Контрольная работа по дисциплине «Система управления документооборотом» для ТулГУ

Контрольная работа

1. Цели выполнения контрольной работы ·         углубление знаний студентов по курсу «Системы управления документооборотом»; ·         приобщение студентов к самостоятельной работе; ·         формирование навыков практической работы с документацией – умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде и правильно составить документ.

4. Оформление информационно-справочной документации

Оформление служебного письма

Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. В составе реквизитов служебного письма, в сравнении с формуляром ОРД, имеются отдельные коррективы. Отсутствуют следующие реквизиты: наименование вида документа, гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Реквизиты гриф согласования и визы размещаются на последнем экземпляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит фамилия исполнителя и номер его телефона, если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне. Ряд требований к оформлению писем в дополнение ко всему сказанному выше отражен в макете письма (рис. 1).

5. Оформление организационной документации

Устав организации

Важнейшим из организационных документов является Устав организации. Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации. Устав — это сложный и объемный документ. В Устав входит следующий состав реквизитов:

• эмблема организации (при наличии таковой);
• НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ;
• справочные данные об организации;
• наименование документа — УСТАВ;
• место издания;
• гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО);
• текст.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (определяются цели и задачи создаваемой организации).
2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
3. РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
4. ФИНАНСОВО-МАТЕРИАЛЬНАЯ БАЗА (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).
5. ОТЧЕТНАЯ И РЕВИЗИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.
6. ПОРЯДОК ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ.

Правила оформления положения

Положение — документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного общества в целом или его отдельных структурных подразделений. Документ включает в себя следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения работников; обязанности персонала; обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность персонала за нарушение трудовой дисциплины. Раздел «Общие положения» определяет цель, для которой разработано Положение, и перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости. Раздел «Порядок найма и высвобождения персонала» включает процедуры приема на работу персонала, в частности, перечень необходимых документов, оформление приказа о приеме, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работников, вопросы продвижения персонала по служебной лестнице, регламентируются вопросы перевода на другую должность. Детально расписывается порядок расторжения трудового договора (контракта) как по инициативе работника, так и по инициативе администрации. Раздел «Основные обязанности персонала» перечисляет круг обязанностей по своей специальности, квалификации или должности, которые должен выполнять персонал в рабочее время. Раздел «Основные обязанности администрации» определяет перечень обязанностей руководства организации, которые должны выполнять в соответствии с действующим законодательством. В число таких обязанностей входят эффективная организация труда персонала, совершенствование форм и методов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением рабочими, специалистами и администрацией инструкций по гигиене труда и производственной санитарии, противопожарной охране и т. п. Раздел «Рабочее время и его использование» оговаривает начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, определяет график сменности, формы и организацию учета явки на работу, порядок представления отпусков и некоторый другие вопросы. Раздел «Поощрения за успешные результаты работы» перечисляет виды поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение производительности труда и т. д. Раздел «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» оговаривает меры дисциплинарного воздействия на нерадивых работников, перечисляет виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и соответствующие санкции. Штатное расписание Штатное расписание — документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации. Штатная структура и штатное расписание разрабатываются организациями самостоятельно. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Форма штатного расписания приведена на рис. 4. Штатное расписание оформляется, как правило, на общем угловом бланке организации.

Инструкция, ее содержание и оформление

Инструкция — документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Она оформляется на общем бланке. Инструкция утверждается непосредственно руководителем или специальным распорядительным актом (приказом по организации). УТВЕРЖДАЮ Штат в количестве _____ должностей _______________________________ (Подпись  руководителя организации) «______»____________201__г. ШТАТНОЕ   РАСПИСАНИЕ на ______________________201__год (дата,  месяц,  год) _________________________________ (полное наименование организации)

№ п/п	Наименование должности	Количество должностей
	Администрация
1.	Директор	1
2.	Зам. директора	1
…
	Секретарь-референт и т.д.	1
	Итого:
	Плановый отдел
1.	Начальник планового отдела	1
2.	Старший экономист	1
3.	Экономист	5
…	и т.д.
	Итого:
	Всего по предприятию:

6. Оформление распорядительных документов

Требования к оформлению приказов по основной деятельности

Приказ — это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Процесс подготовки приказа предусматривает стадию разработки проекта, согласования его со всеми заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, оформления и подписания документа. Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят: реквизиты углового (или продольного) бланка с указанием названия вида документа, даты выхода и номера приказа, заголовка к тексту, текста приказа с подписью руководителя, реквизиты согласования и визирования, отметки об исполнении документа, отметки для автоматического поиска документа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля (нулевого положения табулятора) прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа. Макет построения приказа на угловом бланке приведен на рис. 5. (Макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов). Рис. 5. Макет приказа

Оформления выписки из приказа

Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем.

Правила оформления  распоряжения

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе.

Контрольная работа

7. Задания ·         Составить штатное расписание. ·         Составить расписание графика отпусков. ·         Составить протокол заседания акционерного общества. ·         Составить акт о списании имущества. ·         Составить акт о приеме-передаче дел.