Автор статьи
Валерия
Эксперт по сдаче вступительных испытаний в ВУЗах
- Перечислите структурные части службы делопроизводства в организациях различных уровней управления.
- Перечислите действующие нормативные документы, регламентирующие задачи и функции делопроизводства. Чем они отличаются? Охарактеризуйте формы организации ДОУ в учреждениях.
- Перечислите задачи службы ДОУ.
- Назовите функции службы ДОУ.
- Перечислите состав категорий руководителей, возглавляющих службу ДОУ, специалистов, технических исполнителей и назовите их функции.
- — служба;
- — департамент;
- — управление;
- — отдел;
- — бюро;
- — сектор;
- — группа.
- Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству: Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»; Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»; Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»; Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»; Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения; ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования; ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота;
- унификацию форм документов;
- разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
- К технологическим функциям следует отнести:
- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- ведение информационно-справочной работы по документам организации;
- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
- разработка и проектирование бланков документов;
- подготовка документов к отправке.
- Среди организационных функций службы ДОУ:
- подготовка к докладу руководству поступающих документов;
- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
- регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
- организация хранения документов в структурных подразделениях;
- организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
- повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
- организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
- организация делопроизводства по обращениям граждан;
- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
- К контрольным функциям относят:
- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);
- контроль за сроками исполнения документов;
- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
- Методические функции, выполняемые службой ДОУ:
- разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
- секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения);
- экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.);
- бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания);
- отдел (бюро) контроля;
- отдел (бюро) писем и приема граждан;
- группа печати и размножения документов;
- отдел автоматизации;
- архив и др.
О сайте
Ссылка на первоисточник:
https://samgtu.ru
Поделитесь в соцсетях: