Практическая работа по дисциплине «Делопроизводство» для ВСЭИ, пример оформления

Тема 2. Задание 1. Составьте общий бланк с продольным расположением реквизитов НОУ ВПО «ВСЭИ»           Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ВЯТСКИЙ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» (НОУ ВПО «ВСЭИ»)     ___________                                                                                              №___________                         Киров   Тема 2. Задание 2. Составить бланк письма НОУ ВПО «ВСЭИ» с угловым расположением реквизитов.             Негосударственное образовательное                                                                 АДРЕСАТ учреждение высшего профессионального образования «ВЯТСКИЙ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» (НОУ ВПО «ВСЭИ») Казанская ул., д. 91, г. Киров, 610002. Тел. (8332) 67-02-35, 67-66-18, Тел./факс (8332) 67-02-35, E-mail: vsei@vsei. ru WAP-сайт: WAP.VSEI.RU ОКПО 42632102, ОГРН 1024301330921 ИНН/КПП  4346034770/ 434501001   _________________     № ________________________   На №____________      от  _______________________   Заголовок к тексту   Текст           Ректор                                                                                                                     В.С. Сизов       Тема 2. Задание 3. Составьте бланк приказа НОУ ВПО «ВСЭИ» с угловым расположением реквизитов.           Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ВЯТСКИЙ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» (НОУ ВПО «ВСЭИ») Казанская ул., д. 91, г. Киров, 610002. Тел. (8332) 67-02-35, 67-66-18, Тел./факс (8332) 67-02-35, E-mail: vsei@vsei. ru WAP-сайт: WAP.VSEI.RU ОКПО 42632102, ОГРН 1024301330921 ИНН/КПП  4346034770/ 434501001     ПРИКАЗ «___» декабря 2015 г.                                                                                         № _____   г. Киров   Наименование приказа   Текст приказа   ПРИКАЗЫВАЮ:   Ректор                                                                                                                             В.С. Сизов     Тема 3. Задание 1. Какие дела разрешается хранить в структурных подразделениях. Расскажите об организации оперативного хранения дел. Документы руководства организации формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали. С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обязанность сохранности документов и дел возложена на руководителей структурных подразделений организации (учреждения) и сотрудников, ответственных за делопроизводство. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта — заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.   Задание 2. Что такое «Формирование дел в структурных подразделениях организаций». Кем оно осуществляется и как проводится. Расскажите о порядке формирования дел.           Формирование дела это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Руководитель архива организации или ответственный за архив проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются: наименование организации (полное и краткое); наименование структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел; срок хранения дела. Правила формирования дел: в дело не включают черновые и дублетные экземпляры документов. Документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело. Также,  в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Дела формируются в течение одного календарного года. Судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года имеют свою специфику оформления. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп. Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу (группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения). Внутри дела документы располагаются следующим образом: сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам. Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с соответствующим заголовком. При формировании в дело переписки письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно. В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.     Задание 3. Номенклатура дел организации – что это за документ? Для чего он предназначен? Порядок его составления и оформления? Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел; устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности; учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения. Содержательная часть номенклатуры  состоит из 5 граф:

1. Индекс дела — состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами.
2. Заголовок дела — обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с которым связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

3. Третья графаноменклатуры заполняется в конце года. В ней указываетсяколичество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Данная графа заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения
4. Срок хранения дела, номера статей по перечню. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
5. «Примечания» — служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.