Автор статьи
Валерия
Эксперт по сдаче вступительных испытаний в ВУЗах
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время документ является основным средством подачи информации в любой современной организации, от небольших коммерческих фирм до государственных предприятий. Разумная организация документооборота влияет как на эффективность управления предприятием в целом, так и на успешное ведение бизнеса конкретной организацией. Автоматизация рабочего процесса сегодня — это не только метод оптимизации внутренних процессов организации, но и «жизненная необходимость» в контексте стремительного развития информационных технологий. Системы электронного документооборота (СЭД) стали незаменимым элементом любого предприятия. Важно отметить, что внедренная система электронного документооборота удовлетворит абсолютно все требования предприятия только при условии правильной интеграции системы в бизнес-процессы компании и с учетом особенностей внутреннего корпоративного документооборота. Поэтому для полноценного функционирования систем электронного документооборота требуется поддержка и адаптация со стороны компании, внедряющей ту или иную систему. Отметим тот факт, что «деятельность разработчиков систем электронного документооборота практически не регламентирована». При разработке программных продуктов и реализации проектов по их внедрению разработчики и поставщики этих решений в той или иной степени руководствуются следующими государственными стандартами, которые помогают им в организации внедрения систем электронного документооборота, а также в разработка отдельных программных продуктов: ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 53898-2013. Поскольку вышеперечисленные ГОСТы носят рекомендательный характер, разработчики вкладывают максимальную гибкость в свои решения, чтобы на базе системы можно было в зависимости от заказчика реализовать различные схемы работы с документами. Актуальность выбранной темы заключается в том, что внедрение систем электронного документооборота на данный момент широко распространено. Многие организации постепенно переходят на электронный документооборот, поэтому необходимо проанализировать вопрос о том, как внедряются системы электронного документооборота, какие проблемы и преимущества внедрения, а также сравнить методы внедрения различных компаний. Объект исследования — системы электронного документооборота. Предмет исследования — теоретические аспекты организации внедрения основных систем электронного документооборота. Целью работы является рассмотрение организации внедрения различных систем электронного документооборота для выявления особенностей и проблем этого процесса. Для достижения этой цели необходимо выполнить ряд задач: 1. Проанализировать важнейшие принципы и условия электронного документооборота. 2. Рассмотрим основные характеристики и функции, присущие любой системе электронного документооборота. 3. Выявить преимущества и проблемы, связанные с процессом внедрения систем электронного документооборота.ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Принципы и условия применения электронного документооборота
На смену традиционному («бумажному») документообороту в течение нескольких лет активно приходят электронные организации, занимающиеся различной деятельностью. Это связано с тем, что электронные документы сейчас становятся все более популярными из-за сокращения времени работы с ними, возможности удаленно заниматься офисной работой и, как следствие, сокращения бумажной работы. Начиная разговор о принципах и условиях электронного документооборота, давайте разберемся, что такое электронный документ. Итак, электронный документ — это документированная информация, представленная в электронном виде, то есть в форме, пригодной для восприятия человеком с помощью электронных компьютеров, а также для передачи по информационным и телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Говоря о концепции электронного документа, нельзя не коснуться концепции электронного документооборота. Это способ организации работы с документами, при котором основная часть документов используется в электронном виде и хранится централизованно [11]. Следует отметить, что электронный документооборот осуществляется с помощью специальных систем — систем электронного документооборота. Концепция системы электронного документооборота появилась сравнительно недавно. В нормативных документах нет определения этого явления. Согласно статье в ECM-Journal, система электронного документооборота — это компьютерная программа (программное обеспечение, система), позволяющая организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передача документов, выдача задач, отправка уведомлений и т.д.) [15]. Электронный документооборот основан на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых документы создаются и перемещаются. С учетом того, что понятия электронного документооборота и системы электронного документооборота неразрывно связаны, можно сформулировать несколько основных принципов электронного документооборота, которые в той или иной степени выделялись разными авторами [18]: 1. Предоставление программной платформы, используемой в той или иной СЭД, возможность хранить, искать документы, а также поддерживать систему обмена сообщениями между пользователями. Этот принцип является одним из важнейших, так как он определяет саму суть работы любой СЭД, ведь хранение, поиск и общение между пользователями — это основа для быстрого создания документа, его обработки и хранения. 2. Реализация поддержки распределенной обработки информации, т.е. документ должен быть отправлен только тем пользователям, которым он предназначен для создания, утверждения и редактирования документа. Этот принцип исключает возможность ошибочной отправки документа, например, не тому исполнителю, а также массовую рассылку документа всем пользователям, а не одному конкретному. 3. Масштабируемость — определяется набором поддерживаемых платформ, максимальным количеством пользователей, количеством уровней структур системы. Этот принцип определяет уровень производительности информационной системы, то есть ее способность работать с потоком и объемом информации, который будет осуществляться после внедрения СЭД. 4. Открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями. Открытость архитектуры — это ее гибкость, этот принцип нужен для того, чтобы организация, реализующая систему электронного документооборота, имела возможность настраивать систему под конкретную организацию клиента, удаляя одни элементы и добавляя другие. Интеграция важна, прежде всего, для удобства использования системы и ускорения времени работы с документами. 5. Поддержка различных типов документов, с которыми работает система. Этот принцип предполагает работу с документами, имеющими разные форматы, а также поддержку работы с несколькими версиями документа и возможность отслеживать взаимосвязь документов. 6. Коллективная работа с документами. Он заключается в обеспечении возможности коллективной работы группы исполнителей над одним или несколькими документами для лучшего выполнения своей задачи по исполнению. 7. Возможность работать по «бесплатной» схеме. Этот принцип означает, что в системе не должно быть жесткой фиксации маршрутов выполнения документов. Оформление отдельных документов может отличаться от стандартного порядка оформления однотипного документа в организации, что может усложнить работу по его оформлению и обработке. 8. Контроль за прохождением и оформлением документов. Руководитель организации или другое лицо, назначенное контролером для оформления документа, должно полностью и в режиме реального времени иметь возможность отслеживать, на какой стадии исполнения находится тот или иной документ. 9. Выявление особенностей настройки продукта под нужды конкретного покупателя. Этот принцип тесно связан с принципом открытости архитектуры систем электронного документооборота. Он заключается в возможности настроить систему под конкретную организацию с учетом особенностей офисной работы в ней. 10. Необходимость ориентироваться на традиционное для России понятие документооборота. Многие стандарты, регулирующие создание и внедрение систем электронного документооборота, являются международными или европейскими, например, MoReq2 [7]. Отечественные специалисты вынуждены подстраивать их под нашу, российскую, концепцию делопроизводства, в частности, электронного. Это связано с тем, что правила и устоявшиеся нормы документооборота за рубежом отличаются от отечественных. Поэтому разработчикам СЭД необходимо руководствоваться именно отечественными правилами при создании и внедрении систем электронного документооборота. Вышеупомянутые принципы электронного документооборота позволяют вести оперативный и объективный контроль прохождения документов в организации, а также быстро выяснять, на каком этапе обработки находится тот или иной документ. С документами любого содержания необходимо выполнять определенные действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать адресату, контролировать ход выполнения, налагать решения. Специализированные системы как раз и предназначены для решения таких задач. Использование организации электронного документооборота — не самый простой процесс, поэтому существует ряд условий, способствующих успеху в данном случае, которые в своей работе обозначил Ю.Д. Фот, Е.В. Каменев. Во-первых, активное участие в использовании электронного документооборота со стороны руководства организации. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением систем электронного документооборота, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешно достичь поставленной цели. Во-вторых, необходимо придерживаться этапов установки, чтобы уложиться в требуемые сроки и бюджет. В-третьих, интерес ключевых пользователей — одно из основных условий успешного использования организацией электронного документооборота. Рабочая группа по внедрению должна учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе. В-четвертых, грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разногласий между подрядчиком и заказчиком при эксплуатации системы. Следует отметить, что соблюдение вышеуказанных условий и принципов электронного документооборота гарантирует более эффективное внедрение систем электронного документооборота. Происходит это путем настройки системы, которая будет учитывать требования конкретного заказчика, возможность промежуточного контроля за движением документов, а также требование наличия специальных возможностей системы уведомления о нарушениях в процесс работы с документами и их прохождение. Нельзя игнорировать тот факт, что бесперебойное функционирование всех процессов делопроизводства в организации и их строгая структурированность обеспечивается контролем за соответствием системы документооборота государственным стандартам и законодательству в целом [10]. Таким образом, под электронным документооборотом мы понимаем такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде с использованием специализированного класса программного обеспечения — систем электронного документооборота. Электронный документооборот имеет ряд особенностей, которые связаны с изложенными выше принципами электронного документооборота, а также с соблюдением необходимых условий его использования.1.2. Основные особенности и функции систем электронного документооборота
Как отмечалось ранее, система электронного документооборота — это компьютерная программа (программное обеспечение, система), позволяющая организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передача документов, выдача заданий, отправка уведомления и др.). Любая система электронного документооборота, в первую очередь, должна отвечать конкретным потребностям организации. Для этого «разработчики создают такую СЭД, которая будет направлена на достижение следующих целей» [12]: 1. Обеспечение повышения эффективности и качества работы с документами, оптимизация документооборота, обеспечение контроля исполнения; 2. Снижение трудозатрат на рутинные операции; 3. Обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации; 4. Обеспечение контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения оформления, отправки или регистрации по делу; 5. Сокращение сроков прохождения и оформления документов; 6. Централизованное хранение текстов документов, оформленных в электронном виде, и их графических изображений; 7. Возможность организации логической привязки документов по одному вопросу и оперативного поиска документов по тематическому набору реквизитов. Для достижения вышеуказанных целей системы электронного документооборота должны обладать рядом специфических особенностей. Это: наличие справочников, возможность интеграции с другими программными продуктами, использование системы управления базами данных. Понятие «справочник» представлено на официальном сайте 1С. Итак, каталоги являются прикладными объектами конфигурации, т.е. они позволяют хранить в информационной базе данных данные, имеющие одинаковую структуру и характер списка. Это может быть, например, список сотрудников, список товаров, список поставщиков или покупателей. Справочники предназначены для хранения и систематизации различной справочной информации. Их использование позволяет избежать разного рода ошибок, например, при вводе каких-либо реквизитов документа. Они регулярно обновляются, что позволяет пользователю работать с наиболее актуальной информацией во время контакта. Ссылки используются для упрощения заполнения диалоговых полей. Удобнее и безопаснее не заполнять поля вручную, а по возможности подставлять данные из соответствующего справочника. Одной из важнейших и актуальных задач при внедрении СЭД является задача интеграции системы электронного документооборота с другими информационными системами. Обратите внимание, что интеграция — это процесс объединения нескольких объектов в одно целое. Любая СЭД должна интегрироваться с другими программами, системами, так как это позволяет ей иметь более широкий набор функций. СЭД, не имеющая возможности интеграции с другими ИТ-системами, неконкурентоспособна на рынке [15]. С интеграцией неразрывно связана еще одна актуальная задача внедрения СЭД — миграция данных из ранее использовавшихся систем электронного документооборота, причем не только при переходе с устаревших СЭД, но и при миграции по каким-либо причинам с платформы, на которой ранее был реализован электронный документооборот. Миграция данных — это отдельный организационный проект и включает в себя все основные этапы: анализ, проектирование, разработку, тестирование. «Откладывание миграции до последнего момента недопустимо, так как это влечет за собой задержки в реализации целевого проекта и непредвиденные расходы». Еще одна особенность СЭД — наличие в них системы управления базами данных (СУБД). СУБД — это хранилище данных и метаданных для системы. Такое определение дает в своей работе Е.В. Романченко. Самое широкое определение дал С.Д. Кузнецов. СУБД — это набор языковых и программных инструментов, предназначенных для создания, обслуживания и совместного использования баз данных многими пользователями. Обратите внимание, что система управления базой данных является посредником между базой данных и ее пользователями. Основными функциями СУБД являются: управление данными во внешней памяти (на дисках); управление данными в памяти; ведение журнала изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев. Таким образом, система управления базами данных имеет сложную структуру и является неотъемлемой частью систем электронного документооборота. Все перечисленные особенности можно выявить только при предпроектном опросе рабочей группой по внедрению системы электронного документооборота. Каждая организация имеет свои особенности ведения делопроизводства, поэтому важно, чтобы система полностью отвечала всем требованиям, предъявляемым к конкретной организации [14]. Говоря об особенностях СЭД, нельзя не затронуть тему функций СЭД. Итак, рассмотрим основные функции систем электронного документооборота, согласно европейскому стандарту MoReq2 «Типовые требования к электронному документообороту» [7], разработанному в 2008 году. Отметим, что это универсальный документ, содержащий функциональные требования к управлению электронными документами в рамках рамки систем электронного документооборота. Область применения этого стандарта — как частные, так и государственные учреждения, желающие внедрить СЭД. В статье Н.А.Храмцовской «Опыт общественного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификаций MoReq2» раскрывается вопрос, почему MoReq2 так важен в нашей стране. Ответ прост — в наше время активно развиваются информационные технологии, следствием чего является переход на электронный документооборот, то есть использование систем электронного документооборота. Поскольку MoReq2 — универсальный стандарт, его разделы и требования подходят для любой системы учета, в любой стране [7]. Любая система электронного документооборота должна обладать определенными функциональными характеристиками, которые важны для успешного ведения электронного документооборота. Основные функции, присущие любой системе электронного документооборота, изложены в MoReq2 [7]. Итак, основными функциями систем электронного документооборота являются: 1. Контроль доступа и безопасность — это обеспечение контроля и управления, связанное с безопасностью документов. Любая организация должна иметь возможность контролировать доступ к документам. В СЭД права доступа назначаются не каждому пользователю системы, а определенным группам пользователей. Наряду с этим, СЭД позволяет определенным пользователям открывать доступ на определенное время к определенному документу и к определенному действию для других пользователей. Обычно эти права закрепляются за сотрудниками административного аппарата организации. 2. Функция резервного копирования и восстановления — используется в целях безопасности. Эта функция реализована либо в самой СЭД, либо через ее интеграцию с другими системами и приложениями. Обычно такие обязанности возлагаются на работников ИТ-службы. 3. Управление сроками хранения документов, их передачи и уничтожения. СЭД устанавливает период хранения для различных типов документов по умолчанию в процессе внедрения в соответствии с текущими сроками хранения. У данной функции есть существенный недостаток — при изменении срока хранения тех или иных документов в законодательстве необходимо вручную изменить его в СЭД, поскольку изначально система была настроена иначе. Системы электронного управления документами уведомляют пользователей обо всех истекающих сроках хранения в течение указанного периода, поэтому вероятность того, что какой-либо документ не будет вовремя уничтожен или не передан в архивное хранилище, сведена к минимуму [10]. Передача документов на хранение в большинстве случаев осуществляется путем их переноса в СЭД, которая отвечает за архивное хранение документов. 4. Обеспечение ввода и регистрации документов. В СЭД есть гибкая система ввода информации, которая имеет хорошие средства настройки и управления. Благодаря этому рабочая группа по внедрению системы имеет широкие возможности по настройке системы применительно к конкретной организации, ее адаптации к этой организации. Отдельно здесь мы можем выделить функцию сканирования, которая позволяет автоматически извлекать необходимые метаданные из отсканированного документа, чтобы вам не приходилось вводить их вручную в систему. Регистрация документов в СЭД происходит автоматически, с присвоением документу определенного номера. 5. Умение искать информацию. В соответствии с рассматриваемым стандартом поиск — это процесс идентификации (идентификации) дел и документов с использованием параметров, заданных пользователем, с целью поиска, получения доступа и извлечения документов, заголовков, дел, поддиапазонов, томов и / или их метаданных. Обратите внимание, что EDMS позволяет искать как документы, так и связанные с ними метаданные. Поиск в основном выполняется по элементам известных метаданных, таким как заголовок или дата. 6. Создание отчетов. Отчеты в СЭД необходимы для того, чтобы администраторы могли управлять системой, а руководство могло контролировать правильное использование СЭД. Благодаря своевременному созданию отчетов (часто выявляются ошибки в работе самой СЭД или пользователей в ней) ИТ-специалисты вовремя обнаруживают эти проблемы и устраняют их без вреда для организации. Обратите внимание, что отчеты часто создаются по действиям с документами, по частоте их изменений, по частоте создания новых заголовков и обращений. Таким образом, под СЭД мы подразумеваем программу, в которой вы можете создавать документы, изменять их, а также использовать и хранить. Основными особенностями СЭД являются наличие справочников, возможность интеграции и миграции, а также наличие системы управления базами данных. Эти функции универсальны, то есть они должны быть в любой системе. Что касается функций СЭД, отметим, что приведенный перечень функций систем электронного документооборота не является исчерпывающим, здесь были приведены основные, реализованные в любой системе электронного документооборота. Рассмотренные функции обеспечивают адекватный учет в организации с использованием СЭД [15]. Одно из основных требований к функционированию разработчиков современной СЭД — предложить решение, адекватное по качеству, цене и срокам, по которым осуществляется внедрение, вне зависимости от индивидуальных особенностей работы заказчика, иными словами, СЭД должна удовлетворять потребности абсолютно любой организации любого вида деятельности и размера. Это и есть основная задача внедрения — в СЭД должны быть такие функции, с помощью которых рабочая группа внедрения может адаптировать систему под конкретную организацию.ГЛАВА 2. ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С ВНЕДРЕНИЕМ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1 Проблемы внедрения СЭД
Говоря о преимуществах внедрения систем электронного документооборота, нельзя не отметить проблемы от этой же реализации, на которые в своих статьях обращал внимание С.К. Байдыбеков, А. Пахчанян. Во-первых, человеческий фактор. Есть особенность СЭД — она должна быть внедрена на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации. В любой организации есть сотрудники, которые не готовы перейти на новый вид работы с документами, их привлекает более устаревший вид работы. Обычно это связано либо с нежеланием узнавать что-то новое, либо с недостаточным уровнем образования [11]. Рассмотрим варианты решения этой проблемы: 1. Переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту, где сотрудники могут работать с электронными документами (отправлять, получать, редактировать и т.д.). Благодаря этому сотрудники постепенно привыкнут к работе с электронными документами и будут печатать только то, что им действительно нужно. Такой подход приведет к значительному сокращению количества копий бумажных документов и облегчит их обновление. Целесообразно внедрить такие средства электронной почты и доступа к информации, которые станут частью будущей системы электронного документооборота. 2. На этапе подготовительных работ следует постараться найти сторонников-энтузиастов, которые помогут коллегам освоить новую технологию работы в системе. Желательно, чтобы эти сотрудники были дружелюбны, мотивированы нежеланием показать свое превосходство над другими, а, наоборот, желанием помочь другим легче овладеть тем, что они сами уже знают. Желательно организовать обучающие курсы. Во-вторых, фактор лидерства. Эта проблема является одной из важнейших во внедрении, ведь невнимание руководителей организации может привести к необратимым последствиям, вплоть до того, что система вообще не будет внедрена. Причины тому: нежелание руководителей работать с электронными документами, а также боязнь прозрачности своей деятельности для подчиненных. Из возможных решений этой проблемы можно выделить следующие: убедить менеджера в необходимости внедрения системы. В противном случае потраченные на реализацию средства и усилия не оправдают себя. В-третьих, постоянные структурные изменения, в результате которых происходит слабая формализация бизнес-процессов. Эта проблема решается достаточно просто, основная задача рабочей группы внедрения — внедрить такую СЭД, которая будет соответствовать характеристикам конкретной организации. Отметим, что ни один акт внедрения СЭД не обходится без проблем, которые в большинстве случаев своевременно решаются рабочей группой. Именно эффективность их решения гарантирует максимально быстрое и качественное внедрение системы электронного документооборота в организации [19]. Обозначенные выше преимущества от внедрения систем электронного документооборота дают понять, что внедрение СЭД необходимо в современных условиях существования организаций. Они помогают организациям выйти на новый уровень, стать самыми современными, а значит, работа с документами становится максимально эффективной. Что касается проблем, возникающих при внедрении СЭД, отметим, что полностью избавиться от них на этапе подготовки к внедрению не удастся. Каждая организация работает по-своему, поэтому организация, внедряющая систему, не сможет адаптироваться к каждому клиенту. Она сделает это в процессе внедрения, а это значит, что проблемы будут решены и в это время. Рассмотрев теоретические аспекты внедрения систем электронного документооборота, можно сделать ряд важных выводов. В настоящее время ни одна организация не может обойтись без использования систем электронного документооборота в своей деятельности, о чем свидетельствует тот факт, что все больше и больше организаций, как больших, так и малых, переходят на электронный документооборот, считая такой способ выполнения офисной работы более быстрым и удобным. Грамотное создание СЭД разработчиками с использованием основных принципов и условий использования электронного документооборота, а также наиболее квалифицированное обучение работе с ним позволяет нам отодвинуть традиционный рабочий процесс на второй план. Системы электронного документооборота, которые не разработаны в соответствии с основными функциями, неконкурентоспособны и не соответствуют основным требованиям к СЭД. Соблюдение основных функций — важнейший фактор, без которого конкретная СЭД просто не может существовать. Рассмотрим сначала организационные проблемы внедрения СЭД. Их много, но я выделю самые важные. Начнем с задач, которые ставит перед собой руководство [10]: 1. Менеджеры не обладают достаточным пониманием возможностей и функций СЭД, и поэтому не могут должным образом оценить все ее преимущества. Проблема неосведомленности руководства — одна из самых распространенных. При этом возможны 2 случая: 1) до внедрения систем электронного документооборота в организации был документооборот и 2) до внедрения СЭД документооборота в организации не было вообще. В первом случае руководство компании обычно не имеет четкого представления о целях реализации. Консерватизм здесь исходит от незнания менеджеров того, что СЭД систематизируют уже существующий документооборот, экономят средства предприятия и рабочее время сотрудников. Решение этой проблемы в основном заключается в правильной и полной информации руководства клиента. Во втором случае у руководства возникает масса проблем, связанных с отсутствием документооборота. Однако он не понимает, откуда берутся эти многочисленные «завалы». Они даже не хотят слышать ни о каких системах. Чаще всего менеджеры в таких случаях могут рассуждать так: «У меня уже много проблем, мне некогда ни на какие системы электронного документооборота!» Это очень непростая ситуация, потому что сложно убедить руководство, что после внедрения СЭД многие проблемы компании, связанные с отсутствием порядка, будут решены. Тем не менее, с этой проблемой можно справиться. Можно действовать следующим образом. Тщательно проанализировав деятельность этого предприятия, необходимо выделить те подразделения, которые больше всего страдают от отсутствия документооборота. Затем в этих блоках нужно запустить пилотный проект. При его успешной реализации вы получите поддержку в виде руководителей этих ведомств, проблемы которых будут решены. После этого вы можете уверенно настаивать на проведении встречи по этому вопросу [9]. 2. Отсутствие личной заинтересованности среди начальства. По словам Елены Ивановой, руководителя отдела маркетинга компании EOS: «Интерес — это главное, как на старте проекта, так и в процессе. Если заказчик, а особенно руководитель организации, заинтересован, внедрение будет намного проще. А вопрос подготовленности легко решается повышением квалификации. «Однако именно отсутствие должной приверженности со стороны руководства является довольно распространенной проблемой. Это может быть связано с опасением прозрачности собственной деятельности, которое наступает после внедрения СЭД. И подчиненные, и руководители боятся открыть свою деятельность для всех, отсюда неоднозначное отношение к внедрению систем документооборота. Кроме того, уже немного, но есть лидеры «советского типа»: они не хотят напрямую работать с документами, просматривать их, вникать в контент. Они предпочитают общаться с живыми людьми, то и дело «вызывая их на ковер». 3. Недооценка подготовительной части. Подготовительный этап внедрения системы электронного документооборота чрезвычайно важен для дальнейшего функционирования системы. Ведь на стадии обследования и запуска «пилотного проекта» прорабатываются все те бизнес-процессы, которые будут автоматизированы, уточняется вся информация, которая не была получена в ходе предпроектного обследования, и выявляются недостатки. На этом этапе необходимо тщательно продумать все цели и задачи, которые должна решать СЭД. Пилотный проект позволяет убедиться, что решение соответствует поставленным задачам, и, если оно не соответствует всем требованиям, отказаться от внедрения без потери значительных средств. Тем не менее, некоторые руководители стараются сэкономить на «пилоте», не придавая ему особого значения [16]. С другой стороны, некоторые испытывают искушение построить полную систему из пилотного проекта, что также неверно и на самом деле очень опасно. Ведь «пилот» не обладает полным функционалом, и это вызовет проблемы в будущем. 4. Отсутствие согласованности между заказчиком и поставщиком. В такой ситуации у противоположных сторон могут быть разные представления о задачах и целях реализации. В этом случае действия поставщика и покупателя не будут согласованы, и их постигнет печальный опыт Лебедя, Рака и Щуки. Поэтому при внедрении пилотного проекта проводится окончательное уточнение и согласование целей и задач реализации. 5. Экономия на обучении сотрудников. Многие руководители не относятся серьезно к этапу обучения. Действительно, обучение сотрудников на рабочем месте — большая проблема. Здесь выходом может стать организация дистанционного обучения. Теперь давайте посмотрим на организационные проблемы, связанные с сотрудниками. «Заинтересованность персонала заказчика — это не меньше, чем профессионализм и опыт внедрени»”, — говорит Алексей Чернышев, эксперт Digital Design, премиального партнера DocsVision. «Члены рабочей группы внедрения со стороны заказчика должны быть максимально заинтересованы в результате проекта, и чем больше у них будет энтузиазма, тем успешнее будет внедрение и тем эффективнее будет дальнейшая работа в СЭД. быть. С точки зрения организационной готовности заказчику важно убедиться, что каждый участник внедрения готов для него: например, у спонсора проекта должно быть желание изменить процесс и полномочия для внесения соответствующих организационных изменений, процесса собственники должны иметь представление о достигаемых целях и приоритетах этих целей с точки зрения бизнес-задач. Что касается «технической» подготовленности персонала — это тоже много значит, но интерес к проекту важнее. Ведь все можно узнать, было бы только желание» [17]. По мнению психологов, консерватизм — одна из основных черт человека: «Консерватизм обусловлен особенностями строения человеческого мозга — человеку физиологически легче работать так, как он уже привык (даже если этот метод является не самый оптимальный». При внедрении систем электронного документооборота можно встретить сопротивление со стороны сотрудников. Они могут воспринять это нововведение не только нейтрально, но и отрицательно. Такое отношение можно объяснить разными причинами. Первый — это нарушение привычной деятельности. Люди привыкли работать по своим, давно установленным правилам. Многие годы делопроизводство велось в неизменном виде, например, бумажный документооборот. И теперь им предлагают быстро перейти на новый метод, в системы электронного документооборота, но при этом нагрузка не снижается! Естественно, это вызывает недовольство и сопротивление со стороны сотрудников. Решить эту проблему можно с помощью постепенного внедрения СЭД. Например, сначала внедрите только электронную почту. Электронной почтой легко пользоваться, и люди быстро привыкнут к ней, так как она, несомненно, покажется им более удобной, чем обычная почта. Затем вы можете создать свой собственный интранет-сервер и т.д. Сотрудники постепенно привыкнут к тому, что документы нужно читать с экрана ПК, а распечатывать только самое необходимое. Необходимо как можно лучше показать людям положительную сторону реализации, построить правильную мотивацию. Кроме того, чтобы снизить сопротивление персонала внедрению, вам необходимо полагаться на знакомую стандартную среду. Например, если компания использует Lotus Notes / Domino, то желательно, чтобы интерфейс СЭД был аналогичен интерфейсу Lotus [10]. Второй — нежелание переучиваться. Внедрение систем электронного документооборота обязательно повлечет за собой необходимость переподготовки сотрудников. Не все с радостью примут требования для повышения квалификации. Кто-то даже открыто саботирует проект. Причиной консерватизма также может быть боязнь неспособности работать в системе, боязнь того, что ошибки дискредитируют сотрудника в глазах руководства (или подчиненных). Не исключено, что это боязнь штрафов, кадровых перестановок из-за выявления участков с низкой производительностью труда (про прозрачность деятельности я уже говорил). Более того, самое интересное, что пожилых сотрудников часто спрашивают прямо: либо они проходят переподготовку, повышают квалификацию, либо их могут уволить как не соответствующих занимаемой должности. Поэтому они часто делают это очень старательно. И хотя на их обучение может уйти больше времени и денег, но потом они становятся хорошими специалистами [9]. Наибольшее сопротивление всему новому обычно возникает у старожилов компании, которые четко понимают и подчеркивают свою важность и необходимость. У них есть страх потерять статус перед начальством. Эти опасения связаны с вынужденным дублированием информации, которое происходит в первые месяцы после внедрения СЭД, что может привести к различным ненужным вопросам, которые могут привести к различным конфликтам. Ярым противником внедрения СЭД может стать и ИТ-подразделение, которое несет тяжелую ношу. Важно отметить, что на этапе опытной эксплуатации эффективным методом преодоления консервативных установок является отбор рабочей группой наиболее активных и «лояльных» пользователей. В любой организации обязательно найдутся люди, которые всегда открыты для нового. Они будут воспринимать СЭД как «новую игрушку», а не как бремя и сложность, быстро включатся в работу и помогут другим, внушая им свою уверенность и мотивируя их работать в системе [11]. В заключение я приведу небольшой пример. Следующий инцидент произошел на бельгийской железной дороге при внедрении системы электронного документооборота. Когда было объявлено, что новая система будет запущена в такую-то дату, половина сотрудников не вышли на работу под разными предлогами. Люди так болезненно воспринимают нововведения! Подобные инциденты неизбежны в процессе внедрения и ввода в эксплуатацию систем документооборота. Поэтому необходимо вести постоянный диалог с руководством, и среди всех сложностей и проблем постараться объяснить сотрудникам, что СЭД в будущем станет их помощником в решении текущих производственных проблем, а не источником неприятностей [8]. 1. Недостаточная квалификация. Несмотря на значительное развитие информационных технологий в последние годы, многие сотрудники российских компаний все еще не имеют необходимых навыков работы с ПК. Получается, что прежде чем внедрять СЭД, нужно сначала научить персонал работать с компьютером базовыми способами. Следовательно, вам придется уделять больше времени обучению сотрудников или даже поиску новых, более квалифицированных кадров. 3. Низкая вовлеченность менеджеров в проект. СЭД внедряется для организации и, следовательно, сотрудники этой организации будут ею пользоваться. Следовательно, чем активнее проявляют себя сотрудники и руководители при внедрении электронной системы, тем более оптимизированной эта система будет и будет полностью соответствовать требованиям организации и сотрудников, в частности. Распространенной ошибкой является возложение ответственности за проект на внешних консультантов, у которых нет ни административных полномочий, ни надлежащих полномочий, ни знания взаимоотношений в команде и ее внутренних проблем. Если в компании нет подходящего кандидата, то можно даже нанять другого сотрудника и назначить его ответственным за проект. Обратите внимание: при внедрении СЭД необходимо сбалансировать затраты. Например, лучше нанять «лишнего» сотрудника, чем платить больше «круглых» сумм позже, когда проект провалится [19]. Теперь рассмотрим технические проблемы внедрения систем электронного документооборота. 1. Сложность выбора подходящей системы. Заказчики не всегда хорошо понимают, какие системы есть на рынке и как их выбирать. Помощь консультантов и хорошее знание бизнес-процессов собственной компании помогают снизить риски внедрения СЭД. Прежде чем приступить непосредственно к выбору СЭД, вы должны иметь четкое представление о том, какие потребности должна удовлетворять внедряемая система. И только после этого уже можно выбрать нужную СЭД с требуемыми техническими характеристиками. В противном случае может случиться так, что уже в процессе эксплуатации готовой СЭД неожиданно обнаружится, что в системе отсутствует весь необходимый заказчику набор операций. И вряд ли удастся расторгнуть договор с компанией-поставщиком (или «исполнителем») после того, как все будет оплачено и установлено. Поэтому к этапу выбора желаемой СЭД нужно подходить очень ответственно и всегда помнить [13]: Неудачный выбор системы — это не просто финансовые потери, это подрыв доверия персонала к инновациям в целом. После такого «прокола» в течение нескольких лет ни о каких нововведениях даже намекать не удастся. Нередки случаи, когда при выборе СЭД руководствовались только популярностью системы, которая является результатом эффективной маркетинговой деятельности ее производителя. При этом игнорировались такие важные факторы, как функциональность, стоимость, предоставляемые услуги обучения, техническая поддержка и т.д. При выборе системы нужно ориентироваться не только на свои финансовые возможности, но и на свои потребности. Это означает следующее. Если организация небольшая или ей не нужно выполнять какие-то сложные финансовые задачи, то покупать сложную и дорогую систему нет необходимости. Но если требуется больше функциональности, у компании есть филиалы, реальные возможности для расширения, то систему следует выбирать с перспективой на будущее. Выбор провайдера СЭД для многих является большой трудностью. Здесь важно учитывать репутацию этого поставщика. Желательно поговорить с другими заказчиками, которые с ним взаимодействовали, и узнать, довольны ли они реализованным проектом. Качество обучения и услуг технической поддержки также может многое сказать о профессионализме поставщика. 2. Совместимость нового программного обеспечения с существующим оборудованием. ИТ-инфраструктура заказчика может быть не готова к предстоящей нагрузке. Результатом может стать падение эффективности работы электронной системы, а также сбои в работе программного обеспечения. Чрезмерная нагрузка может привести к выходу из строя техники, что ведет не только к материальным, но и временным затратам. Поэтому на этапе пилотного проекта необходимо тщательно проверить уже имеющееся на предприятии оборудование на совместимость с установленной системой. Если оборудование не соответствует требованиям, нужно вступить в переговоры с директором о приобретении нового оборудования. В противном случае установка системы будет невозможна [14]. 3. Отсутствие регламентов, неформализованных бизнес-процессов. Если в организации нет правил, по которым осуществляется рабочий процесс, то эффективное внедрение СЭД практически невозможно. Кроме того, если структура организации нестабильна (в литературных источниках это явление обычно называется «структурной скачкой»), то создать СЭД будет очень сложно. Однако без выхода проблем не бывает. В этом случае внедрение СЭД возможно не сразу, а постепенно, сначала в наиболее устоявшихся, формализованных подразделениях. 4. Миграция существующих документов. Этап, на котором существующие бумажные документы в организации переходят в электронный вид, не только очень трудоемок, но и очень опасен, так как возможна потеря информации, дублирование существующих документов. Понятно, что для того, чтобы преобразовать документ в электронный вид, необходимо использовать сканирование. Если количество входящих документов невелико, то можно использовать простые недорогие сканеры. Но в том случае, если объем входящей корреспонденции очень большой (это обычно бывает в крупных организациях и в «организациях, производящих» документы), тогда потребуется приобретение специализированных дорогих сканеров, что является дополнительными (и немалыми) затратами.2.2 Преимущества внедрения СЭД
Внедрение систем электронного документооборота — долгий и сложный процесс. Вот почему важно определить, насколько необходимо внедрение для конкретной организации, окупят ли преимущества СЭД затраты на проект внедрения и превысят ли преимущества СЭД ее возможные недостатки. Специалисты компании Электронные офисные системы выделяют следующие преимущества от внедрения систем электронного документооборота [11]: — снижение затрат и экономия ресурсов по разным позициям; — долгосрочный стратегический эффект — улучшение системы менеджмента, бизнес-процессов и, как следствие, значительная положительная динамика показателей эффективности организации; — освобождение офисных площадей, необходимых для хранения бумажных документов, в результате внедрения; — снижение затрат на копирование — бумага, копировальные аппараты, расходные материалы; — снижение стоимости доставки бумажных документов за счет внедрения системы; — экономия рабочего времени сотрудников на документообороте, как следствие — высвобождение времени для продуктивной деятельности. Все вышеперечисленные преимущества от внедрения СЭД обобщены и характерны практически для любой системы электронного документооборота. А как насчет стратегических преимуществ внедрения СЭД? Обратите внимание, что они влияют на эффективность организации и связаны с улучшениями ключевых бизнес-процессов, в том числе: Во-первых, повышение качества работы с информацией. Эффективность происходит за счет создания определенного единого информационного пространства, к которому имеют доступ удаленные отделы и филиалы, а также сотрудники, не находящиеся в организации в данный момент (например, командировочные). Также увеличивается скорость обработки информации и повышается уровень информационной безопасности, что важно в век информационных технологий [18]. Во-вторых, повышение эффективности компании. Отметим, что в этом случае наблюдается улучшение исполнительской дисциплины, а также повышение качества управленческих решений. Это достигается за счет использования актуальных данных при работе с документами. В отдельных организациях реализуются эффективные механизмы совместной работы в СЭД, т.е. такой принцип работы, при котором работа с одним документом осуществляется совместно различными сотрудниками организации, например, его редактирование. Таким образом, следует отметить, что преимущества внедрения систем электронного документооборота заключаются именно в их долгосрочном эффекте от использования. Успешное внедрение СЭД помогает в работе как руководителей организации, так и их заместителей, исполнителей, в частности, сотрудников отделов документационного обеспечения менеджмента. Обобщая вышесказанное, отметим основные преимущества внедрения СЭД [19]: — снижение затрат на поддержание офисной работы; — увеличение скорости ответа на запросы граждан (характерно, прежде всего, для государственных структур); — возможность контролировать все текущие бизнес-процессы в режиме реального времени; — увеличение скорости распространения информации как внутри организации, так и за ее пределами; — принятие решений происходит быстрее и эффективнее; — делопроизводство осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства в сфере делопроизводства.ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Электронный документооборот — это способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Понятия электронного документооборота и системы электронного документооборота неразрывно связаны, поскольку одна из них дополняет другую. Таким образом, мы можем сформулировать следующее определение понятия системы электронного документооборота — это компьютерные программы, которые предназначены для использования на всех этапах работы с документами. Основная цель использования систем электронного документооборота — успешная организация документооборота менеджмента в компании, что позволяет эффективно осуществлять деятельность, определенную для данной компании. В работе определены и проанализированы основные принципы и условия использования электронного документооборота как неотъемлемой части систем электронного документооборота. Проведенный анализ показал, что электронный документооборот имеет ряд особенностей, связанных с выделенными принципами электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий для его использования. Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота, позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций, разрабатывающих системы и системы. требования к ним: Во-первых, системы электронного документооборота должны соответствовать требованиям законодательства. Основными государственными стандартами, в той или иной степени регулирующими деятельность организаций, внедряющих и разрабатывающих системы электронного документооборота, являются: ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 544471-2011, ГОСТ Р 54989-2012. Во-вторых, системы электронного документооборота должны учитывать потребности организаций, в которых они внедряются. В каждой организации есть свои особенности работы с документами. Вот почему системы должны быть гибкими и уметь адаптироваться к потребностям организаций, в которых они внедрены. В-третьих, системы электронного документооборота должны иметь возможность интеграции с другим программным обеспечением и другими программными продуктами. Это требование обусловлено удобством настройки системы при наличии данной функции, а также удобством для пользователей при работе в ней. В-четвертых, любая система электронного документооборота должна обеспечивать безопасность данных и контролировать доступ к информации. Это требование является одним из важнейших, поскольку утечка информации влечет за собой множество последствий, с которыми не каждая организация может справиться. Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем, и предложить возможные решения этих проблем.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (в ред. 25 ноября 2017 г.) // Российская газета. — 2018. — №75 — 29 июля. 2. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (в ред. От 23.06.2016) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2017. — №15. — Ст. 2036 г. 3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Государственный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Офисная работа и архивирование. Понятия и определения. — М .: Стандартинформ. — 2017. — 16 с. 4. ГОСТ Р 53898-2013. Государственный стандарт РФ. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем документооборота. Технические требования к электронной связи. — М .: Стандартинформ. — 2017. — 79 с. 5. ГОСТ Р 544471-2011. Государственный стандарт РФ. Системы электронного документооборота. Управление документами. Информация хранится в электронном виде. Рекомендации по обеспечению обоснованности и надежности. — М: Стандартинформ. — 2017. — 41 с. 6. ГОСТ Р 6.30-2003. Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М .: Стандартинформ. — 2017. — 19 с. 7. MoReq2. Типовые требования к электронному документообороту. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.projec-consult.de/files/Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003.pdf. (дата обращения: 15.09.2020). 8. Анисимова Ю.А. Опыт внедрения СЭД на промышленном предприятии // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2016. — №3. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://e.deloprost.ru/article.aspx?aid=445442. (дата обращения: 15.09.2020). 9. Байдыбекова С.К. Проблемы и последствия внедрения автоматизированных информационных систем // Вопросы управления. — 2017. — №2. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://vestnik.uapa.ru/ru/issue/. (дата обращения: 15.09.2020). 10. Внедрение СЭД. Преимущества. Эффект от введения очевиден. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/effect.php. (дата обращения: 15.09.2020). 11. Грачева В.В., Селезнева Т.А. Проблемы автоматизации процессов документального обеспечения управления крупной организацией (на примере ОАО «Научно-производственная корпорация Уралвагонзавод») // Документ. Архив. История. Современность: сб. научный. тр. — Екатеринбург: Уральское изд-во. не-то. — 2018. — Вып. 8.– С. 270-292. 12. Кузнецов С. Д. Основы баз данных: учебное пособие — 2-е изд. — М .: Интернет-университет информационных технологий. Лаборатория знаний. — 2007. — 484 с. 13. Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Офисный труд. — 2014. — №3. — С. 28-31. 14. Линев А.А. Современные СЭД: от работы с документами к эффективности управления // Офисная работа. — 2014. — №1. — С. 14-19. 15. Пахчанян А.Б. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и пути решения. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687. (дата обращения: 13.09.2020). 16. Пахчанян А.Б., Романов Д.А. Рынок программного обеспечения: Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.cnews.ru/articles/rynok_po_obzor_sistem_elektronnogo. (дата обращения: 13.09.2020). 17. Просто об электронном документообороте // ECM-Journal. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://ecm-journal.ru/mustknow. (дата обращения: 11.09.2020). 18. Романченко Е.В. Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации: дис. Кандидат исторических наук. — М .: Научная библиотека диссертаций и авторефератов. — 2018. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.dissercat.com/content/teoreticheskie-i-prakticheskie-aspekty-vnedreniya-sistem-elektronnogo-dokumentooborota-v-kho#ixzz5CZUTJhSM. (дата обращения: 11.09.2020). 19. Романченко Е.В. Основные тенденции развития СЭД в России // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2015. — №8. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://e.deloprost.ru/article.aspx?aid=419473. (дата обращения: 11.09.2020).
О сайте
Ссылка на первоисточник:
http://pgtk.edu.ru
Поделитесь в соцсетях: