Совершенствование документационного обеспечения управления предприятия (на примере ООО «Тахограф»). Часть 2

1 2

---

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ТАХОГРАФ»

2.1 Общая характеристика предприятия ООО «Тахограф»

Фирма ООО «Тахограф», находящаяся в городе Воронеж, была образована 23.08. 2013 года. Эту фирму зарегистрировала Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 12 по Воронежской области за государственным регистрационным номером 1133668037788. ООО «Тахограф» образовано согласно закону «Об обществах с ограниченной ответственностью», принятым органами власти России 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. ООО «Тахограф» представляет собой частную доходную фирму, осуществляющую свой труд по определенным причинам и  согласно существующим федеральным законам России и своему Уставу [2]. Фирма ООО «Тахограф» находится по адресу: Российская Федерация, Воронежская область, город Воронеж, улица 25 Октября дом 15, квартира 31 [49, Ссылка: https://www.rusprofile.ru/id/6940355]. Почтовый адрес фирмы ООО «Тахограф»: 394036, Российская Федерация, Воронежская область, город Воронеж, улица 25 Октября дом 15, квартира 31. Фирма ООО «Тахограф» учреждена на неограниченный срок деятельности. Руководителем и учредителем данной фирмы является Сергей Олегович Леонидов, который считается директором ООО «Тахограф». Данный учредитель имеет 81 % доли от бизнеса ООО «Тахограф». Также существует и второй учредитель этой фирмы – Боклашов Юрий Юрьевич, который владеет 19 % доли от бизнеса ООО «Тахограф». Таким образом, на фирме ООО «Тахограф» существует два учредителя, один из которых (Сергей Олегович Виноградов) занимает высший исполнительный пост – директор фирмы ООО «Тахограф». Фирма ООО «Тахограф», находящаяся в городе Воронеж, занимается производством инструментов и приборов для измерения, тестирования и навигации [50, Ссылка: https://synapsenet.ru/searchorganization/organization/1133668037788-ooo-tahograf]. Дополнительным видом деятельности данной фирмы считается оптовая торговля прочими машинами и оборудованиями (тахографами). В сфере производства инструментов и приборов для измерения, тестирования и навигации, на территории Российской Федерации работают более 100 фирм (140 фирм). Данная сфера прибыльна в российской рыночной экономике по причине наличия высокого спроса у населения России в инструментах и приборах для измерения, тестирования и навигации. Если конкретизировать, то фирма ООО «Тахограф» занимается производством тахографов и оптовой торговлей тахографами для тестирования автотранспортных средств в городе Воронеж. В данном регионе именно таким же производством и оптовой торговлей тахографами занимаются ещё пять фирм помимо ООО «Тахограф», и среди них: ООО «Самит», ООО «Союзэнергия», ООО «Единый тахографический центр», ООО «ФТ Телематика», ООО «Процессор М». В производственно-торговой фирме ООО «Тахограф» осуществляется линейная организационная структура управления. Этой структуре управления соответствует принцип единоначалия, который заключается в том, что конкретный сотрудник подчиняется только одному руководителю, а тот уже, в свою очередь, подчиняется своему начальнику. При линейной организационной структуре управления существует централизованное управление[1]. Соответственно и на фирме ООО «Тахограф» управление осуществляется централизованно. Такой тип организационной структуры имеет следующие преимущества[2]:

• стимулирует деловую и профессиональную специализацию;
• повышает ответственность руководителя за конечный результат деятельности;
• уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях;
• способствует повышению эффективности использования рабочей силы всех видов;
• упрощает профессиональную подготовку;
• создает возможности для карьерного роста сотрудников;
• улучшает координацию в функциональных областях.

Обобщённая схема организационной структуры управления фирмы ООО «Тахограф» отражена на рисунке 1. Рисунок 1. Организационная структура ООО «Тахограф» Директор ООО «Тахограф» действует от имени экономического субъекта, представляет его интересы во всех организациях разных форм собственности. Он осуществляет маркетинговые исследования, решает вопросы рекламы, адаптируется к меняющимся условиям и придумывает новые идеи, приобретает по нарядам, заявкам и прочим документам ТМЦ. Оформляет документацию на приобретаемые и отсылаемые товары, совершает внеплановые покупки товаров, осуществляет контроль соблюдения требований техники безопасности экономического субъекта. Главный бухгалтер контролирует работу и правильное ведение документации. Главный бухгалтер организовывает и осуществляет бухгалтерский учет, проверяет достоверность получаемой информации, следит за соблюдением законности при расходовании денежных и материальных ресурсов. Департамент карт занимается изготовлением и выдачей персональных карт, для учета рабочего времени водителя автотранспорта. Департамент развития федеральной сети. Развитие федеральной сети для экономического субъекта, который хочет иметь высокие продажи – одно из самых приоритетных направлений. Продвижение товаров и услуг на новые рынки, открытие филиалов и представительств в регионах. Технический отдел занимается обслуживанием тахографов, а именно установкой, активацией, калибровкой и ремонтом. Отдел дистрибуции формируют план по ведению сбыта, произведённого продукта, сбор информации о продажах, поиск новых рынков и каналов сбыта, что, в конечном счете, приводит к увеличению прибыли компании. Отдел дистрибуции (менеджер отдела дистрибуции) осуществляет подготовку и проведение рекламных кампаний журналов, включая спонсоринг, бартерные схемы сотрудничества и PR- акции (распространение сувенирной продукции, благотворительность). Менеджеры отдела дистрибуции занимаются продвижением ООО «Тахограф» на рынке производства тахографов и в сфере оптовой торговли тахографами, а также заключением договоров на осуществление услуг по поставке тахографов покупателю. Проведём анализ основных экономических показателей фирмы ООО «Тахограф» (анализ динамики выручки, прибыли и рентабельности предприятия) для того, чтобы понять уровень успешности фирмы ООО «Тахограф». Теперь рассмотрим основные экономические показатели фирмы ООО «Тахограф» в период с 2018 по 2020 годы в таблице 1. Необходимо знать некоторые следующие формулы для определения основных экономических показателей фирмы ООО «Тахограф»: Рентабельность продаж = (Прибыль от продаж / Выручка от продаж)*100[1].                                                     (1) Рентабельность произведённых затрат = (Прибыль до налогообложения / себестоимость) *100[2].                                              (2) NPM=(ЧП/TR)*100, где[3]:                                       (3) NPM- рентабельность продаж по чистой прибыли; ЧП – чистая прибыль; TR — выручка от продажи продукции. К_{Р.П.ПП.П.Д.Н.}= (Прибыль от продаж до налогообложения / Выручка от продаж)*100, где[4]:                                                   (4) К_{Р.П.ПП.П.Д.Н.} — коэффициент рентабельности продаж по прибыли до налогообложения. Таблица 1 – Основные экономические показатели фирмы ООО «Тахограф» за 2018-2020 гг.   Итак, из таблицы 1 видно, что ООО «Тахограф» достаточно эффективно работала в 2018-2020 гг. Показатели рентабельности продаж по чистой прибыли больше 10 % за исследуемый период, что и говорит об эффективности деятельности в сфере производства тахографов на фирме ООО «Тахограф». Однако, рентабельность продаж по чистой прибыли постепенно падала в 2018-2020 гг. Так, в 2019 году данный показатель снизился на 7,46 % по сравнению с 2018 годом, а в 2020 году рентабельность продаж по чистой прибыли уменьшилась на 0,41 % по отношению к 2019 году. Это объясняется тем, что чистая прибыль увеличивается в разы меньше, чем выручка. На этом отрицательно сказывается постепенный рост себестоимости за 2018-2020 гг. Впрочем, данная негативная тенденция, как было сказано ранее, особо не влияет отрицательно на эффективность деятельности фирмы ООО «Тахограф», поскольку и показатель рентабельности продаж по чистой прибыли выше 10 % и снижение за последний период небольшое данного показателя. Об этом свидетельствует также и постепенное увеличение чистой прибыли за 2018-2020 гг. в ООО «Тахограф». Таким образом, можно сделать вывод, что в общем данная фирма действует успешно и эффективно, как и на рынке производства тахографов, так и в области оптовой торговли тахографами, что указывает на наличие высокого уровня документационного обеспечения управления фирмы ООО «Тахограф».  

2.2 Анализ документационного обеспечения управления предприятия ООО «Тахограф»

При осуществлении документооборота в сфере производства инструментов и приборов для измерения, тестирования и навигации в ООО «Тахограф» регистрируются входящие и исходящие документы, а затем сохраняют всю документацию в целости и сохранности для дальнейшей работы. Компания ООО «Тахограф» электронно хранит всю документацию. Чтобы осуществлять хранение документации в электронном виде ООО «Тахограф» использует компьютерную программу «1С: Документооборот 8». Этот программный продукт позволяет хранить, обозревать, исправлять, передавать всю документацию по проекту[5]. Компьютерная программа «1С: Документооборот 8» используется для построения методик и автоматизации учета документации, повышения возможности согласования работников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Этот программный продукт помогает осуществлять:

• единое безопасное хранение документации;
• быстрый доступ к документации;
• учет прав пользователей при доступе к документации;
• обработку внутренней и внешней документации;
• регистрацию входящей и исходящей документации;
• обозрение и исправление документации;
• управление версиями документации;
• полнотекстовый поиск документов по содержанию;
• работу с различными документами: Microsoft Office, Программа просмотра изображения и факсов, Windows Media Player, документами систем проектирования и т.п.;
• групповую работу пользователей, имея ресурсы взаимодействия, определения и контроля выполнения документации;
• маршрутизацию документации (настраивается по любым видам документации);
• автоматизированную загрузку документов со сканера и из электронной почты;
• учет и управление трудовым временем работников.

Документационное обеспечение управления является неотъемлемой частью производства компании. Это важная часть производственного процесса предприятия, наравне с другими главными неотъемлемыми элементами производственной структуры, такими как трудовой коллектив, ресурсы, оборудование[6]. Если документация не своевременно сделана или некачественно выполнена, то руководство, в данном случае директор компании ООО «Тахограф», теряет много времени для осуществления соответствующих управленческих решений. Бывает также, что совершать управленческие решения мешает неизвестность нахождения необходимого документа, но, в данном случае, руководство компании ООО «Тахограф» использует компьютерную программу «1С:Документооборот 8», которая помогает осуществлять полнотекстовый поиск документов по содержанию, что соответственно исключает невозможность нахождения нужного документа для генерального директора данной компании. Документация на предприятии ООО «Тахограф» складывается от заказчиков, поставщиков, в редких случаях от других организаций. Также документы образуются от самой трудовой деятельности организации, некоторая документация отправляется клиентам по электронной почте. Документация компании ООО «Тахограф» осуществляется, как правило, на бланках, а также имеет перечень собственных реквизитов и устойчивый порядок их расположения. Вся документация ООО «Тахограф» разбивается на три основных потока:

• входящие документы, поступающие от других компаний;
• исходящие документы, отправляемые в другие организации;
• внутренние документы, образуемые на предприятии и применяемые сотрудниками фирмы в процессе управления.

Тесная связь между этими документопотоками безусловно есть, но у каждого есть свои особенности движения и правила обработки. Входящий поток документации определяется документами других компаний, в ООО «Тахограф» входят письма, содержащие различные сведения, документы других предприятий, обменивающихся данными для осуществления решения различных деловых моментов в бизнесе, требующих совместных действий. Также сюда входят заявления клиентов и потенциальных покупателей по разным вопросам и проблемам. Этапы подготовки входящей документации: Документация может быть получена по электронной почте, доставлена посетителем, почтальоном, передана по факсу. ООО «Тахограф» получает документацию, принесённую почтальоном – 30 %, по факсу — 10%, по электронной почте – 54 % документов, от граждан — 6%. Организация ООО «Тахограф» не имеет ответственного сотрудника, согласно Уставу, за приёмку всей документации, по этой причине соответственно приходящая документация забирается сотрудниками ООО «Тахограф». Соответственно это влечёт за собой потерю некоторой части документов либо неполучение документации в установленный срок работниками. Делаем вывод, что подготовка входящих и исходящих документов ведётся не грамотно. Когда обрабатывают документацию изучают правильность получения этих документов, например, по ошибке прислали в компанию документы на техническое оборудование, то уведомляют об этом другую организацию или физическое лицо, которому предназначается документация, отправленная нашей исследуемой компании по ошибке. Также при обработке документации вскрывают конверты, смотрят есть ли повреждения на страницах документов, порваны ли страницы и т.д. Когда присылают через электронную почту документацию, то проверяют наличие приложений в документах, количество страниц и т.д. Если в документе нет приложений или текст в документации повреждён, то составляют акт. Один экземпляр данного акта вместе с полученной документацией отправляют отправителю. Есть ещё одна проблема, нет сотрудника, который бы распределил документацию между работниками, занимающимися ведением документов. Фактически эту функцию на предприятии ООО «Тахограф» осуществляет директор компании Виноградов Сергей Олегович, так как эта обязанность не прописана в Уставе организации ООО «Тахограф». Также есть и специальный журнал регистрации входящей документации, работу в которой осуществляет директор соответственно. На входящих документах он проставляет отметку об их выполнении. Также директор компании ООО «Тахограф» пишет в специальном журнале регистрации входящей документации постановление, которое содержит принятое им решение по данным, находящимся в документации. Затем документ с постановлением передают главному бухгалтеру. Когда документ зарегистрировали, он отдаётся на обработку и исполнение. Регистрируют документацию, поступающую от граждан и от других предприятий по различным вопросам, требующим разрешений.  Сроки выполнения документации генеральным директором не обозначаются, и соответственно контроль над сроками исполнения документов ведётся не чётко. Поручения директора, в основном, носят устный характер. Документы в основном поступают к директору, но не всегда. И порой сотрудники исполняют документацию согласно своим решениям. В общем, руководство может узнать о входящей документации уже поздно, и хорошо, если вся предоставляемая документация будет грамотно оформлена, а если нет, то соответственно документы поддадутся корректировке и не будут готовы своевременно. Такие ситуации возникают, но нечасто. Никакой работы по контролю так таковой не ведётся на предприятии ООО «Тахограф». Руководители структурных подразделений не всегда предупреждают директора предварительно о сроках выполнения работ по документации. Итак, делаем вывод, что директор не часто контролирует ход выполнения документации сотрудниками. Руководитель организации ООО «Тахограф» Виноградов Сергей Олегович осуществляет умеренный контроль над исполнительской дисциплиной сотрудников. Поскольку директор не всегда контролирует дисциплину сотрудников, то происходят иногда случаи утери некоторой части документации, также вследствие этого осуществляется некачественное и несвоевременное выполнение работ, связанных с ведением документации соответственно. Выдача документации исполнителю не оформляется никакими актами. Когда документы поступают к исполнителю, то документация остаётся у него до окончательного разрешения дела по выполнению данной документации. После того, как документация полностью завершена, на инициативном документе ставят оценку об исполнении документации и направлении её в работу. Когда обрабатывают исходящую документацию на предприятии ООО «Тахограф», приходится осуществлять ряд определённых работ. Работа над исходящей документацией включает в себя составление проектов документов, согласование, корректировку, визирование, подписание, регистрирование и обработку для отправления данной документации сторонним организациям или некоторым физическим лицам (заказчики, потенциальные клиенты). Когда подготавливает исходящий документ, исполнитель использует черновой документ в любом варианте, который отражает либо его работу либо корректирования вышестоящего начальника над текстом исполнителя. После всех проведенных консультаций исполнитель составляет проект исходящего документа, который согласуется со стороны директора компании ООО «Тахограф». Документ заключают на бланке, бланки бывают разных типов: общий бланк, бланк для письма, бланк определённого вида документации, бланк должностного лица. При этом, надо отметить, что исполнитель знает какой бланк стоит брать для определенного проекта документа. Бланк должностного лица используется в данной организации ООО «Тахограф», потому что есть лица, должностные инструкции которых подразумевают право подписания определённых видов документации, заключаемых на соответствующем бланке. Оформление исходящих документов происходит с помощью визы и при внутреннем согласовании. В визе есть: должность визирующего, личная подпись визирующего, расшифровка подписи, дата визирования. Визирование нужно в любой организации, оно обеспечивает контроль над качеством документации. Согласовывают визу с органами управления организации ООО «Тахограф», а именно с руководителем структурного подразделения, в данном случае, например, с главным бухгалтером этого предприятия. Если главный бухгалтер отсутствует, то внутреннее согласование проводят совместно с директором. Визы обеспечивают помощь руководству принять правильное решение при заключении документов, так как именно руководитель подразделения или директор (когда замещает главного бухгалтера) несёт ответственность согласно законам Российской Федерации, потому что определённая утверждённая документация обретает юридическую силу. Главный бухгалтер утверждает и подписывает определённый перечень документации. Также готовые документы со всех сторон дают уже на подпись директору, при этом в бланке должна стоять дата оформления документа. В общем должно стоять две подписи в полностью подготовленных документах. Затем полностью оформленные документы регистрируют и отправляют соответствующим адресатам, с которыми у организации ООО «Тахограф» существуют деловые отношения. Обработкой и отправкой исходящей документации занимается в основном также руководители структурных подразделений фирмы ООО «Тахограф». Например, процессом ведения исходящей документацией в данной компании занимается главный бухгалтер. Исходящая документация обычно отправляется утром следующего дня после осуществления всех процедур подготовленных полностью документов. Когда обрабатывают внутреннюю документацию на предприятии ООО «Тахограф», приходится осуществлять также ряд определённых работ. Работа над внутренней документацией включает в себя подготовку проекта документа, согласование, отправление данной документации физическим лицам, работающим в самой компании ООО «Тахограф». Акты не требуют составления проекта. Докладные акты, записки поступают к соответствующему руководителю. Если не оперативно обрабатывают документацию, то могут появиться негативные последствия, которые приведут к отрицательным показателям. Особенно, если не вовремя обрабатывают финансовую документацию. Вот именно поэтому, обращают большое внимание на правильность, своевременность обработки и передачу документации для выполнения документооборота. Документооборот – движение документации на предприятии с периода её существования либо принятия до окончания исполнения либо отправки. То есть документация двигается от одного работника к другому в организации ООО «Тахограф». Например, от директора к начальнику технического отдела. Кто – то будет согласовывать, редактировать, регистрировать текст документа, а также часто будет осуществлять контроль над всеми этапами движения документа, а кто – то будет подписывать его, принимать решения по нему. И затем уже будет осуществлять подготовку документа к отправлению адресату. Кстати, в основном, этим занимается является директор организации ООО «Тахограф». Объём документооборота в компании ООО «Тахограф» выглядит следующим образом:   Таблица 2. Объем документооборота ООО «Тахограф» согласно информации 2020 года   Данные таблицы 2 показывают, что, соответственно, объем документооборота в компании ООО «Тахограф» по информации 2020 года составляет 1132 документа, из них 30,3% приходится на подлинники и 69,7% на копии документов. Доля внутренних документов в документообороте компании ООО «Тахограф» составляет 43,44 % (доля внутренних документов является наибольшей в данной организации), доля исходящей документации составляет 32,07 %, доля входящей документации составляет соответственно 24,49 %. Показатель документооборота применяется для:

• Вычисления нужной численности сотрудников, занимающихся документационным обеспечением управления;
• Вычисления результативности использования средств автоматизации и механизации документационного обеспечения управления;
• Уточнения загруженности сотрудников, занимающихся документационным обеспечением управления.

Делаем вывод, что документооборот указывает на занятость всего органа управления по отношению к работе с документами, поскольку всему руководству приходится работать с документацией. Таблица 3. Динамика документооборота за период 2019-2020 годов в ООО «Тахограф»[7]   Исходя из информации в таблице 3 видно, что присутствует определённая тенденция увеличения документооборота в компании ООО «Тахограф». Объем документооборота в 2020 году по сравнению с 2019 гдом увеличился на 20,02%. Итак, компания ООО «Тахограф» не соблюдает требований ГСДОУ, потому что главная концепция ГСДОУ заключается в упорядочивании документооборота, в сокращении количества и повышении качества документов, получении условий для результативного использования прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа данных, улучшении трудовой деятельности органов управления. Это не соблюдение требований ГСДОУ считается грубым нарушением в ведении документационного обеспечения управления данного предприятия. В зависимости от сроков хранения документации директор проводит полностью оформление внутренней и внешней документации в организации ООО «Тахограф». Хранят документацию в ООО «Тахограф» распределительно по подразделениям и частично у директора компании. Работники организации ООО «Тахограф», занимающиеся ведением документации, не сдают полностью оформленные документы на хранение, а держат документацию у себя на рабочих местах или отдают часть документации директору, если тот даст соответствующее поручение. Документы в соответствующие дела помещают, а также нужные реквизиты оформления дел присутствуют соответственно в организации ООО «Тахограф». Итак, получается, что в организации ООО «Тахограф» происходит не совсем организованное хранение документации данной компании. В данном предприятии отсутствует архив. Часть дел хранится у директора, часть в структурных отделах. Какого – то «свободного» помещения под архив нет. Дела хранят в папках, а папки с документами соответственно хранят в шкафах. За сохранность документации несут ответственность руководители структурных подразделений, а также отвечает за хранение некоторой части документации и директор ООО «Тахограф». Номенклатура дел составлена. Но это не совсем обеспечивает сохранность документации. Поскольку нет архива на предприятии, то часто происходят утери документов по разным обстоятельствам. Да, номенклатура дел снижает риск утери документации, но, в данном случае, не ведется полноценный учёт документации, то есть система контроля над документами не эффективна. Если бы существовал архив, то архивариус записывал бы тех людей, кто брал ту или иную документацию, и папки с документами не терялись бы. Вёлся бы контроль над хранением документов тем самым, сотрудники бы несли ответственность и не забывали бы относить назад забранные документы из архива. А ответственность несут руководители подразделений в случае утери документации, поэтому на них в данной организации нагрузка лежит вдвойне. Директор также, бывало, терял документацию, потому что у него много деловых встреч, перелётов, и происходит элементарная забывчивость по поводу местонахождения той или иной документации, то есть у директора ООО «Тахограф» большая несопоставимая с трудовыми нормами нагрузка, что негативно отражается на эффективности деятельности ООО «Тахограф» в сфере производства тахографов для тестирования автомобилей. Итак, можно сделать вывод, что в организации ООО «Тахограф» отсутствует организация архивного хранения документации. Но, это касается бумажной документации. А документацию также оформляют в электронном виде, и там отсутствует, в принципе, утеря документов. Документы регистрируют, обрабатывают и хранят в электронном виде. Нужно создать архив для бумажной документации в данной исследуемой организации или стараться переносить все документы в компьютерную программу «1С:Документооборот 8».  

2.3 Совершенствование документационного обеспечения управления предприятия ООО «Тахограф»

Из приведённого выше анализа были найдены определённые проблемы по организации документационного обеспечения управления на предприятии ООО «Тахограф». Для того, чтобы избавиться от различных проблем в организации документационного обеспечения управления данной исследуемой компании надо провести совершенствование системы ДОУ. Итак, например, было указано, что на предприятии нет специального отдела, занимающегося ведением документации по всем этапам её существования. Необходимо создать производственно- технический отдел для снижения нагрузки трудовой деятельности заместителя директора по коммерции, а также его подчинённого (менеджера по продажам) для того, чтобы документацию осуществляли своевременно и качественно. Также прорабы и главный бухгалтер работают с документацией, но в меньшей степени, можно не снижать их нагрузку в трудовой деятельности ООО «Тахограф», поскольку они своевременно и качественно предоставляют документацию. Производственно – технический отдел занимался исключительно только делопроизводственной деятельностью. Как было выяснено ранее (см. параграф 2.2) в организации ООО «Тахограф» отсутствует организация архивного хранения документации. Поэтому на предприятии ООО «Тахограф» необходимо внедрить архивное подразделение для качественного сохранения документации, а также специальный производственно-технический отдел (отдел делопроизводства), который снизил бы нагрузку, как директора, так и начальников структурных подразделений ООО «Тахограф».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

  Промышленно-торговая фирма ООО «Тахограф», находящаяся в городе Воронеж, занимается производством инструментов и приборов для измерения, тестирования и навигации. Фирма ООО «Тахограф» была образована 23.08.2013 года и находится по адресу: Российская Федерация, Воронежская область, город Воронеж, улица 25 Октября дом 15, квартира 31. Согласно Уставу целью деятельности ООО «Тахограф» является извлечение прибыли, достижения положительного социального эффекта и удовлетворения социальных потребностей работников ООО «Тахограф» и потенциальных клиентов этой фирмы. В ООО «Тахограф» осуществляется линейная организационная структура управления. Работа с документацией осуществляется с помощью компьютерной программы «1С:Документооборот 8». Этот программный продукт позволяет хранить, обозревать, исправлять, передавать всю документацию по проекту. Компьютерная программа «1С:Документооборот 8» упрощает работу и помогает применять рационально свою трудовую деятельность. Документооборот увеличивается с каждым годом в компании ООО «Тахограф». Поэтому компания ООО «Тахограф» не соблюдает требований ГСДОУ, потому что главная концепция ГСДОУ заключается в упорядочивании документооборота, в сокращении количества и повышении качества документов, получении условий для результативного использования прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа данных, улучшении трудовой деятельности органов управления. Также на предприятии отсутствует нормативный документ, который бы устанавливал правила ведения документации. Этот нормативный документ называется инструкцией по документационному обеспечению управления, где прописаны регламент предприятия, правила, порядок работы с документацией, контроль над своевременным обеспечением осуществления выполнения работ, связанных с документами. В этом есть определённая проблема, так как в Уставе не все чётко прописаны правила в отношении ведения документации на предприятии. Также отсутствует архив на предприятии ООО «Тахограф». Дела хранят в папках, а папки с документами соответственно хранят в шкафах. Поскольку нет архива на предприятии, то часто происходят утери документов по разным обстоятельствам. За сохранность документации несут ответственность руководители структурных подразделений, а также отвечает за хранение некоторой части документации и генеральный директор ООО «Тахограф». Однако, осуществляют хранение документов ещё и в электронном виде, и здесь документы никогда не теряются. Таким образом, получается, что в организации ООО «Тахограф» происходит не совсем организованное хранение документации. Все перечисленные выше недостатки, осуществляемые в ведении документации, нужно ликвидировать, потому что организованный документооборот обеспечивает приобретение своевременных и качественных сведений для осуществления правильных решений, а также он отвергает вероятность потери документации и данных. Чтобы осуществить упорядоченный документооборот, нужно сконструировать техническое задание на осуществление проекта развития, преобразования делопроизводства. На предприятии ООО «Тахограф» необходимо внедрить архивное подразделение для качественного сохранения документации, а также специальный производственно-технический отдел (отдел делопроизводства), который снизил бы нагрузку, как директора, так и начальников структурных подразделений ООО «Тахограф».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Александров, О.А. Экономический анализ: Учебное пособие / О.А. Александров, Ю.Н. Егоров. — М.: Инфра-М, 2018. — 336 c.
2. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. — Рн/Д: Феникс, 2019. — 83 c.
3. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — М.: Инфра-М, 2018. — 180 c.
4. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: Учебник / В.Р. Веснин. — М.: Проспект, 2017. — 320 c.
5. Грозова, О. С. Делопроизводство: учеб. пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 126 с.
6. Иванов, И.Н. Экономический анализ деятельности предприятия: Учебник / И.Н. Иванов. — М.: Инфра-М, 2017. — 311 c.
7. Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 177 с.
8. Казакова, Н.А. Финансовый анализ: Учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / Н.А. Казакова. — Люберцы: Юрайт, 2017. — 470 c.
9. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. — РнД: Феникс, 2017. — 296 c.
10. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. — М.: Дашков и К, 2018. — 520 c.
11. Латфуллин, Г.А. Теория менеджмента / Г.А. Латфуллин, А.С. Никитин, С.С. Серебрянников — СПб.: Питер, 2018. — 464 с.
12. Пласкова, Н.С. Финансовый анализ деятельности организации: Учебник / Н.С. Пласкова. — М.: Вузовский учебник, 2017. — 318 c.
13. Пшенко, А.В. Делопроизводство. Документальное обеспечение работы офиса / А.В. Пшенко. — М.: Академия, 2018. — 176 c.
14. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления / М.Ю. Рогожин. — М.: Проспект, 2018. — 513 c.
15. Савицкая, Г.В. Экономический анализ: Уч. / Г.В. Савицкая. — М.: Инфра-М, 2018. — 285 c.
16. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. — М.: Омега-Л, 2017. — 64 c.
17. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. — М.: Издание 8-е, перераб. и доп., 2018. — 159 c.
18. Усманова, Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. — М.: Приор, 2018. — 400 c.
19. Федорова, Н.В. Управление персоналом: Учебник / Н.В. Федорова, О.Ю. Минченкова. — М.: КноРус, 2018. — 384 c.
20. Отчётность ООО «Тахограф» за 2019-2020 годы.
21. Устав ООО «Тахограф».
22. Официальный сайт независимого источника информации о российских организациях «Rusprofile» [Электронный ресурс]. – URL: https://www.rusprofile.ru/id/6940355.
23. Поисковый и аналитический сайт «Синапс»: [Электронный ресурс]. URL: https://synapsenet.ru/searchorganization/organization/1133668037788-ooo-tahograf.

---

1 2