Ответы на вопросы по управлению персоналом (61-73)

61. Этика служебных взаимоотношений Вообще же специфика «этики» служебных отношений определяется в основном запретительными моментами, то есть указанием на то, чего делать нельзя или нежелательно. В той же части, что касается «хорошего» поведения в коллективе область служебных отношений мало чем отличается от общих правил приличия, хорошего тона и уважительного отношения к окружающим. Например, все «инструкции» по «этике служебных отношений» начинаются с двух постулатов — нужно улыбаться людям и нужно людей приветствовать. Конечно, в этом чувствуется солидный опыт европейской и американской бизнес-психологии, улыбка и приветствие в которой являются краеугольными камнями. Любой служащий, бизнесмен и работник на Западе должен на уровне инстинктов помнить, что в общении с людьми он должен быть вежлив и улыбаться. Реальные эмоции и отношение к человеку не имеют значения, дело есть дело. Кроме того, огромное внимание в служебных отношениях уделяется искусству общения. В данном случае неважно, идёт ли разговор между коллегами, между начальником и подчинённым, между работником и клиентом или посторонним человеком: в деловом общении необходимо быть любезным, вежливым, предельно корректно отвечать на задаваемые вопросы, внимательно выслушивать собеседника. Третий кит, на котором держится «этика» служебных отношений, это следование внутрикорпоративным стандартам отношений. Не существует общего правила, должен ли подчинённый каждый раз стучать в дверь кабинета начальника — это устанавливается в каждом коллективе индивидуально. Точно так же, как нет общего предписания, имеют ли право коллеги обращаться друг к другу на «ты», это дело личного контакта, а, когда речь идёт об общении в присутствии посторонних, ещё и служебной дисциплины. Не имеется универсальной традиции корпоративных праздников или поздравления сотрудников с днём рождения — в каких-то случаях поздравление ограничивается формальным приветствием коллег и руководства, в каких-то сопровождается лишь вручением подарка, в каких-то — шумным и продолжительным банкетом. А вот когда начинается та сфера, где «нельзя», «запрещается», «не желательно», «не корректно», «противоречит политике компании», тогда и обнаруживаются особенности «этики» служебных отношений. И прежде всех запретов и табу, опережая даже «ни-ни» в отношении любовных романов, стоит крайняя нежелательность обсуждения на рабочем месте личных дел, проблем, новостей и прочей информации, не касающейся профессиональных вопросов. Идеалом западной «этики» служебных отношений (а в современном виде за основу чаще всего берётся именно западная модель) является система служебных отношений, в рамках которых личная жизнь коллег вообще никаким образом не обсуждается и не влияет на рабочий процесс. Прежде всего, это затрагивает ту область «общей» этики, которая стремится защитить личную жизнь человека от всякого рода посягательств со стороны. Однако здесь имеется и другой момент: обсуждение личных проблем это любимая и наиболее захватывающая тема для беседы для любого человека; так что весьма высок риск того, что за обсуждением личной жизни своей или коллег (что чаще всего) у работников остаётся всё меньше времени для выполнения рабочих обязанностей. Вопрос взаимоотношения между коллегами разных полов является сферой столкновения двух тенденций: с одной стороны, это общеэтические требования о повышенном внимании к женщине, об оказании таких знаков внимание, как отрывание дверей перед женщиной, пропускание её вперёд, уступка ей «сидячего места» и так далее. С другой же, успехи феминизма не прошли даром и коснулись прежде всего сферы служебных отношений, где женщина активнее всего добивалась равноправия. В США и Западной Европе всё чаще традиционные знаки внимания по отношению к женщине расцениваются как дискриминация по половому признаку и даже как сексуальные домогательства. Служебные же романы и вообще флирт на работе в современной «этике» служебных отношений находятся под очень строгим запретом, во всяком случае, официально. Впрочем, зачастую этот запрет так или иначе нарушается, пусть и всего лишь в форме флирта. Однако и другие положения о взаимоотношениях между коллегами нередко остаются лишь формальностью. Особенно это характерно в той части, что касается поведения начальника. Современные деловые стандарты гласят, что руководящий работник должен быть вежлив в отношениях с подчинёнными, не должен излишне подчёркивать дистанцию в общении и, например, всегда требовать от подчинённого, чтобы он стоял в его в кабинете, а также должен позитивно реагировать на объективную критику и ни в коем случае не преследовать за неё. Но в реальной жизни пока что очень немного руководителей, в той или иной степени соответствующих этому «светлому образу»; а уж руководитель, адекватно реагирующий на критику в свой адрес ос стороны подчинённых это и вовсе ещё диковина.

62. Этика поведения в виртуальном мире

Правило 1: Помните, что Вы говорите с человеком. Одно из самых очевидных и все же самое часто нарушаемое правило в сети. Очень многие забывают, что их собеседник — не компьютер, что за буковками на экране прячется живой человек, которого легко обидеть, и расположение которого, однажды потеряв, может быть очень сложно вернуть. Правило 2: Придерживайтесь тех же стандартов поведения, что и в реальной жизни. Интернет создает ощущение анонимности, вам кажется, что вам никто ничего не сделает, тем самым появляется заблуждение, что в сети правила поведения не так строги. Необходимо соблюдать этику общения, а также оставаться в рамках закона, как в реальном, так и в виртуальном пространстве. Правило 3: Помните, где Вы находитесь в киберпространстве. Если вы ведете активную Сетевую жизнь — посещаете несколько чатов и форумов, вам особенно важно помнить, какого стиля общения придерживаются ваши собеседники. Если днем вы — ответственный банковский работник, а вечера просиживаете на форумах поклонников Михаэля Шумахера,… В большинстве давно сложившихся сетевых коллективов есть свои писаные или неписаные правила, которыми с удовольствием поделятся с новичком. Универсальным является совет первое время посидеть в уголке, посмотреть и послушать. Правило 4: Уважайте время и возможности других. Да, вы — пуп Земли. Вот только другие пупы об этом не знают. Готовясь поделиться со всем миром гениальной новостью, подумайте, а всем ли именно эта новость важна. И уж если вам открытым текстом говорят «Отстань!» (или «Мне эта дискуссия совершенно не интересна»), лучше все же отстать. Одним из следствий этого правила является уважительное отношение к чужому трафику. Выкладывая большие изображения, позаботьтесь о том, чтобы им сопутствовали небольшие превьюшки с указанием размера открывающегося по ним файла. Если вы даете ссылку на большой файл, не забывайте указывать его размер. Не следует ожидать мгновенной реакции на сообщения. Правило 5: Сохраняйте лицо. Репутация в Интернете значит ничуть не меньше, чем в реальной жизни. Конечно вся аудитория Интернета Вас не узнает, но братья по интересам и сайтам могут знать Вас как полноценного человека. Если даже на первом этапе знакомства с Интернетом ников будет несколько, со временем один из них станет главным, тем, в котором вы себя ощущаете спокойно и надежно, возможно — даже надежнее, чем в паспортном имени. Стоит ли его марать репутацией скандалиста? Выскочки? Невежды? Зануды? Правило 6: Помогайте другим там, где Вы это можете делать. Сеть — самая большая библиотека и хранилище всех возможных знаний. Вы в это верите? Это не так. В интернете появляется только та информация, которая хоть немного представляет выгоду автору. По этому могут возникнуть вопросы ответов на которые в Сети нет. Именно люди, с которыми мы встречаемся в Сети могут помочь Вам. Если вы увидели вопрос и можете на него ответить — ответьте. Если вы случайно обнаружили, что в Интернете отсутствует что-то, что вы хорошо знаете, — напишите об этом. Если новичок просит у вас помощи — помогите, как когда-то помогли вам. Если же вам никто никогда не отвечал на вопросы, не рассказывал что-то нужное или не помогал, продолжайте отвечать, рассказывать и помогать. Мир становится лучше, когда мы помогаем другим, а мы сами — счастливее. Правило 7: Не ввязывайтесь в конфликты и не допускайте их. Человека, давно живущего в Сети, как правило, узнаешь не по воспаленным красным глазам и рефлекторному подрагиванию пальцев рук, нет. Человек, давно живущий в Сети, отличается крепкими нервами. Если вы всерьез думаете, что какого-нибудь Интернетного аксакала можно удивить лихо закрученным матерным загибом, вставленным в разговор о высокой готике, то подумайте еще немного. Желание отличиться выдает в вас новичка куда вернее, чем ник «я-тут-новенький». Те, кто в Сети давно, распознают будущий скандал в зародыше и стараются удалиться от него на безопасное расстояние. И это при том, что они сами могут подобный скандал спровоцировать явно эпатажным сообщением. Но брызгать слюной, доказывая в 300 сообщениях, что собеседник ничего не понимает в данной теме — удел слабых. Правило 8: Уважайте право на частную переписку. Нет, я не думаю, что мои уважаемые читатели лазают по чужим вещам и читают чужие письма. Но это правило можно и нужно толковать более широко. А именно: не распространяйте в Сети личную информацию других людей — реальные имена, адреса, телефоны, фотографии. Никогда — ни при каких условиях! — не публикуйте логи ваших разговоров тет-а-тет без согласия собеседника или нескольких собеседников, если разговор предполагал конфиденциальность. Правило 9: Не злоупотребляйте своими возможностями. Виртуальное пространство предполагает различный доступ к тем или иным ресурсам, различный уровень знаний в тех или иных вопросах. Обладая преимуществами над другими пользователями, не следует пользоваться ими. Правило 10: Учитесь прощать другим их ошибки… …или хотя бы время от времени вспоминайте, сколько ошибок сделали вы.

63. Этические основы деловой переписки

Неуважительность автора делового письма, даже если она завуалирована, всегда ощущается адресатом, что формирует стойкое отрицательное отношение к письму и его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения. Специалисты в области делового общения рекомендуют всегда обращать внимание на тон создаваемого документа. Особенно внимательно нужно подходить к письму, в котором содержится отказ. Нельзя начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения. Употребляйте такие формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным…»; «Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу…» и т.п. Место этой формулы — в последнем абзаце письма. При этом надо помнить правило: «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика». Приведем примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения: повторение просьбы — адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы; причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу; констатация отказа или отклонения предложения — формула отказа. Официальное письмо всегда пишется на фирменном бланке организации. В левом верхнем углу исходящего письма (т.е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже — фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона. По существу и зрительно содержание письма состоит из грех блоков: о формула письма — в чем суть просьбы; о обоснование просьбы; о вспомогательная информация. В ответном письме следует обязательно сделать вежливую ссылку на его последнее письмо. Если данным письмом открывается переписка с зарубежным партнером, нужно представить организацию, охарактеризовать ее цель и задачи в сфере международной деятельности. Эта часть письма предельно краткая, потому что основную информацию об организации должен дать приложенный к письму буклет (ссылка на который обязательна в письме). Такое письмо нужно завершить благодарностью за сотрудничество и/или выражением надежды на таковое в будущем. Проверенная формула — «Искренне Ваш (ваше имя)». Хорошая письменная речь требует большого запаса слов и умения их соединять, что требует систематического и внимательного чтения художественной и научной литературы. Без постоянной подпитки гуманитарными знаниями полноценный лидер не состоится. Такой вывод делает выдающийся специалист по менеджменту Ли Якокка: «Спустя годы, когда мои дети спрашивали, чему учиться, мой неизменный совет сводился к тому, что им необходимо получить хорошее образование в области гуманитарных наук… Главное — это заложить прочные основы знаний в области литературы, хорошо овладеть устной и письменной речью».

64. Сроки исполнения документа

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными. Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (по состоянию на 13 марта 2015 г.), определены следующие типовые сроки: поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения; поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения; если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания; запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней; обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления. В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.3 То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальные – руководителями, которые их установили.

65. Атрибуты письменного документа

Атрибуты документа должны предусматривать выполнение приводимых далее требований в общем случае, но не всегда: зачастую необходимо обеспечение лишь части требований. «Предусматривать» выполнение, но не «выполнять»: достаточно часто для этого необходима определенная инфраструктура. Например, для банкноты не требуется конфиденциальность, но для индикации подлинности (аутентификации автора) банкноты требуется специальное оборудование. Ниже приводится максимальный набор требований, не все из них обязательны для документов различного назначения.

1. Возможность индикации целостности.

Должен существовать некий индикатор целостности, неразрывно связанный с содержанием документа, так что любая модификация содержания изменяет состояние индикатора. В аналоговой среде в качестве индикатора используются свойства носителя документа, бумажного листа, а в качестве «клея» для графического отображения информационных символов — способ нанесения символов на носитель. В электронной среде, как было показано выше, носитель активного ЭлД принципиально не может быть зафиксирован. Остается единственный класс методов — задание некоторой функциональной зависимости на множестве чисел, элементов содержания, и последующая индикация (проверка) выполнения этой зависимости.

2. Доступность содержания документа субъектам/объектам сектора действенности.

Способ отображения информации должен соответствовать действующим в рамках сектора стандартам и сложившимся неформальным правилам, обеспечивающим единство восприятия и обработки документа субъектами сектора. Например, письмо российской организации в профильное министерство должно быть на русском языке, на белой плотной бумаге, с полями, напечатано шрифтом определенного размера и т.д. Для аналогового документа такое требование настолько естественно, что о нем даже не упоминают. Для электронного документа доступность является существенным фактором. Необходимо соблюдение единых стандартов отображения документа в цифровом виде, либо наличие соответствующих конвертеров, обеспечивающих совместимость различных стандартов.

3. Недоступность содержания документа субъектам/объектам иных, априорно заданных, секторов действенности (конфиденциальность).

Круг нежелательных объектов может задаваться с произвольной точностью, достаточно часто конфиденциальность понимают как недоступность содержания документа всем субъектам (объектам) аналоговой (электронной) среды, кроме принадлежащих сектору адресата.

4. Возможность аутентификации автора и/или отправителя документа.

Идентификация объекта есть установление (отношения) эквивалентности между объектом и его априорным обозначением (определением, представлением, образом, комплексом характеристик и т.п.). Иными словами, идентификация есть классификация объекта, приписывание ему априорно известного комплекса характеристик. Идентификация документа есть установление факта наличия в нем блока идентифицирующей информации — наименования отправителя и/или получателя документа. Но на самом деле требуется установить факт, что именно поименованные субъекты используют документ как средство взаимодействия. Надо «привязать» документ как предмет, вещь, к субъектам, существующим независимо и вне документа, т.е. аутентифицировать документ.

5. Возможность аутентификации получателя и/или адресата документа.

Взаимодействие предполагает наличие не менее двух участников. Часто необходимо подтверждение не только отправителя, но и получателя документа: если отсутствует подтверждение в получении документа, последний не признается сектором действенности в качестве такового. И даже наоборот, не требуется аутентификация отправителя документа, но обязательно — получателя; например, взнос (пожертвование) в партийный фонд, или анонимный платеж в счет погашения долга субъекта X субъекту Y. Так что в общем случае оформление документа должно предусматривать возможность аутентификации всех участников информационного взаимодействия.

6. Возможность аутентификации маршрута (промежуточных точек) прохождения документа от отправителя до получателя.

В общем случае существенно не только, кто документ отправил и кто получил. Например, правительственный документ, принесенный посторонним прохожим, а не доставленный курьером или спецпочтой, не будет признан документом без дополнительной проверки. Поэтому оформление должно предусматривать, в соответствии с требованиями  сектора действенности, возможность аутентификации промежуточных инстанций передачи и обработки документа от автора до адресата.

7. Возможность кратного применения документа.

В аналоговой среде эквивалентные реализации различимы, так что обеспечение уникальности экземпляра средствами оформления документа в принципе достижимо. Любая из реализаций одного аналогового документа отличается от любой реализации другого, и с этой точки зрения АнД необходимо уникальны. Если эквивалентные реализации одного и того же документа различимы по какому-либо второстепенному параметру, не входящему в число признаков эквивалентности, то в зависимости от степени различий можно говорить об идентичных документах или о разных  экземплярах АнД.

66. Структура письменного документа

В сложном документе есть не просто слова и абзацы, оформленные определённым образом – но, как минимум, главы (разделы и т.п.) с их заголовками. Современные текстовые процессоры позволяют работать именно со структурой документа. Оформление при этом зависит от структуры. Поэтому можно очень легко менять оформление отдельных элементов структуры – в частности, заголовков. Когда вы создаёте сколь-либо сложный документ, всегда старайтесь указывать его структуру, а не ограничиваться оформлением. Указать хотя бы базовую структуру (заголовки глав) очень просто. И это заметно упрощает дальнейшую работу с документом – от создания оглавления до подготовки к любой публикации. Кроме того, указание структуры позволяет легче ориентироваться в большом документе. Вы можете в любой момент “перескочить” к началу той или иной главы. Это называется навигация по структуре. По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания (отражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма. Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных.

67. Особенности этики в электронном документообороте

В отношении электронной деловой переписки справедливы такие же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия: в общении по телефону, ведении переговоров и т.д. На мой взгляд, этика деловой переписки по электронной базируется на нескольких незыблемых принципах: Взаимное уважение оппонентов к личности и деловой позиции друг друга. Внимание к деловым интересам оппонента. Пунктуальность в обмене информацией. Понимание важности вопросов конфиденциальности. Рассмотрим практические инструменты реализации этих принципов

1. Грамотно и четко оформленное поле «Тема» / «Subject»

Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

2. Приветствие и персональное обращение к адресату/адресатам

Создает доверие и придает письму персональную направленность. Игнорирование имени адресата воспринимается как некорректность.

3. Точность адресации

Правильное заполнение полей «Кому», «Копия», «Скрытая копия» – важнейший инструмент оперативности и этичности общения. Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:

4. Оперативность ответа

Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. В компаниях на этот счет существуют разные стандарты. Приемлемым считается время ответа/реакции на письмо в пределах двух–трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать на него ответ в течение суток, то правилом хорошего тона будет отправка адресату информации о том, что вы получили его письмо и ответите на него: «Письмо получил. Отвечу сегодня в течение дня» или «Письмо получил. Для ответа нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее …».

5. Корректная работа с  информацией (объем, язык, структура, формат)

Характер и особенность подачи информации в тексте письма – это тоже инструмент и показатель вашей способности и желания вести переписку максимально корректно и уважительно по отношению к вашему адресату: максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4; объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб (более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата); пересылаемые файлы лучше «упаковывать» в универсальные кодировки: Zip или rar (другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата); отвечая на письмо адресата, текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу (это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа); не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения; необходимо писать языком, максимально понятным адресату. В каждом конкретном случае решается вопрос целесообразности использования профессиональной, внутрикорпоративной лексики, сленга, сокращений и англицизмов (заимствование из английского языка в каком-либо другом языке).

68. Регламентация документационного обеспечения управления персоналом в Российской Федерации

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого-либо документа. Организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В то же время делопроизводство адаптируется к местным и федеральным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно улучшения работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятиях. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России «Об Архивном фонде РФ и архивах», «Об информации, информатизации и защите информации», «О бухгалтерском учете и отчетности» и т.п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций. Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
3. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
4. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. № 9-ст и изменениями № 1с датой введения 01.04.2000).
5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
7. Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92. ГОСТ Р 1.5-92).
8. Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 (в ред. Федерального закона от 27.12.95 №211-ФЗ).
9. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.
10. Закон РФ от 21.07.93 г. № 5485-1 (в ред. ФЗ от 06.10.97г. № 131-ФЗ) «О государственной тайне».
11. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.
12. Постановление Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате».
13. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.12.98 г. М 1562 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России».
14. ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.
15. Приказ Архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 1547-р.

69. Служба управления персоналом  в организациях различных форм собственности

Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю по администрированию

70. Документирование деятельности по управлению персоналом организаций

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение. Документирование оценки деятельности персонала Оценка деятельности персонала осуществляется: — при проведении аттестации; — при присвоении квалификационных разрядов; — при вынесении взысканий; — при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма. Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №110, и Положением о порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №111. Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы: — обработка поступающей и передаваемой документации; — доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом; — регистрация, учет и хранение документов по личному составу; — формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации; — копирование и размножение документов по кадровым вопросам; — контроль исполнения документов по личному составу; — передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

71. Организация документационного обеспечения управления персоналом в организации

Документационное обеспечение управления персоналом государственной службы включает полный цикл — создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения. В управлении персоналом как подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации: — организационно-распорядительная документация управления персоналом, включающая в качестве подсистем: — организационно-кадровую документацию (штатное расписание, структура и штатная численность, положение о кадровой службе, положение о персонале, должностной регламент); — организационно-распорядительную документацию (приказ о внесении изменений в штатное расписание, распоряжение); — справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.); — документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (служебный контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.); — документацию по обращениям граждан; — плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.); — отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т. д.); — документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр. Организационно-кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы. К организационно-кадровым документам относятся: штатное Штатное расписание устанавливает численность структурных подразделений в составе организации, должностной и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по организации в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. Унифицированная форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты. Как правило, структура Положения включает следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Основные задачи и функции кадровой службы.
3. Структура кадровой службы.
4. Права и обязанности службы и ее работников.
5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.
6. Рабочее место работника кадровой службы.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек устанавливаются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках», а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 19 октября 2003 г. №69. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

72. Современные информационно-поисковые системы по кадровым документам

Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационной форме. Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. Регистрация преследует три цели: ) учет документов; ) контроль за их исполнением; ) справочная работа по документам. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, специального учета и использования в справочных целях. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам — в отделе кадров, бухгалтерская документация — в бухгалтерии и т.д. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс или номер. В данной организации существует централизованная система работы с документами. Здесь существует деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые, причем это деление не закреплено какой-либо инструкцией. Например, не регистрируются различные акты обследования, т.к. в данной организации их регистрация считается не обязательной. При регистрации секретарем ставится в правом нижнем углу штамп входящего, исходящего документа, проставляется дата, присваивается номер документа. Номер документа, его дата и краткое содержание записывается в специальный журнал входящих, исходящих документов. Сами журналы находятся на «общем доступе» на условии «только для чтения», в то время как секретарь (или иное лицо, ответственное за ведение того или иного раздела электронного массива информации) имеет права на редактирование и/или удаление. Внутренние документы не регистрируются. Регистрационно-контрольные карточки отсутствуют. Все документы, поступающие в течение года, подшиваются в папки и хранятся у секретаря в течение года. В дальнейшем эти папки (дела) с документами передаются на хранение в архив организации. Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения), документы коллегиальных органов (протоколы), информационно-справочные (акты), бухгалтерские документы получают в качестве индекса порядковый номер с начала года в пределах регистрируемого массива. Номера на эти документы ставят в момент их регистрации, после подписания документа. Другие наиболее важные внутренние документы регистрируются на общих основаниях.

73. Зарубежный опыт организации и документирования деятельности по управлению персоналом

«Управление по-японски» или «японская модель управления» может быть охарактеризована как синтез традиционных японских этнокультурных черт и импортированных методов управления. Находясь под оккупационным режимом США в период после Второй Мировой войны японская экономика постаралась вобрать в себя наиболее рациональные идеи американского менеджмента. Нельзя утверждать, что до Второй Мировой войны в Японии не было своей системы управления. В основе этой системы лежали традиционные элементы культуры и психологии японцев. В процессе заимствования зарубежных идей менеджмента, традиционные черты не отошли на второй план, а органично слились с ними, что привело к появлению системы управления получившей название «японская модель управления». «Пожизненный найм», «групповое принятие решений», «контроль качества» и т.д. — это основные характерные составляющие японской системы, которые сложились при влиянии традиционных черт, главной из которых является «группизм». В Японии человек с его слабостями и возможностями помещён в самый центр управленческой концепции. Благодаря этому в японской системе управления сложилась строго иерархическая триада приоритетов — человек, финансы, технология. Японские методы управления в корне отличаются от европейских и американских методов. Это не значит, что в японцы управляют более эффективно, скорее можно сказать, что основные принципы японского и европейского менеджмента лежат в разных плоскостях, и имеют очень мало точек пересечения. Японский менеджмент, основанный на коллективизме, использует весь спектр морально-психологических рычагов воздействия на личность. И, прежде всего это чувство долга перед коллективом, что в японском менталитете почти тождественно чувству стыда. Учитывая то, что налоговая система работает на усреднение доходов и материального состояния населения, в обществе минимально расслоение по благосостоянию, это и даёт возможность использовать чувство коллективизма или «группизм» максимально эффективно. Одной из основных составляющих любой системы управления является то, что главную роль в этой системе играет менеджер, и в частности высшее звено управленческого корпуса (руководители предприятий, президенты компаний и корпораций, вице-президенты и т.д.). Высший управленческий аппарат в Японии имеет свои, особые черты. Институт высшего управления в Японии берёт своё начало в 16 веке, и связан, прежде всего, с появлением торгово-промышленных домов. Первыми представителями высшего управления можно считать наёмных управляющих (банто), которые занимались ведением всех хозяйственных дел. Институт высшего управления развивался на протяжении всей истории развития японской экономики, начиная с периода феодализма и до наших дней. Это развитие шло на фоне трансформации торгово-промышленных домов феодальной Японии в капиталистические монополии конца 19 века, их дальнейшей трансформации в концерны (дзайбацу) первой половины ХХ века, и перерастания их в промышленные группы второй половины ХХ века. На современном этапе высшие управляющие японских предприятий представляют собой особую, имеющую свои характерные черты социальную группу японского общества. Каковы те черты, характеризующие японский стиль управления? Во-первых, это активность в ознакомлении с состоянием дел во всех подразделениях фирмы, с функционированием всех ее служб. Вторая черта стиля — настойчивое стремление к тому, чтобы работники фирмы совершенствовали свое профессиональное мастерство. Преследуя эту цель, руководствуются принципами японской народной педагогики, провозглашающей, что «усидчивость и интенсивная работа над собой всегда ведут к успеху». Третьей чертой стиля следует признать энергичное поощрение инициативы. Без инициативы нельзя в современных условиях руководить производством. Наконец, четвертая черта — всемерное поощрение дискуссий среди менеджеров на предмет поиска лучшего из возможных решений. При этом дискуссии не должны нарушать нормы японской семейной этики: «Муж и Жена спорят не для того, чтобы разойтись, а для того, чтобы найти как можно больше точек сближения».