Эксперт по сдаче вступительных испытаний в ВУЗах
Контрольные вопросы по теме 4
Кратко раскрыть вопрос и отправить преподавателю.
Вопрос:
Оформление служебного письма.
Ответы на вопросы по теме:
«Оформление служебного письма»
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. Письмо – обобщенное название различных документов, пересылаемых по почте, курьером, электронной почтой и т.д.
Служебные письма — это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.
По содержанию и назначению письма могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и другие.
- Информационные письмасодержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
- Гарантийныепредназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
- В рекламных (претензионных) письмахизлагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
- Коммерческие письмасоставляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
- В письмах-запросахпросят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.
Текст письма состоит из вводной части (указываются причины составления письма) и основной (формулируется основная цель письма).
В вводной части указывают причины составления письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
Во второй части письма формулируется его основная цель ( предложение, отказ, просьба, гарантия)
При написании деловых писем, как правило, используются одни и те же обороты, оно состоит из обращения, могут быть включены слова благодарности. В тексте может содержаться информация б отправке груза или документа, напоминание о чем то, подтверждение чего либо, извещение, просьба, гарантия, отказ и т.д.
Письма обычно заканчиваются общепринятыми оборотами, такими как «С уважением…», «Рассчитываем на Вашу заинтересованность…», «Надеемся на плодотворное сотрудничество…» и т.д.
Письма-отказы содержат повторение просьбы, на которую составляется ответ, обоснование причины отказа.
При составлении служебного письма необходимо учитывать следующее:
— поля;
— границы зон расположения реквизитов;
— использование одного шрифта.
При оформлении письма нередко используются отметки, ограничивающие доступ к документу, такие как «для служебного пользования», «конфиденциально», «лично».
Пометка «лично» используется в случаях, когда направляются:
— документы личного характера;
— служебные документы.
Наиболее распространенные ошибки при использовании отметки «лично» таковы:
— она ставится не на конверте, а на самом документе, что делает ее бесполезной. Подчеркнем, что отметку «лично» надо делать на конверте письма, содержащего конфиденциальную информацию, при этом указав:
— точное наименование подразделения, где работает адресат,
— его инициалы и фамилию.
В таком случае конверт передадут адресату не вскрывая;
— в конверте с надписью «лично» направляют служебные документы, подлежащие учету.
Ссылка на первоисточник:
www.emeat.ru
