Совершенствование документационного обеспечения управления предприятия (на примере ООО «Тахограф»)

1 2

---

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 1.1 Место документооборота в системе управления предприятием 1.2 Сущность и содержание документационного обеспечения управления предприятием 1.3 Направления совершенствования документационного обеспечения управления предприятием 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ТАХОГРАФ» 2.1 Общая характеристика предприятия ООО «Тахограф» 2.2 Анализ документационного обеспечения управления предприятия ООО «Тахограф» 2.3 Совершенствование документационного обеспечения управления предприятия ООО «Тахограф» ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Данные, находящиеся в документах, определяют «фундамент» построения управления, его эффективность основывается на производстве и использовании различных данных. Если рассматривать современный бизнес, то информация считается значительным средством производства для осуществления многих задач в данном секторе экономики. Эффективность управления зависит от надёжности информации. Сегодня в бизнесе нужно уделять пристальное внимание работе с документами, совершенствованию этой работы, поскольку решение в управлении основывается на информации, которая закрепляется документом на любых основаниях. Управление государственным или частным предприятием определяется постоянным чередованием процессов создания, обработки и перемещения документации. В бизнес индустрии совершают различные проекты, оформляют и расторгают договора, покупают и продают организации. Всё это определяют документы соответственно. Оттого, как осуществляют работу с документацией, зависит эффективность работы органа управления, а именно организованность руководства в отношении деятельности своей организации. От качества ведения документации зависит успех управленческой деятельности любой современной организации. Деловая информация находится в различных видах документации. Сотрудники, занимающиеся ведением документации, тратят немало времени на разработку, обработку, подготовку, редактирование и отправку документов. Деловые отношения между самой организацией и другими предприятиями, клиентами предполагают работу с документами. Органы управления придают серьёзную значимость механизации и автоматизации документационного обеспечения управления, так как данный процесс влияет на их производительность труда. А, если не уделять должного внимания делопроизводственным процессам, то могут появиться негативные моменты в работе не только руководства, но и организации в целом. В современном мире очень многие организации имеют различные проблемы по эффективности управления предприятия. Данные проблемы заключаются в недостатке контроля над рабочим процессом в организации, недостаточном совершенствовании трудового распорядка, несвоевременном осуществлении бизнес – процессов, а также в недостатке их контроля, ухудшении производительности труда и тому подобное. Чтобы разрешить данные проблемы в управлении организации, внедряют автоматизированную систему управления. Актуальность выбранной темы исследования заключается в изучении эффективности и проблем документационного обеспечения управления в компаниях. Объектом исследования является ООО «Тахограф». Предметом исследования является документационное обеспечение управления предприятия ООО «Тахограф». Целью исследования является анализ делопроизводственной деятельности ООО «Тахограф», а также её дальнейшее совершенствование в данной организации. Чтобы осуществить поставленную цель нужно выполнить следующие определённые задачи: — изучить место документооборота в системе управления предприятием; — изучить сущность и содержание документационного обеспечения управления предприятия; — изучить направления совершенствования документационного обеспечения управления предприятия; — провести общую характеристику ООО «Тахограф»; — изучить и проанализировать нормативную документацию, которая устанавливает организацию документационного обеспечения управления предприятия ООО «Тахограф»; — определить совершенствование делопроизводства управления предприятием ООО «Тахограф». Теоретико-методологическая база исследования заключается в работах отечественных и иностранных учёных по документационному обеспечению управления организациями. Эмпирическая основа исследования заключается в интернет – источниках и профессиональных, книжных печатных изданиях, в которых изучается документационное обеспечение управления. Структура настоящей исследовательской работы определена поставленной целью, задачами и включает в себя: введение, основная часть, в которой находятся три главы, заключение, список литературы. В первой главе описываются теоретические основы документационного обеспечения управления организации. Во второй главе описывается общая характеристика исследуемого предприятия, а также здесь содержится анализ основных экономических и финансовых показателей деятельности ООО «Тахограф». Также во второй главе настоящего исследования даны рекомендации и предложения по совершенствованию документационного обеспечения ООО «Тахограф».

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

1.1  Место документооборота в системе управления предприятием

Для грамотного эффективного управления необходимо своевременно и качественно обрабатывать документацию. Качественная обработка документации предполагает в себе также и оперативное перемещение документации по более правильному и перспективному пути, обеспечивая при этом маленькие расходы трудового времени. Это и определяется понятием документооборот. Документооборот является перемещением документации, начиная от её создания и заканчивая окончанием выполнения документации, а также её отправкой в другие предприятия либо сдачей в архив документов. Документооборот необходимо грамотно осуществлять или иначе это грозит серьёзному провалу в организационной деятельности управления предприятием, что может повлечь за собой и снижение эффективности деятельности любой организации[1]. Документацию разделяют на следующие документопотоки: внутренняя документация, разработанная в самой компании и применяемая сотрудниками внутри неё самой; входящая документация, которая поступает извне, то есть от других предприятий, физических лиц и т.д.; исходящая, которая разрабатывается внутри компании и отправляется адресатам, в качестве которых могут быть, как и другие предприятия, так и физические лица. Документы подвергаются обработке, разработке, редактированию, предварительному рассмотрению, регистрации, рассмотрению органом управления, отправке и хранению. Документация бывает бумажной, электронной, служебной, личной, своевременной, не своевременной, входящей, исходящей, внутренней, секретной, не секретной, типовой, индивидуальной и т.д. Итак, делаем вывод, что документооборот осуществляет движение вышеперечисленной документации по всем этапам её существования. Но, теперь перейдём к изучению видов документооборота. Документооборот делится на следующие виды: кадровый, бухгалтерский, управленческий, секретный, электронный и т.п. Кадровый документооборот содержит в себе документацию, где находятся данные учёта кадров по всем позициям (приёмы на работу, увольнения, график отпусков, изменение должностей и т.д.). Бухгалтерский документооборот предполагает в себе документацию, определяющую трудовую деятельность организации в целом. Данная документация отражает все бизнес-процессы, происходящие в организации. Управленческий документооборот предполагает в себе документацию, где содержатся данные и отчёты, которые дают «плацдарм» для управленческих решений. Данный документооборот в принципе предполагает принимать и отправлять решения, связанные с вопросами управления. Секретный документооборот осуществляется через специальный компетентный отдел либо через определённые ведомства. Данный документооборот осуществляется согласно специальным правилам, установленным законом РФ «О государственной тайне»[2]. Автоматизацию секретного документооборота проводят в специальных отделах по вопросам секретности, применяя программу автоматизированной системы секретного документационного обеспечения управления. Данная программа позволяет снизить количество бумажных копий документации, увеличить перемещение документов на предприятии, уменьшить трудовую нагрузку по обработке документации и улучшить своевременность и качество исполнения трудовой деятельности в организации. Электронный документооборот помогает хранить информацию без потерь. Также данный документооборот позволяет оперативно осуществлять управленческие решения на предприятии. При использовании электронного документооборота создаётся база данных, где хранится вся документация. Доступ к базе данных может совершаться как через Интернет, так и через локальные сети[3]. Работать с документацией по всем этапам имеет право только тот сотрудник, который наделён соответственными полномочиями. Его права и обязанности должны быть описаны и в должностной инструкции и в Уставе. Для предприятий обычно важно, чтобы сотрудник, занимающийся ведением документации, обладал высшим образованием. Также нужно отметить, что документы в документообороте разделяют на определённые виды. Документация в документообороте делится на следующие виды: организационная, информационно-справочная и распорядительная. Организационная документация в документообороте содержит в себе Устав организации, должностные инструкции работников, положения об оплате трудовой деятельности сотрудников, рабочий график в отделах, а также график отпусков[4]. Информационно-справочная документация содержит в себе документы, где имеются данные и отчёты, которые предрасполагают к принятию определённых  решений, связанные с вопросами управления. Распорядительная документация – это документация, в которой устанавливаются решения административного и управленческого характера в целом. Итак, можно отметить, что документооборот занимает важное место в системе управления предприятием. Грамотное осуществление документооборота способствует эффективной системе управления организацией, что приводит всегда к положительной тенденции развития самого предприятия. Сотрудники, занимающиеся делопроизводством, должны своевременно и качественно выполнять ведение документации по всем этапам её существования.

 1.2 Сущность и содержание документационного обеспечения управления предприятием

В современном мире у многих предприятий отсутствует организованная система документационного обеспечения управления, которая способствовала рациональному и планомерному ведению документации. Данная система может улучшить радикально эффективность деятельности организации. Документационное обеспечение управления является основной деятельностью руководства организации, которая обеспечивает в виде документирования информацию руководству о состоянии дел в организации для осуществления адекватных управленческих решений[5]. Поскольку здесь упомянуто понятие документирование в определении ДОУ, то необходимо разъяснить данный термин, поскольку на нём основывается документационное обеспечение управления. Документирование является упорядоченным процессом записи данных на электронном или бумажном носителе, осуществляющим юридическую силу этим информациям. Документирование соответствует определённым законам ведения документации: нормативным актам, закреплённым законодательством РФ и своему Уставу. Также необходимо отметить, что эффективная система документационного обеспечения управления помогает осуществлять планомерную трудовую деятельность с документами в процессе совершения управленческих функций органа управления в частных организациях или государственных компаниях. Объектом документационного обеспечения управления является вся документация. Предметом документационного обеспечения управления является качество оформления документации, а именно её правильность. Также предметом ДОУ является достаточная организация документооборота в соответствии с требованиями ГОСТа. Основные задачи документационного обеспечения управления заключаются в осуществлении общего систематизированного порядка документирования и работы с документацией, а также в улучшении методов и способов работы с документацией, учитывая автоматизацию делопроизводственных процессов. Определение понятия «документ» характеризуется следующим российским законом «Об обязательном экземпляре документов», и звучит примерно так: документ – юридический деловой материальный объект, в котором фиксируются данные в виде текстовых записей, изображения либо видеозаписи, обеспечивающий и предопределяющий передачу информации во времени и пространстве. Документ подвергается хранению и применению общества при определённых ситуациях. Документ – главный носитель любой значимой информации. Определённый комплекс реквизитов помогает обеспечить юридическую силу документам. Реквизиты являются необходимыми элементами заключения документа, которые обеспечивают юридическую силу документам. Как правило, реквизитами считаются печать, наименование автора документа, подпись руководителя, эмблема организации при наличии её и т.д. Требования к осуществлению организационно-распорядительной документации установлены в ГОСТе (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственный стандарт определяет состав реквизитов, границы и упорядоченность их размещения на документе[6]. Использование ГОСТов обеспечивает грамотное оформление любых документов, что помогает увеличивать развитие управленческого уклада в компании. Грамотное единое оформление любой документации является главным критерием для механизации и автоматизации работы с документами. Система автоматизации обеспечивает ресурсы для осуществления документа, а также поддерживает документооборот предприятия. Также данная система помогает вести в электронном виде архив документации. Можно сделать вывод, что документооборот зависит от системы управления. Документооборот необходимо упорядочивать и регламентировать. Если обобщить исследуемое в данной дипломной работе понятие, то документационное обеспечение управления — это сфера деятельности по разработке и хранению документации и организации движения документов, обеспечивающая процесс документирования с помощью использования современных компьютерных технологий. Для того, чтобы получить благополучный экономический эффект, необходимо иметь качественную информацию, которая должна осуществляться верно и своевременно. Если, в организации отсутствует организованная система документационного обеспечения управления, а именно система работы с документацией, то соответственно появляются некачественно оформленные или плохо подготовленные документы, а также несвоевременно выполненные документы. Всё это приводит к ухудшению качества управления, повышению сроков установления решений, как соответственно этому и числу неправильных управленческих решений. Документационное обеспечение управления – один из главных элементов управленческого процесса и принятия управленческих решений, который оказывает влияние на эффективность управления. Процесс принятия управленческих решений включает в себя следующие этапы: получение данных, обработку информации, редактирование, подготовку и принятие решения. Все данные этапы происходят и в процессе документационного обеспечения управления предприятия. Если конкретизировать эти этапы, то они выглядят следующим образом: получение документации – обработка документации – предварительное рассмотрение документов — рассмотрение руководством – регистрация документации — отправка документов. Но, это цепочка процесса ведения документации подходит больше при работе с входящей документацией. Поэтому надо отметить, что документация делится на три документопотока: внутренняя, входящая и исходящая. Документы, которые поступают извне, называются входящей документацией. Входящую документацию можно отнести к внешней документации, которая и предполагает отправку документов из других мест в компанию. Внешняя документация, как правило, регламентируется компетентными органами и рассчитана на широкий круг лиц. Входящая документация может поступать в компанию следующими способами: в печатном или электронном виде. Входящую документация проходит ряд различных этапов: получение документации – обработка документации – предварительное рассмотрение документов – рассмотрение документов органом управления — регистрация документации – отправка документов ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение документов осуществляется без участия аппарата управления в связи с распределением документации по структурным отделам и сотрудникам, занимающихся ведением документации на предприятии. Соответственно, когда нет предварительного рассмотрения входящей документации, то руководство рассматривает документы и по рабочей необходимости адресует их структурным подразделениям и исполнителям, занимающихся ведением документации. Исходящая документация – официальные документы, образованные в стенах организации и отправляемые сторонним компаниям или частным лицам при этом. Исходящая документация отличается от внутренней тем, что её осуществляют не только исключительно внутри организации, но и отправляют другим компаниям по другим различным деловым вопросам. Если, компания имеет подчиненные ей предприятия, то она может адресовать им распорядительные документы (приказы, акты) и письма информационного характера. Также компания может отправить, например, официальный документ, регламентирующий определённый проект по ремонту (к примеру, нормативный документ о недопущении снесения несущей стены) заказчику[7]. Этапы осуществления исходящей документации: разработка исходящей документации – редактирование исходящих документов – подписание или утверждение документа руководителем – регистрация – отправка документации адресату. Нужно отметить, что все этапы осуществления любого вида документации должны проводиться согласно требованиям государственных стандартов. Внутренняя документация разрабатывается исключительно в своей компании. Внутреннюю документацию можно передавать между сотрудниками по необходимости. Внутренняя документация, конечно, рассчитана на пользователей внутри компании, а также она устанавливает нормы работы внутри компании, а также с компаниями, с которыми сотрудничает предприятие. В качестве примера внутренней документации можно привести Устав предприятия, который регламентирует права и обязанности сотрудников. Документация, которая адресуется и предназначается для сотрудников компании, проходит обработку службой документационного обеспечения управления. Эта служба выступает определённым «департаментом», который занимается ведением документации. Но, надо отметить, что служба документационного обеспечения управления находится в более сложной организационной структуре. Например, в линейной организационной структуре управления, такого специального отдела нет. В роли службы ДОУ может выступать секретариат, архив и т.д. В маленьких предприятиях, как правило, такой отдел отсутствует. И работу данного отдела исполняет секретарь главного руководителя либо другой специально назначенный сотрудник, который занимается ведением документации по всем этапам её существования. Работа с документами должна проходить централизованно: в едином центре, архиве или у секретаря. Система хранения документации- это комплекс определённых способов, методов, приёмов учёта и систематизации документации, который обеспечивает поиск и применение документов в текущей работе предприятия. Система хранения документации предполагает в себе также два других термина «дело» и «номенклатура дел». Номенклатура дел — систематизированный перечень документов, формирующийся в работе компании, находящиеся в определённой последовательности с указанием сроков хранения данных документов. Номенклатура дел должна быть утверждена руководством организации, а также она позволяет избегать негативных последствий в хранении документации. Данная система позволяет быстро находить нужные документы и избегать потери документации. Также её передают в компетентные органы, например, при налоговых проверках. Дело – комплекс документов по конкретному вопросу, образованный в любой упорядоченности и прикреплённый в отдельную папку. Также работают децентрализованно, как правило, документами занимаются работники во всех подразделениях – такая форма делопроизводства ведёт к негативным последствиям эффективности работы с документами. Сотрудники отвлекаются от своих других прямых обязанностей либо не успевают своевременно подготовить вверенную им документацию. А также при данной форме работы с документацией отсутствует, как правило, архив и документы находятся в подразделениях у исполнителей, занимающихся ведением документации. Вследствие этого документы могут теряться, что соответственно приведёт к негативным последствиям. Работают с документацией и децентрализованно и централизованно. Такая форма работы с документами называется смешанной[8]. Деятельность специального отдела, который занимается документационным обеспечением управления, регламентируется Положением. Права и обязанности сотрудников службы документационного обеспечения управления указываются в должностных инструкциях, которые прописаны в Уставе компании. Данные инструкции разрабатываются специальным отделом (службой ДОУ), который занимается ведением документации, и укрепляются руководством. Служба ДОУ осуществляет свою трудовую деятельность согласно законодательству Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления. Работники данного специального отдела должны иметь высшее или среднее специальное образование соответствующей специальности или хотя бы профиля. А руководить службой ДОУ, в случае если это не генеральный директор, исключительно специалисты с высшим образованием и определённым опытом работы. Главные цели специального отдела, занимающегося ведением документации, заключаются в организации, регулировании, контроле и осуществлении работ по документационному обеспечению управления. Также необходимо отметить, что документы должны по своему количеству сокращаться и выполняться качественно согласно Государственным стандартам документационного обеспечения управления. В противном случае будут осуществляться ошибочные управленческие решения, что и соответственно приведёт к негативным последствиям в деятельности эффективности предприятия. Документационное обеспечение управления является сферой деятельности, которая осуществляет процесс документирования и формирование работы с официальными юридическими документами. Также ДОУ является важным условием эффективной деятельности в организации. Образуются нормативные официальные документы, характеризующие финансовое положение, итоги и ведение производственно – хозяйственной деятельности, правила должностных обязанностей в организации и т.д. Документы помогают осуществлять функции управления, в которых отражаются задачи, отображаются отчётные показатели, а также данные учёта и любая иная информация. Можно подытожить, что отлаженная система документационного обеспечения управления обеспечивает качество и своевременность принимаемых управленческих решений, а также осуществляет положительную эффективную деятельность компании в целом.

1.3 Направления совершенствования документационного обеспечения управления предприятием

Осуществление грамотной системы управления является залогом успеха деятельности любого предприятия. Правильно – организованная работа с документами является частью обеспечения эффективной системы управления в организации. Однако, многие компании осуществляют не достаточную организацию работы с документами. Из-за этого документация порой подготавливается несвоевременно и некачественно. Соответственно хромает эффективность управленческих решений, как вследствие этого и снижается результативность самой деятельности предприятия. Руководящие структуры организаций могут по своему незнанию вести не достаточно грамотное документационное обеспечение управления, а также ошибочно в плане того, что, например, экономят на ДОУ. Компании могут экономить на документационном обеспечении управления с целью сохранения бюджета по своему положению, которое не совсем позволяет осуществлять затраты на ДОУ. Ведь при документационном обеспечении управления надо иметь желательно специальный отдел, который бы занимался ведением документации по всем этапам её существования. Но, руководящие органы многих компаний не желают создавать данный отдел, который потребует за собой увеличения сотрудников на предприятии, и они перекладывают полномочия по ведению документации на непрофессиональных работников с целью сохранения бюджета и его экономии. Когда полномочия перекладываются в большом объёме на сотрудников, а именно работа с документацией несёт в себе большую по объёму задачу, которую необходимо выполнить оперативно и качественно, то могут возникать определённые проблемы с непомерной нагрузкой на данных работников. Сотрудники, которые занимаются ведением документации, начинают не справляться со своими обязанностями из-за большой нагрузки и этот факт грозит к снижению эффективности деятельности предприятия. Поэтому, исходя из вышеизложенных изречений, делаем вывод, что необходимо иметь отдел, занимающийся документационным обеспечением управления, например, производственно – технический отдел, который бы снижал трудовую нагрузку на предприятии и своевременно и качественно оформлял бы всю документацию. Это первый толчок к совершенствованию документационного обеспечения управления предприятием. Также в ДОУ должна присутствовать номенклатура дел и архив для сдачи этих дел. Организация должна использовать номенклатуру дел на высоком уровне, чтобы избежать потери документации. Номенклатура дел предполагает в себе чёткое распределение документов в папках с определёнными инициалами, реквизитами, которые помогают своевременно идентифицировать документы при необходимости. Папки с документами помещены либо в архив, либо в подразделение, где и осуществляется ведение документации. Потеря документации несёт за собой большие угрозы для развития деятельности предприятия. Угроза заключается в основном в уроне финансовой устойчивости компании. Документы могут быть по бухгалтерии, в которых отражена вся финансово – хозяйственная деятельность предприятия, также могут быть и договора с клиентами, в которых указаны права самой компании при осуществлении работ. Но, что касается договоров, то в основном, это их потеря может сыграть негативную роль в судебных делах. Потеря документов по бухгалтерии наносит серьёзный урон бюджету организации, ведь данная документация сдаётся в налоговую, и если происходит просрочка сдачи документов, то предприятие платит немаленький штраф за несвоевременное предоставление документов по требованию налоговой предусмотренным законом РФ. Делаем вывод, что организация должна проводить номенклатуру дел во избежание утери документации с целью сохранения устойчивости положения в своей сфере деятельности. Также как было упомянуто ранее, что должно быть архивное подразделение для осуществления грамотного документационного обеспечения управления. Документы сдают в архив также для того, чтобы не случилась потеря документов. Документацию сдают в архив, там контролируют её передвижение по предприятию, отмечая в специальной книге учёта данные о тех сотрудниках, кто принес и кто взял документы по любой причине. Это позволяет сотрудникам нести ответственность за обращение и работу с документацией. Также в архиве соответственно осуществляют хранение документов в специальных ячейках. Но, для совершенствования документационного обеспечения управления необходимо осуществлять и в электронном виде в современном мире. Работа с документацией в электронном виде позволяет осуществлять правильную во всех смыслах систему ДОУ. Ведь работа с документами с помощью электронного вида позволяет эффективно обрабатывать, редактировать, хранить всю документацию. При электронном документационном обеспечении управления используют различные компьютерные программы для осуществления обработки, редактирования, хранения документации. Например, применяют такую компьютерную программу, как «1С:Документооборот 8». Данная компьютерная программа применяется для построения методик и автоматизации учета документации, повышения эффективности работы сотрудников между собой, контроля и анализа выполнения работ[9]. Электронное документационное обеспечение управления позволяет сберечь документы, предоставлять оперативно необходимые документы, осуществлять качественное выполнение документации. Делаем вывод из всего вышесказанного, что компании должны совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это позволит им сохранить своё устойчивое положение в определённой сфере деятельности, а также данное действие позволит осуществлять эффективное развитие деятельности предприятия в будущем.

---

1 2