Ответы на вопросы по документоведению и архивоведению

1.Роль документов в деятельности людей, управленческих структур, государства. Функции документов. Краткая характеристика направлений деятельности по документационному обеспечению управления организации. Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую различную информацию о протекающих процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может ни возникнуть, ни существовать. Именно общество определяет так формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа. Соблюдение правил поощряется, а нарушение наказывается. Функции документов: 1. Культурная функция – является одной из важнейших функций документа. Любой документ можно рассматривать как культурный феномен, в той или иной степени отражающий марально-нравственный, языковой, научно-технически уровень состояния общества.. 2. Социальная функция. К ней можно отнести документы отображающие социальную среду в которой он создается – конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношений в государстве, законодательные акты, уставы, положения, инструкции правила, договоры регулирующие взаимоотношения и т.д. 3. Информационная функция. Главной функцией документа считается его возможность сохранять, нести и передовать информацию. 4. Коммуникативная функция. Данная функция предназначена не только для решения передачи информации внутри социального пространства, но также способствует организации упорядочения и поддержания информационных связей в обществе 5. Функция сохранения информации. Данная функция так же носит важный харрактер, ведь не случайно, сохранением разного рода информации занимает колосальное колличество организаций и учереждений – музеи, архивы, информационные центры… 6. Функции исторического источника. В данном случае хранение информации не является самоцелью. 7. Управленческая функция. Основная часть документов создается в сфере управления и функцианируют преимущественно в оперативной среде. 8. Правовая функция. Данная функция очень тесно связана с управленческой. Она несет в себе закрепление правовых норм и правоотношений в обществе и предоставляюет управленческим документам юриридическую силу 9. Учетная функция. Так исторически сложилось, что одной из функций, которые изначально были востребованя, была учетная функция. Развитие экономических отношений и социальных связий еще на стадии аграрного одщества требовали ведения учета и регистрации населения, земли, скота, урожая, долгов и т.д. 10. Политическая функция. Данная функция тесно связана с функцией управления. К сфере политик относится деятельность органов государственной власти и государственного управления 11. Идеологическая функция. Еще в древности у человека возникала потребность в сохранении и фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, филосойских и иных идей и взглядов. В них отражалось отношение людей к окружающей их действительности, интересы различных социальных слоев и групп населения. До наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков. 2.Исторические этапы развития государственного делопроизводства в период до 1917. Первый этап развития советского делопроизводства, создание Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973гг.) – от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991гг.) – годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после очередной революции в судьбе великой страны (1991г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий. После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты. В первые годы был принят ряд следующих законодательных актов: — декрет Совета народных комиссаров (СНК) от 11 ноября 1917г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов», отменивший в отношении граждан и в переписке указания на чины и титулы; — декрет СНК от 24 декабря 1917г. «О порядке издания приказов или распоряжений»; — постановление СНК от 2 марта 1918г. «О форме бланков государственных учреждений», установившее форму официальных документов и перечень реквизитов; — постановление Совета рабочей и крестьянской обороны (СРКО) от 8 декабря 1918г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты», предусматривающее, кроме прочего, замену переписки на телефонные переговоры и жесткий контроль за исполнением распорядительных документов. 3.Характерные особенности современного государственного дело¬производства. В России к началу XVII в. первым сложилось Приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, появилась журнальная форма регистрации документов. В начале в XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда. В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов, установлен типовой состав их информационных элементов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Чтобы иметь возможность применять средства вычислительной техники в ряде отраслей были освоены унифицированные системы документации, пригодные и для традиционных методов обработки документов. Современное делопроизводство определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента появления документа и до его уничтожения или передачи в архив. Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами». Данное понятие включает в себя два тесно связанных и взаимодополняющих направления: Ø документирование; Ø организацию работы с документами Поэтому делопроизводство предприятия включает в себядокументирование управленческой деятельности предприятия и управление документацией предприятия (схема.1) Документирование управленческой деятельности предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом следует понимать зафиксированную (т.е. записанную и оформленную надлежащим образом) «на материальном носителе информацию с реквизитами – совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими её идентифицировать» (ГОСТ Р 51141-98). В свою очередь, управление документацией предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Документация – это упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Существуют еще и «неофициальные» определения делопроизводства. 1.) Делопроизводство – это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документирования деятельности управления документацией предприятия. 2) Делопроизводство – это участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещении документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Т.е. это — одно или несколько помещений соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и, прежде всего, для учета, систематизации, хранения и перемещения документов[3]. Цель делопроизводства – неотъемлемая составляющая деятельности по документационному обеспечению управления предприятием, которая заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами, и используемой для их создания информацией, обеспечивающего эффективное управление деятельностью предприятия, и на этой основе в своевременном и полном достижении предприятием ближайших и перспективных целей своего функционирования и 4.Основополагающие нормативно-методические документы — база организации современного делопроизводства. НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также регламентирующие работу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, её техническое обеспечение. НМБ включает в себя: законодательные акты РФ в сфере информации и документации; указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документообеспечение на федеральном уровне; правовые акты органов исполнительной власти, как общеотраслевого, так и ведомственного характера; правовые акты ОПВ и ОИВ субъектов РФ и их территориальных образований; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и организаций; ГОСТы на документацию; Унифицированные системы документации; Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственная система документообеспечения управления, основные требования к документам и службам документального обеспечения; Нормативные документы по организации управления труда и охране труда; Нормативные документы по организации архивного хранения документов. Государственная система ДОУ. ГС ДОУ – совокупность принципов и правил устанавливающая единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятии. Цели ГС ДОУ упорядочивание документооборота на предприятии; сокращения количества и улучшения качества документов создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора информации совершенствование работы аппарата управления ГС ДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений организаций и предприятий, включающих документы создаваемые ВТ. Основные положения ГС ДОУ охватывают: oвопросы документирования управленческой деятельности; oорганизацию работы с документами; oмеханизацию и автоматизацию работы с документами; oорганизацию службы ДОУ. Содержит: oположение, определяющее состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации, требования к составлению текстов; oорганизацию работы с документами, которая устанавливает принципы и порядок организации документооборота предприятия, построение информационно-поисковой системы, контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в ведомственный архив на хранение. 5.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов. Область применения. Виды бланков документов и требования к их конструированию. Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правила обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению документации организации устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г. Среди большого разнообразия видов служебных документов, образующихся на предприятиях и в организациях организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. ГОСТ Р. 511141-98 понятие организационно-распорядительные документы трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц». Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям: •создание организации, предприятия; •реорганизация организации, предприятия; •ликвидация организации, предприятия; •приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий; •распорядительная деятельность организации, предприятия; •организационно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия. Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на три группы: •организационная документация– уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания; •распорядительная документация– приказы, распоряжения, постановления, решения, указания; •информационно-справочная документация – письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки, и т.д. ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам) – заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др. 2. Под реквизитом документа ГОСТ Р 51141-98, понимается «обязательный элемент оформления официального документа». Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность: содержания информации; реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, ее достоверности, принадлежность и другие параметры; материальные носители информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены (Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации: Комментарий / Институт государства и права РАН. М., 1996). В данном случае, однако, следует иметь в виду, что зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких как «дата документа, регистрационный номер документа, подпись, оттиск печати» и др. основную содержательную нагрузку несет реквизит «текст документа». Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и др.). 6.Понятие «унифицированные системы документации». УСОРД. Унификация текста как средство его совершенствования. Типы унифицированных текстов. Альбом и Табель унифицированных форм документов. Унифицированная система документации (УСД) — это рацио¬нально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления неко¬торым экономическим объектом. По уровням управления, для ко¬торых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях стра-ны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкрет¬ной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обя¬зательные для использования в рамках предприятий или органи¬заций. Унификация текстов позволяет: 1. Решать задачи упорядочения состава документов органи¬зации, фиксирующих выполнение однотипных функций. 2. Уменьшать затраты на создание документов. В частно¬сти, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким обра¬зом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность про¬пуска необходимых частей информации. 3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тек¬сте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст. Существует 3 типа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. Трафарет- форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую функцию. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений. Анкета – форма представления текста, в котором даётся характеристика одного объекта по определённым признакам (автобиография). Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации. Таблица– форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определённому набору признаков. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Диаграмма(от греч. diagramma — изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos — столб и …грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. График(от греч. graphikos — начертанный) — геометрическое представление фактических данных исследования, графическое отображение данных. Типовой текст- текст стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа (т.е. типовой текст- образец). Способ создания документов по образцу стереотипу называется типизацией документов. Гипертекст- это расширение традиционного понятия текста, путем введения нелинейного текста, в котором между выделенными фрагментами текста устанавливаются перекрестные ссылки и правила перехода от одного фрагмента к другому. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых идостаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, егоюридического статуса и этапов документирования. Табель является способомнормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5). Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме:назначение документа, информация, которую он должен нести;оптимальный состав реквизитов (с учетом последних требованийГОСТ 6-30-2003);унифицированный текст документа. Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем. 7.Требования к составлению организационных и распорядительных документов. Порядок согласования, подписания и утверждения. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов регламентировано ДСТУ 4163-2003 [32]. В стандарте изложены правила оформления всех реквизитов документа, и каждому из них определено определенное место на листе бумаги с учетом максимального набора знаков при его написании. Под реквизитом документа понимается информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы [33, с. 6]. Стандарт устанавливает 32 реквизиты документа (см. приложение 6). Однако все они не могут присутствовать на одном документе, поскольку некоторые из них являются взаимоисключающими, например: «гриф утверждения документа» и «получатель»; «название вида документа» и «справочные данные об организации» (справочные данные об организации отмечают исключительно в письмах, однако при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа). Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, его целевого назначения, содержания, способа документирования, этапов его подготовки и работы с ним. Некоторые документы имеют строго ограниченный состав реквизитов. Отсутствие или неправильное указание в служебном документе какого-либо реквизита делает документ недействительным. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документа, являются следующие: наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный индекс, текст, подпись. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти, состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Это касается, например, паспорта, трудовой книжки, диплома и т. п. В основу унификации в стандарте положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов называют «формулярами-образцами». Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем установлен формат, размеры берегов, требования к построению схемы расположения реквизитов. Схемы расположения реквизитов документа — вертикальная и горизонтальная разметка его рабочей площади, где фиксируют документну информацию, — предназначены для того, чтобы облегчить составление унифицированной формы документа. Итак, в формуляре-образце представлен максимальный набор реквизитов, которые постоянно используются при составлении организационно-распорядительных документов. Неизменное размещение реквизитов помогает быстро найти необходимые данные во время ознакомления с документом. Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде слу-чаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структур¬ными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, име¬ющих юридическую службу, документы до подписания согласовывают¬ся с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в доку¬менте. Подпись (реквизит 21) — обязательный реквизит служебного доку¬мента, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подпи¬сывают документы в пределах их компетенции. 8.Технологическая схема прохождения документов от получения (создания) до хранения. Особенности организации хранения документов на разных этапах жизни документа. Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии. Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ. Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь: хранилища для хранения документов;помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;помещение для работы исследователей (читальный зал);рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ). К хранилищу документов предъявляются следующие требования: оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях; – электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными; – в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение; – не допускается размещение посторонних предметов и объектов. Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;расстояние (проход) между стеллажами – 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см. Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде. Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п. 9.Роль регистрации в жизненном цикле документа. Системы регистрации документов на предприятии. Основные регистрационные формы. Особенности регистрации разных потоков документов. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационно-учетная форма — документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. В процедуре регистрации можно выделить три цели: учет документов, контроль их исполнения; справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.7 Автоматизация документооборота на современном этапе реали¬зуется программными продуктами различного вида:в программах, предназначенных для автоматизации делопро¬изводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением;в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финан¬совых, банковских и др.). 10.Краткая характеристика информационно-поисковой системы (ИПС) организации. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения. Информационно-поисковая система (ИПС) — это cистема, обеспечивающая поиск и отбор необходимых данных в специальной базе с описаниями источников информации (индексе) на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска. Главной задачей любой ИПС является поиск информации релевантной информационным потребностям пользователя. Очень важно в результате проведенного поиска ничего не потерять, то есть найти все документы, относящиеся к запросу, и не найти ничего лишнего. Поэтому вводится качественная характеристика процедуры поиска — релевантность. Релевантность — это соответствие результатов поиска сформулированному запросу. Ввод сведений в ИПС осуществляется: с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) вручную; журналы (<600 док.) для док. имеющих только порядковый номер; с помощью множительной техники (копия верха док.); автоматический ввод с клавиатуры. Виды карточек: контрольно-справочные (неисполненные, исполненные док.); по предложениям, заявлениям и жалобам; тематические. Автоматизированная ИПС определяется имеющимся ПО. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения: Автор(корреспондент) – при регистрации поступающего док.(автоматически) при регистрации отправляемого док. (корреспондентом) Название вида – в соответствии с названием (для писем не заполняется) Дата – дата, присвоенная организацией-автором Индекс – присваивается организацией-автором. переносится с поступившего док. Заголовок Резолюция – переносится с док. Срок исполнения Отметки об исполнении – дата, индекс ответного док. или краткая запись – решение вопроса Отметка о направлении в дело – индекс дела по номенклатуре дел 11.Архивоведение - наука об архивах. Направления знаний в составе науки. Их краткая характеристика. Архивоведение или Наука об архивах — сложившаяся уже в XVIII столетии и получившая в новейшее время вследствие преподавания ее в археологических школах точную обработку, имеет задачею: 1) доставить всем категориям путем научного разъяснения их существа и значения единство и цельность; 2) привести их к положению учреждений международных или всемирных посредством разъяснения методов пользования ими и установления сношений между центральными управлениями исторических архивов различных государств. Та часть науки об архивах, которая разъясняет эти две задачи, в немецкой литературе носит название архивной науки в тесном смысле (Archivwissenschaft); 3) изложить главнейшие основы правильного, удобного устройства того или другого архива и наилучших методов хранения актов, составления инвентаря, описей и т. п. Эта часть архивной науки в отличие от первой в немецкой литературе называется «Archivkunde». Но как все три задачи находятся в теснейшей внутренней связи, то и обе части этой науки составляют одно нераздельное целое — Науку об архивах. Первые две задачи, составляющие содержание первой части науки об архивах, могут быть удачно разрешены путем историко-сравнительного изучения различного рода архивов в разных странах и параллельного рассмотрения мнений и положений, высказывавшихся писателями, из коих большее число были техники-архивисты. Первые стремления разобрать сохранившиеся от средних веков в многочисленных хранилищах-архивах акты привели к необходимости ознакомиться сдипломатикою и палеографиею. Эта вторая часть Науки об архивах на основании данных, вполне разъясненных в первой части, различая архивы правительственные, общественные и частные и каждый из них разделяя на архив текущий и архив исторический, разъясняет следующие вопросы: 1) Постановка архивов как учреждений отдельных или как совокупности, связанной по управлению в одно целое. После множества недоразумений, возникавших от неправильного толкования фактов, теперь выяснилось положение, как несомненное, что совершенно возможно и весьма желательно в каждой стране созданиецентрального управления историческими архивами, но нет ни необходимости, ни возможности стянуть все архивы (текущие) в одно управление. 2)Источники, из которых могут быть покрываемы издержки на архивы. Содержание архивов в порядке — дело дорогостоящее. По различию архивов и источники для покрытия издержек различны. Правительственные текущие архивы, точно так же как и общественные текущие, везде входят в штат того установления, при котором действуют. Исторические же архивы, несмотря на различия их устройства, везде начинают составлять предмет государственного расхода с некоторым только пополнением издержек со стороны общин и с допущением пожертвований со стороны частных лиц. 3) Помещение архивов, как вопрос первостепенной важности, обеспечивающий возможность пользования архивом и требующий двух главных условий — безопасности от огня и надлежащего освещения, вызывает совокупные работы опытных архивистов и архитекторов. Для помещения исторических архивов имеются две категории зданий: здания старые, средневековые, преимущественно монастырские, приспособляемые для архива, и здания, воздвигаемые специально для архивов. Имеются замечательные образцы той и другой категории. 4) Внутреннее устройство архива, находящееся в зависимости от самого помещения и от основ администрации архива. 5) Принятие архивом документов и порядок включения принятого в архивный материал. Важность наличности двух условий: во-первых, существование особого помещения (напр. подвального этажа, как в мюнхенском и московском архиве министерства юстиции) и, во-вторых, — определение в законе срока, напр. известного месяца, когда документы должны быть передаваемы в архив. 6) Способы описания архивного материала и печатания документов. Они находятся в зависимости от следующих условий: старый ли, еще не разобранный архив, или вновь заводимый; текущий или исторический архив; имеется ли персонал просвещенных архивистов, или действуют лица неподготовленные. 7) Выдача из архива выписей и справок и отправка документов — существенная функция архива, различающаяся смотря по тому, какой это архив, какую юридическую силу предоставляет закон такой выписи в суде и вообще в гражданском обороте, какие формальности установлены для получения такой выписи частным лицом. 8) Допущение частных лиц для работ в архиве — в новейшее время сделалось совершенною необходимостью как для интересов науки, так и для интересов правительства. Еще существует разнообразие правил в разных архивах. Наконец, 9) Уничтожение дел в архиве — возбуждает различные требования в текущих и исторических архивах. 12.Федеральное архивное агентство РФ. Состав, принцип управления. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (ред. от 08.08.2009) Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации. Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями. Основными задачами Федерального архивного агентства являются: •оказание государственных услуг в области архивного дела; •государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; •обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 1 обслуживающая организация. Федеральное архивное агентство не имеет: территориальных органов, образовательных органов, представительств за рубежом, подведомственных органов государственной власти. Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам. Архивное дело, как деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, обеспечивает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства. В соответствии с Конституцией Российской Федерации архивное дело находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. Нормативно-методической основой деятельности архивов (за исключением архивов организаций и частных лиц) являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. и зарегистрированные Минюстом России 6 марта 2007 г. Архивный фонд Российской Федерации – более 609 млн. единиц хранения за период с XI в. до наших дней – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, политическое, экономическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации и содержащих сведения, необходимые для обеспечения государственного суверенитета и национальной безопасности России, ее внешнеполитической деятельности, эффективного функционирования всех государственных структур, развития отечественной науки и культуры. Уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в области архивного дела являются Министерство культуры Российской Федерации, Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере охраны культурного наследия и Федеральное архивное агентство. Последнему непосредственно подчинены 15 федеральных государственных архивов, составляющих важнейшее звено в системе архивных учреждений России и являющихся научно-информационными и культурно-историческими центрами общенационального и международного значения. Сеть федеральных государственных архивов утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 г. По состоянию на 1 января 2010 г. в них сосредоточено свыше 42,5 млн. единиц хранения. Указами Президента Российской Федерации шесть федеральных архивов включены в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации. В соответствии с законодательством Российской Федерации 19 федеральным органам исполнительной власти и организациям (в том числе академиям наук Российской Федерации, имеющих государственный статус) предоставлено право депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности. Сохранение, пополнение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации обеспечивают также (по состоянию на 1 января 2008 г.) 199 государственных архивов и центров хранения документации, 34 государственных архива документов по личному составу субъектов Российской Федерации и 2357 муниципальных архивов, а также примерно 126 тыс. архивов государственных и негосударственных организаций. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, предотвращению конфликтов, формированию демократического имиджа нашей страны на международной арене, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности. 13.Классификация документов, подлежащие постоянному сроку хранения. Виды, принципы, признаки. Состав научно-справочного аппарата к документам Федерального архивного фонда РФ. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:приказы по основной деятельности; журнал регистрации приказов по основной деятельности; штатные расписания; структура организации; номенклатура дел; описи дел; акты об уничтожении дел и утрате документов; целевые программы информатизации; прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги; годовые планы и отчеты; годовые бухгалтерские балансы; годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС; годовые сметы и др.; уставные документы; документы о приватизации; реестры акционеров; реестры владельцев ценных бумаг; списки лиц, имеющих право на дивиденды; журналы, книги учета работы с акциями; заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля; гранты; лимиты; паспорта сделок; документы о благотворительной деятельности; и другие документы. Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников – оперативный поиск необходимой документной информации. Создание научно-справочного аппарата к архивным документам – деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации. При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию. Первичная документная информация – архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека. Вторичная документная информация – это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике. Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду. Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных. Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива. нные архивы. Ведомственные архивы. Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом. К архивам негосударственной части Национального архивного фонда относятся: частные архивы физических лиц - комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности, а также комплексы архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном порядке республиканскими органами Государственной архивной службы; Архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, а также религиозных организаций, архивные документы которых созданы после отделения церкви от государства. Государственная архивная служба— это система архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства. Она включает республиканский, областные и городской органы государственного управления по архивам и делопроизводству и сеть государственных архивов — республиканских, областных, зональных, а также районных и городских. 15.Основные направления деятельности архивов. Нормативная законодательная база архивного дела. К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит ею заведующий архивом. Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы. Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива. Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия. Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал. Индивидуальным планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения. Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия. Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом. Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются основные показатели труда работников структурных подразделений. В целях привлечения внебюджетных средств архив предприятия вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций. Прием-передача дел архива предприятия производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия. При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия. Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа. Законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состоит из Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (Основ) и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Законодательные и иные правовые акты Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, касающиеся вопросов, связанных с Архивным фондом Российской Федерации и архивами, должны соответствовать Основам. В случае расхождений между Основами и указанными актами действуют нормы Основ. К исключительному ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти относятся: а) установление единых принципов организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и контроль за их соблюдением; б) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов федеральных государственных архивов и центров хранения документации, а также архивных фондов и архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности; в) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения 16.Деятельность секретаря-референта по организации и проведению совещаний. Участие секретаря-референта в подготовке поездок руководителя. Главная фигура делопроизводственного процесса – секретарь-референт.. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции. Наличие должностной инструкции – важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение – непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий. Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.). В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта. Корпоративный секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п. Корпоративный секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. п.). Для того чтобы руководитель отправился в командировку, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а). После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. 17.Документная лингвистика как система знаний о языке документов. Уровни языка и разделы лингвистики. Функции языка. Документная лингвистика – раздел современного языковедения, исследующий языковые особенности современной документной коммуникации, состав знаковых средств, специфику их организации в документных текстах, закономерности создания самих документных текстов. Понятие документный текст (ДТ) – является базовым в системе понятий документной лингвистики. Учитывая неразрывность понятий документ и документный текст, предполагается обязательное их различение, рассмотрение документного текста как письменно-речевого объекта, составляющего знаковую основу документа. У́ровни языка́ — основные ярусы языковой системы, её подсистемы, каждая из которых представлена «совокупностью относительно однородных единиц» и набором правил, которым подчиняются их использование и классификация. Единицы одного уровня языка способны вступать друг с другом в синтагматические и парадигматические отношения (к примеру, слова, соединяясь, образуют словосочетания и предложения), единицы разных уровней могут лишь входить одна в другую (так, фонемы составляют звуковые оболочки морфем, из морфем состоят слова, из слов — предложения). В качестве основных выделяются следующие уровни языка: фонемный; •морфемный; •лексический (словесный); •синтаксический (уровень предложения). Лингвистика в широком смысле слова (познание языка и передача результатов этого познания другим людям) подразделяется: •теоретическая лингвистика: научная, предполагающая построение лингвистических теорий; •прикладная лингвистика: специализируется на решении практических задач, связанных с изучением языка, а также на практическом использовании лингвистической теории в других областях; •практическая лингвистика: представляет собой ту сферу, где реально проводятся лингвистические эксперименты, имеющие целью верификацию положений теоретической лингвистики и проверку эффективности продуктов, создаваемых прикладной лингвистикой. Язык — многофункциональное явление. Все функции языка проявляются в коммуникации. Выделяют следующие функции языка: коммуникативная (или функция общения) — основная функция языка, использование языка для передачи информации; конструктивная (или мыслеформирующая) — передача информации и её хранение; когнитивная (или аккумулятивная функция) — формирование мышления индивида и общества; •эмоционально-экспрессивная — выражение чувств, эмоций; •волюнтативная (или призывно-побудительная функция) — функция воздействия; •метаязыковая (металингвистическая) — разъяснения средствами языка самого языка. По отношению ко всем знаковым системам язык является орудием объяснения и организации. Речь идет о том, что метаязык любого кода формируется в словах. •фатическая (или контактоустанавливающая) — использование языка для установления психологического контакта собеседников; •идеологическая функция — использование того или иного языка или типа письменности для выражения идеологических предпочтений. Например,ирландский язык используется главным образом не для общения, а в качестве символа ирландской государственности. 18.Литературный язык – признаки, нормы. Функциональные стили русского литературного языка. Характеристика официально-делового стиля по лингвистическим уровням (лексика, морфология, синтаксис). Литературный язык характеризуется следующими признаками, отличающими его от других подсистем национального языка: 1) нормированность; при этом литературная норма является результатом не только языковой традиции, но и целенаправленной кодификации, закрепляемой в грамматиках и словарях; 2) последовательная функциональная дифференцированность средств и связанная с этим постоянно действующая тенденция к функциональному разграничению вариантов; 3) полифункциональность: литературный язык способен обслуживать коммуникативные потребности любой сферы деятельности; 4) коммуникативная целесообразность; это свойство естественным образом вытекает из членения литературного языка на функциональные стили и речевые жанры; 5) стабильность и известный консерватизм литературного языка, его медленная изменяемость: литературная норма должна отставать от развития живой речи В социальном и коммуникативном отношениях одним из важнейших свойств литературного языка является его высокая социальная престижность: будучи компонентом культуры, литературный язык представляет собой такую коммуникативную подсистему национального языка, на которую ориентируются все говорящие, независимо от того, владеют они этой подсистемой или какой-либо другой. Под функциональными стилями понимаются исторически сложившиеся и социально осознанные системы речевых средств, используемых в той или иной сфере общения и соотносимых с той или иной сферой профессиональной деятельности. В современном русском литературном языке выделяют книжные функциональные стили – научный, публицистический, церковно-религиозный ифициально-деловой, которые выступают преимущественно в письменной форме, и разговорный стиль, для которого характерна главным образом устная форма речи. Для лексики официальной речи характерно широкое использование тематически обусловленных специальных слов и терминов (юридических, дипломатических, военных, бухгалтерских, спортивных и т.д.). Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает: языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока;профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;архаизмы: оным удостоверяю, сей документ. Морфологические черты официально-деловой речи определяются в значительной мере ее именным характером: в ней наблюдается абсолютное преобладание имен при незначительном использовании глаголов. Неуместность экспрессивной окраски официальной речи делает невозможным употребление междометий, модальных слов, ряда частиц, слов с суффиксами субъективной оценки, прилагательных в сравнительной и превосходной степени. К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов), использование которых объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся: употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8-10), например: … «штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве»; наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время); нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: результаты деятельности органов налоговой полиции…; преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника. 19.Виды сокращений. Использование аббревиатур в текстах документов. Употребление в документах заимствований, слов с «универсальным» значением, языковых формул. Ограничения на сочетаемость слов в документах. Различаются два вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов. графические сокращения – применяемые на письме сокращенные обозначения слов. Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь. Слово «город» сокращают до одной буквы – г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «Место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991–1995 гг. Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года». В текстах документов должны быть указаны конкретные даты, например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г. Употребление заимствованных слов.Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка – излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов. Употребление слов с «универсальным» значением. Особенность делового стиля – употребление так называемых универсальных слов – слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например: «До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом, – плохо). Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части текста, цель которой – изложить событийную канву, дать общую оценку ситуации как положительной или негативной. Употребление языковых формул Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи: «Сообщаем, что в период с ... по ...» «Акт составлен комиссией в составе: ...» «Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...» «Просим Вас рассмотреть вопрос о ...» Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Владение деловым стилем – это в значительной степени умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие 20.Лингвистические признаки основных групп документных текстов официально-деловой коммуникации (организационно-правовых документов, распорядительных документов, информационно-справочных документов). При создании текстов организационно-правовых документов, например, текстов уставов, положений об организациях, штатных расписаний, должностных инструкций и других, большую роль играет ориентировка на примерные или типовые образцы. Именно этот принцип построения текстов обусловливает высокую степень воспроизводимости в текстах одинаковых лексико-фразеологических единиц. Отметим сравнительно узкий их состав, расширяемый главным образом за счет слов и терминов предмета регулирования, т. е. темы документа. Многоаспектность регулирования создает особую композиционную структуру текста: в текстах выделяется множество относительно автономных микротекстов, содержание которых ориентировано на отдельный аспект регулирования. Микротексты имеют либо цифровые маркеры, либо подзаголовки. Даже эта, казалось бы, сравнительно небольшая группа особенностей демонстрирует лингвистическую неоднородность ДТ во многих отношениях. В текстах приказов обратим внимание на устойчивость композиционной структуры: констатирующая и распорядительная части составляют два микротекста; повелительное наклонение выражено однозначно использованием обязательного компонента, обозначающего управленческое действие: «приказываю». Для текстов информационно-справочных документов (протоколов, актов, сводок, справок, заключений и других) характерно использование одного из самых широких в официально-деловой коммуникации лексического состава. Может быть, это обстоятельство является отражением высокой многосторонности документов, текстового отражения разнообразия жизни, «очистить» от воздействий которой документные тексты удается не всегда. Обстоятельства порождения документов, различный статус и реальная документная грамотность адресантов, неожиданность ситуаций, которые должны подтверждаться документами некоторого вида, порождают большое количество речевых, стилистических и иных ошибок в текстах документов. Ярким примером, нетипичным, конечно же, для лиц, владеющих даже не документной грамотой, а элементарными правилами составления русских текстов, может быть текст такой справки: В текстах этой видовой группы отметим менее сложный, чем в предшествующих текстах, синтаксис: предложения в среднем короче, чем предложения других типологических групп ДТ, менее осложненные. Набор речевых формул неширок. Композиция текстов устойчива. Степень унификации структурных решений высокая. Наибольшим разнообразием по своим лингвистическим параметрам характеризуются ДТ таких документов, как записки, предложения. Разнообразие тематики, относительная произвольность изложения, большое влияние специфики адресантов, связанные с тем, что документы идут снизу вверх по системе управления, обусловливают вышеупомянутое разнообразие документных средств. В текстах документов, связанных с трудовой деятельностью граждан, также наблюдается неоднородность и разнообразие используемых языковых средств. Во многом это связано с различными функционально-содержательными особенностями документов, соответствующих различным этапам оформления трудовых отношений. Комплекс документов, связанных с решением вопроса о принятии на работу (например, резюме, автобиография, рекомендательное письмо или представление к назначению), включает тексты с заметной оценочностью, что предполагает использование соответствующей лексики; возможно использование формулировок с изложением субъективных мнений, что сказывается на модальностях изложения. Тексты кадровых документов, документов учета и отчетности по кадрам часто включают табличные компоненты, композиционная структура этих документов жесткая, унифицированная, лексический состав заполнения реквизитов вариантных форм не имеет; лексические или синтаксические варианты переменных составляющих текстов чаще всего имеют характер назывных предложений, характер и содержание которых определяется заданным текстовым трафаретом. Лингвистическая однородность договорных документов является производным от их юридической функции. Отсюда стабильность рамочной структуры даже в большом разнообразии договоров и контрактов, связанных с различными объектами договорных отношений. Композиционная стабильность и формы ее выражения остаются постоянными. В текстах имеются обязательные составляющие в виде целых микротекстов и в виде фразеологических единиц, создающие целые фрагменты частей текста. Эти обстоятельства привели к тому, что был создан большой комплекс типовых текстов договоров для всех возможных ситуаций, требующих оформления в виде договора. Компактность и лексико-фразеологическая однородность договорных текстов содействуют сужению словаря текстов договорных документов. Перспективным во многих отношениях является построение словаря единиц договорных текстов. Разнообразие текстов личных документов не позволяет говорить об их лингвистической однородности. Однако комплексное исследование этих документов позволяет построить такой интересный объект, как комплексная документная модель личности.Комплексный характер этой модели предполагает исследование лингвистических сторон документов, состав таких документов и особенности их взаимосвязи. На основе этих документов может быть построена часть тезауруса личности, являющегося коммуникативно-документной моделью личности. 21. Понятие организационной структуры, общие свойства организационных структур. Классификация организационных структур. Организационная структура управления — это совокупность работников управления, устанавливающая порядок их соподчиненности и взаимосвязи. Организационная структура управления – это форма, а функция управления - это содержание управления. Функция первична по отношению к организационной структуре. Существуют разнообразные альтернативные варианты построения организационных структур. Выделяют три крупные группы структур управления: 1) бюрократические (механистические); 2) дивизиональные; 3) программно-целевые. Бюрократические (механистические) структуры характеризуются высокой степенью разделения труда, что приводит к появлению высококвалифицированных специалистов на каждой должности; развитой иерархией управления, при которой каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему; наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, обеспечивающих чёткое выполнение сотрудниками своих обязанностей; подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам в строгом соответствии с квалификационными требованиями. В соответствии с типами связей между элементами структуры и соответствующим распределением полномочий можно выделить два основных вида бюрократических (механистических) структур – линейные и функциональные структуры. На базе этих типов структур формируются различные комбинированные, линейно-функциональные структуры (штабное управление). Штабные структуры создаются в случаях ликвидации последствий стихийных бедствий, аварий, катастроф, в случаях освоения новой продукции, новой технологии, а также для решения внезапно возникшей неординарной задачи. Соответственно выделяются такие виды дивизиональных структур: – продуктовая; – структура, ориентированная на потребителя; – региональная структура.