике отсутствует типичная для отечественного документоведения проблема широкого и узкого понимания документа, а значит и электронного документа. Данное обстоятельство обусловлено тем, что в зарубежных нормативно-правовых и методических документах, а также делопроизводственной практике существует достаточно однозначное и четкое деление на запись (record) и документ (document). Документы включают в себя информацию и данные, необходимые сотрудникам данной организации в их работе. Документы могут быть структурированными и неструктурированными. К документам сотрудники организации многократно обращаются в ходе своей работы. Записи обеспечивают свидетельство тех или иных прав или активностей в деятельности данной организации. В отношении хранения записей, доступа к ним и уничтожения обычно установлены строгие требования. Записи должны храниться в неизменном виде, часто невыполнение требований по хранению записей грозит очень жесткими мерами. В связи с этим требования европейских стандартов, регламентирующие процессы делопроизводства, документооборота и архивного хранения являются универсальными и едиными для всех типов документов. Так, в зарубежной практике в качестве работы с документами (Record Keeping) рассматривается создание и обеспечение сохранности в форме зафиксированной информации объективного, полного и достоверного свидетельства реализации управленческих функций, целей и задач. В связи с этим в состав работы с документами входят следующие процессы: — создание документов в рамках осуществления управленческой деятельности, а также методы обеспечения соответствия создаваемых документов нормативным требованиям; — проектирование (разработка), внедрение, эксплуатация, доработка и совершенствование системы работы с документами (системы управления документами); — управление документами, содержащими оперативную информацию, которая используется для выработки, принятия и реализации управленческих решений (Records Management), а также ретроспективную информацию (Archives Administration). Понятие «управление документацией» впервые появилось в США. Американские исследователи Ф.В.Хортон и К.Леннон подчеркивают, что понимание важности управления документацией возникло в Соединенных Штатах Америки после завершения Второй мировой войны и связывают это со значительным увеличением объема создаваемых документов, а значит возникшей необходимостью их систематизации и регламентации процедур по работе с документами . В настоящее время дефиниция «управление документацией» активно используется во всем мире. Методическим обеспечением данной сферы в каждой стране занимается определенная организация. Например, в США организация, занимающаяся вопросами документации, называется «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration (NARA)). В Германии употребляется термин «Schriftgutverwaltung», который переводится как «управление письменными документами». В Великобритании для обозначения термина «управление доку- ментами» используется понятие «Records Management». Основываясь на анализ работ американских и немецких ученых и практиков в области управления документами целесообразно сделать вывод о том, что в современных условиях среди ученых отсутствует единство в понимании управления документацией как научной категории. В тоже время большая часть исследователей рассматривают процесс управления документацией в качестве самостоятельной составляющей менеджмента организаций, предприятий и учреждений, а также информационным ресурсом (например, К.Леннон, А.Морделл, К.Хар и др.). Так, Ф. Хортон и К. Леннон рассматривают управление документацией в качестве функцию менеджмента, распространяемой на жизненный цикл документов, включая их создание, документооборот (все его этапы), временное хранение в структурных подразделениях организации, передачу на постоянное хранение или уничтожение. С точки зрения данных авторов управление документацией представляет собой важнейший элемент управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях. В настоящее время стандартизация в сфере управления документацией позволяет эффективно организовать работу с документами в области управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация. Разработкой международных норм и стандартов занимаются комитеты Международной организации по стандартизации (ИСО). С конца 2000-х годов происходит изменение подхода к разработке национальных стандартов, используемых в профессиональной сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, главным образом за счет применения международных стандартов ИСО. Появился новый термин «управление документами», вобравший в себя документационное обеспечение управления, а также происходи внедрение концепции жизненного цикла документа, рассматривающей все этапы прохождения документа (от момента создания до архивного хранения или уничтожения) в качестве единого и непрерывного процесса. Изменилось и восприятие места и роли стандартизации архивного дела как составной части управления документами и отношения к ней как к чему-то второстепенному, дополняющему основной нормативный акт. Стандарты ИСО, по сути, закладывали методологию управления документами всех систем документации, с одной стороны, а с другой – оставались единственным инструментом регулирования этой сферы. Принятые в качестве национальных и используемые в нашей стране современные международные стандарты ИСО условно можно разделить на несколько групп. Эти группы национальных стандартов регламентируют аспекты: — методологии управления документами и системами управления документами; — хранения (сохранения) документов; — создания и использования системы электронного документооборота; — информационных технологий, используемых в управлении документами; — информационных технологий, используемых для защиты информации; — информационных технологий, используемых для обеспечения безопасности управления . Общая схема стандартов ИСО в области управления документами представлена на рисунке 1 Рисунок 1 Общая схема стандартов ИСО Таким образом, понятие «управление документацией» впервые возникло в США в связи с увеличением объема бумажного документооборота. Постепенно он заимствовался управленческими звеньями других зарубежных стран, а за тем и аппаратами управления России.

1.2. Особенности организации работы с документами за рубежом

Процесс управления документацией в зарубежных странах имеет ряд особенностей по сравнению с российским документационным обеспечением управления и архивным хранением. Кроме того, необходимо учитывать, что управление документацией в разных зарубежных странах может существенно отличаться. В тоже время рассматриваемый процесс имеет ряд общих черт, что объясняется наличием международных связей и рекомендаций международных организаций, таких как ЮНЕСКО, — Программа RAMP, Международного совета архивов, Международной федерации по управлению документацией, Международной организации по стандартизации ИСО. Так, практически во всех странах управление документацией состоит из четырех ключевых компонентов, которые в сумме обеспечивают эффективности «документальной» деятельности и создают благоприятные условия для развития организации посредствам систематического и повсеместного использования документированной информации. Элементы управления документацией за рубежом охватывают полный жизненный цикл документов. Создание документов представляет собой формирование необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, разработку форм документов, мониторинг и контроль их использования и исполнения, применение современных информационных технологий для составления документов. Хранение и использование документированной информации предполагает реализацию процесса формирования дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы). Принципы западного управления документами существенно отличаются от российских и опираются на традиции высокой исполнительской дисциплины работников. В качестве ключевых особенностей зарубежных методов организации работы с документами целесообразно рассматривать следующие положения : 1. движение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер; 2. отсутствует в организации централизованный контроль работы с документами; 3. регистрация документов производится непосредственно исполнителями. Некоторые виды документов вообще не регистрируются. Отсутствуют специализированные службы, занимающиеся делопроизводством; 4. применяется безбумажная технология, информатизация и автоматизация процессов делопроизводства. Сравнение российских и зарубежных подходов к организации документооборота, способствующее выявлению расхождений и решению некоторых проблем организации документооборота в российских компаниях, представлено в таблице 1. Таблица 1 Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных методов организации документооборота Анализ различий в организации и методах документооборота позволяет сделать следующие выводы: во-первых, качество документооборота повышается при организации усиленного контроля за движением документов, когда всегда известно местонахождение документа и его состояние. Во-вторых, оперативность управления снижается в случае вертикального движения документов внутри организации, так как компания не может эффективно реагировать на внешние изменения. В-третьих, затраты на организацию неавтоматизированного документооборота увеличиваются, так как нужно содержать подразделения, которые осуществляют работу с документопотоком. В целом, международный опыт организации документооборота существенно опережает российский. Для обеспечения оперативности и снижения затрат следует разрабатывать корпоративные стандарты документооборота и повышать уровень его автоматизации. Следует отметить, что к международной сфере управления документацией относятся документы всех форматов. Так, управлением электронными документами признается комплекс мероприятий по обеспечению достоверности, полноты, доступности, сохранности, юридической силы этих документов. Кроме того, формирование процессов управления документацией представляет для организации дополнительные сложности в силу расширенного круга участников документооборота, использования технологии коллективной работы с документами, а также наличия у электронных документов ряда специфических особенностей. Так, электронные документы существенно отличаются от своих традиционных аналогов невозможностью непосредственного восприятия документированной информации человеком, отсутствием жесткой привязки к конкретному материальному носителю, существованием в виде множества взаимосвязанных представлений (реализаций), неприменимостью понятия оригинала (копии, дубликата), иным физическим расположением элементов (содержания, контекста и структуры), и, наконец, особой ролью метаданных. В международном стандарте по управлению документацией ИСО 15489 метаданные определяются, как «данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени» . Подобный «структурный» подход к определению метаданных проводится также в ряде национальных и других стандартов . Однако, по нашему мнению, при определении понятия «метаданные» недостаточно указать на их роль по описанию основных составляющих документа (по сути, оставляя без внимания другие объекты документной системы — схему классификации, агрегации и компоненты документов), но и необходимо подчеркнуть выполняемые метаданными функции по обеспечению извлечения, воспроизведения, удостоверения, сохранения и управления документацией организации. Метаданные можно рассматривать как структурированную информацию, содержащую значимые характеристики описываемых сущностей с целью идентификации, поиска, управления и использования документов в течение времени внутри и вне области их создания. а также для связи документированной информации с конкретными персонами (агентами), бизнес-процессами или продуктами деятельности организации. Назначение и роль метаданных в управлении электронной документацией заключается в обеспечении следующих организационных преимуществ : — гарантирование целостности, аутентичности и достоверности официальных документов; — эффективный поиск и извлечение информации, достигаемые за счет исчерпывающего описания документов, а также использования контролирующих словарей и схем описания; — обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа, изменения и удаления; — уменьшение риска потери данных или случайного уничтожения документов; — возможность долговременного хранения и воспроизведения документа с учетом развития программно-аппаратных средств; — расширение возможностей автоматизации бизнес-процессов (в том числе процессов управления документацией) и интеграции СЭД с системами управления потоками работ; — усиление способности к межорганизационному и межпроцессному взаимодействию. Метаданные критически важны для обеспечения значимости, сохранности и управляемости именно электронными документами. Не случайно канадский ученый Дэвид Бэрман (Bearman) назвал официальные электронные документы (records) «объектами, инкапсулирующими метаданные», сравнив последние с «электронными конвертами, содержащими официальные сообщения, и гарантирующими, что эти сообщения могут быть в будущем открыты на различных компьютерах, а их содержание по- прежнему будет истинным, понятным и значимым». В отличие от традиционного для делопроизводства понятия «реквизит» метаданные предполагают не только идентификацию электронного документа, но и отражение его внешних и внутренних связей, а также контекста создания, получения и использования для обеспечения аутентичности и достоверности документа, даже в тех случаях, когда система электронного документооборота (СЭД) прекратила свое существование или подверглась существенным изменениям. Хотя метаданные в самом общем виде трактуются как «информация о данных», на практике не всегда возможно провести различие между метаданными и данными, так как: — отдельные атрибуты документа (например, заголовок к тексту) могут выступать как метаданные и данные одновременно; — один и тот же элемент документированной информации может рассматриваться как данные или метаданные в зависимости от контекста, стадии существования документа, полномочий и ролей пользователя и т. д.; — возможно существование системы «вложенных» мета-мета-…- метаданных, в которой элементы (метаданные) верхних уровней идентифицируются как данные на текущем уровне описания. Неочевидное зачастую различие между данными и метаданными, а также чрезвычайно широкий и разнообразный состав атрибутов документа, обусловленный различными потребностями и традициями организаций-авторов, позволяет произвести лишь достаточно обобщенную и условную классификацию метаданных, в первую очередь, на основе анализа ряда стандартов метаданных . Таким образом, управление документацией за рубежом состоит из четырех основных составляющих, которые охватывают полный жизненный цикл документов: создание документов; хранение и использование документированной информации; передача документов на постоянное (государственное) хранение; управление архивами

---

1 2