Помощь с лабораторной работой по информационным системам, ИИТ

Практическая работа 1 «Знакомство с ERP системой» Цели и задачи работы: 1. знакомство с графическим интерфейсом MS DYNAMICS NAV 2009 Classic и основными функциональными блокам и средствами системы. 2. знакомство с унифицированной структурой данных (таблицах), 3. средствами просмотра и навигации, 4. средствами выборки данных. Установка и запуск MS DYNAMICS NAV 2009 Classic Вариант 1 (Официальная Демоверсия с дистрибутива c разными видами клиентов) Для ознакомления с системой MS DYNAMICS NAV 2009 R2 нам потребуется дистрибутив с программой. Его можно взять у преподавателя или скачать с сайта Microsoft (http://www.microsoft.com/ru-ru/download/details.aspx?id=9873) (около 720 Мб). Для изучения нам достаточно Демо-версии с предустановленным предприятием «Cronus Россия ЗАО». Из дистрибутива запускаем Setup.exe. Затем выбираем «Установить демоверсию». Мы устанавливаем Ролеориентированный клиент, Клиент Classic, Сервер Microsoft Dynamics NAV, демо-базу предприятия «Cronus Россия ЗАО» и документацию. После окончания установки в меню программ запускаем Microsoft Dynamics NAV R2 Classic. Для ознакомления с клиентом с ролевыми настройками можно запустить его из меню программ, но он работает только с базой на установленном SQL Server, поэтому нужно еще правильно указать имя SQL Server и путь и имя демо БД. Файл с базой данных в этом случае для клиента Classic будет для Windows XP в папке C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Microsoft\Microsoft Dynamics NAV\60\Database. Имя базы database.fdb. Вариант 2 (Минимальная Демоверсия только Classic) Взять у преподавателя самораспаковывающийся архив classic.exe, запустить его и в первом окне указать диск для распаковки (например С:). После распаковки идем в создавшуюся папку Диск:\Classic\ и запускаем fin.exe. Имя базы database.fdb и находится она в папке Диск:\Classic\. Открытие базы данных и предприятия «Cronus Россия ЗАО» После первого запуска окна клиента необходимо выбрать в строке меню Файл\База данных\Открыть и указать путь к файлу database.fdb и ОК. После этого выбрать Файл\Организация\Открыть\CRONUS Россия ЗАО. Должно появиться Главное меню и сообщение о рабочей дате, нажать ОК. Можно приступать к работе. Практическая работа 2 «Основные функциональные возможности системы». Цели и задачи работы: 1. знакомство с настройками основных функциональных модулей системы, 2. использование закладок, 3. знакомство с модулями Продажи и Маркетинг, Покупка, Финансы. Базовые настройки модулей Настройки в системе служат для адаптации системы под нужды конкретного предприятия. Их многообразие обеспечивает гибкость системы. Основные настройки каждого модуля находятся в одноименном меню. Далее рассмотрим принцип их организации на примере основных модулей системы. Настройки модуля Продажи и Маркетинг Параметры настройки модуля задаются в меню Продажи и Маркетинг, Настройка. В нем устанавливаются базовые принципы функционирования данного модуля. В меню Продажи и Маркетинг нажмите Настройка, затем Настройка модуля Продажи. Появится окно Продажа и Клиенты Настройка. Окно имеет 7 закладок Общее, Измерения, Нумерация, Предоплата, Суммовая разница, Применение, Другие. На закладке Общее устанавливаются параметры расчета и учета скидок, а также различных сообщений и предупреждений, выдаваемых системой в процессе работы. Закладка Общее содержит следующие поля: Учет Скидки, Кредитный Контроль, Минус-Контроль Склада, Накладная из Счета – и т.д. настройка этих полей влечет за собой соответствующие изменения в работе программы по запрограммированной логике. На закладке Нумерация настраивается логика нумерации документов, клиентов и памяток модуля Продажа и Маркетинг. Просмотрите все остальные закладки. Настройки модуля Покупка Для того, чтобы войти в функциональность Покупка выберите одноименное меню Параметры настройки данного модуля задаются в меню Покупки, Настройка. Нажмите Настройка, Настройка модуля покупки. В окне находится 6 закладок: Общее, Нумерация, Предоплата, Авансовый отчет, Суммовая разница, Шаблоны. На закладке Общее устанавливаются параметры расчета и учета скидок, а также принципы округления сумм в счетах покупки. На этой закладке представлены следующие поля: Учет Скидки , Накладная из Счета, Округление Счета, Внешний Номер Обязателен и другие поля. На закладке Нумерация находятся настройки нумерации поставщиков, документов и другой, связанной с этим модулем информации. Аналогичным образом настраиваются модули Товары, Финансы, Бухгалтерия и др. Настройки измерений модуля Финансовый менеджмент. Обратите особое внимание на модуль Финансовый менеджмент. Не только потому, что он является основным для консолидации всей информации, но еще и потому, что именно эти данные служат основанием для принятия решений управленческим аппаратом предприятия. Группировка различной информации в MS DYNAMICS NAV осуществляется с помощью аналитических измерений. Данные могут группироваться как по менеджерам, занимающимся продажей товаров, центрам ответственности, отделам, видам товаров, так и по регионам. Причем регионы включают в себя достаточно широкое понятие. Это могут быть города, экономические и территориальные районы, а также республики Российской федерации и иностранные государства. Благодаря измерениям, программа может осуществлять отбор и группировку операций по самым разнообразным критериям и параметрам, формируя при этом гибкую и насыщенную аналитику. Измерения широко используются в рамках всего приложения, в частности, в журналах, документах, бюджетах. Измерения, как и их значения, определяются пользователем. Их количество неограниченно. Настройка измерений осуществляется в модуле Финансы, 1. Выберите меню Финансовый менеджмент 2. Выберите подменю Настройка, Настройка ГК (Главной книги) 3. Вкладка Измерения. На этой закладке, как правило, выбираются Глобальные и ключевые измерения, которые предполагается наиболее часто использовать при формировании отчетности. Для того, чтобы увидеть таблицу Измерения 5. Войдите в меню Финансовый менеджмент 6. Выберите Настройка, 7. Измерения. 8. Измерения. 9. Установите курсор на измерении Регион. 10. Нажмите клавишу Измерение 11. Значение Измерения Аналогичным образом осуществляются настройки другим рабочих областей системы, неперечисленных в данных методических указаниях. Справочная информация К справочной информации в системе относятся Списки клиентов, поставщиков, товара, бухгалтерский план счетов и т.д, которые называются Справочниками. В практической работе «Знакомство с основными модулями системы» Вы видели справочники Клиентов и Менеджеров. Каждый справочник, как правило, состоит из набора карточек клиентов, поставщиков, товара, бухгалтерских счетов и т.д. Карточки – это специальным образом организованный набор данных, характеризующих перечисленные ранее элементы ИС. Структура карточек идентична. В предыдущей практической работе Вы имели возможность познакомиться с карточкой клиента. Как вы могли заметить, карточка включает в себя набор данных, сгруппированных на вложенных закладках. Карточка снабжена дополнительными клавишами и функциями. Кроме того, специальные кнопки, с которыми Вы уже познакомились, помогут Вам из каждой карточки войти в специальные журналы операций, просмотреть расчетную аналитическую информацию, остатки оборотов на бухгалтерских счетах и т.д. Структура карточки клиента На каждого клиента в системе заведена индивидуальная карточка. В нее вводятся базовые сведения о клиенте: его имя, адрес, контактная информация, а также данные о возможных скидках. В карточке клиента сконцентрирована все касающиеся его данные. Обратите внимание, что, как и многие другие карточки, представленные в системе, карточка клиента разделена на закладки. Это облегчает группировку информации. Каждый раз при создании документа продажи, его заголовок будет заполняться сведениями из карточки клиента. Для того чтобы попасть в карточку клиента, в меню модуля Продажи и Маркетинг выберите Продажи, Клиенты. Появится окно Клиент Карточка. Графический интерфейс приложения логичен и последователен. Например, названия полей говорят о том, какие значения и параметры должны в них указываться. Другим примером служат названия закладок. В окне карточка клиента вы видите закладку Общее, которая содержит общую информацию о клиенте, например адрес. Закладка Контакты содержит такую информацию как телефон клиента и номер факса. На закладке Контакты заводится контактная информация клиента. На закладке Выставление счета сгруппированы важные поля, влияющие на процедуру учета и выставления счетов клиенту: Поле Код плательщика: Возможна ситуация, когда товар отгружается одному клиенту, а счет выставляется другому. В этом случае, укажите здесь номер клиента, которому следует выставить счет. Программа по умолчанию будет копировать этот номер в квоты, заказы, счета и кредит ноты. При необходимости он может быть изменен. Код Скидки Счета: В момент создания карточки клиента, программа автоматически копирует в это поле номер клиента. Данный код будет присваиваться всем стандартным скидкам счета, предоставляемых клиенту. Кроме этого на закладке Выставление счета вы можете просмотреть другие настройки Учетная Группа клиента, Общая Бизнес-Группа, Ценовая Группа Клиента, Разрешить Скидку Строки и т.д. и просмотреть закладки Платежи, Отгрузка, Внешняя торговля и т.д. Кроме всего прочего в карточке имеются кнопки Клиент и Продажи: • кнопка Клиент – предоставляет доступ к дополнительным сведениям о клиенте, например, аналитическим измерениям. Отсюда же можно попасть в список всех клиентов. • кнопка Продажи – позволяет получить доступ к различным коммерческим документам, связанным с данным клиентом, а также к сведениям о стандартных скидках, предоставляемых ему. Карточка поставщика Для того, чтобы просмотреть карточку поставщика, выберите в поле справа главного меню функциональности Покупка меню Войдите в справочник, для этого щелкните левой кнопкой мыши подменю Обработка заказов, Поставщики. Нажмите функциональную клавишу F5. Выберите любого, например поставщика под номером 50000 ООО «Электронный сервис». На каждого поставщика в системе должна быть заведена индивидуальная карточка, в которой содержатся его имя, адрес, контактная информация, а также данные о возможных скидках. Чтобы создать и пронумеровать карточку нового поставщика, нажмите F3 и ENTER. Однако в дальнейшем вы будете работать с уже существующими карточками. Закладка Общее В закладку Общее вводятся базовые сведения о поставщике – его название, адрес, почтовый индекс, контакты и т.д. Здесь же можно просмотреть баланс по данному поставщику. Обратите внимание, что в карточках иностранных поставщиков обязательно должен быть указан код страны. Это важно для целей формирования Интрастат отчетности. Поле Имя Поиска – Позволяет создать дополнительное описательное название поставщика, что упрощает процесс его поиска в приложении. По умолчанию, программа автоматически копирует в это поле содержимое поля Название. Просмотрите самостоятельно все закладки карточки: Существуют другие закладки в карточке: Связь, Выставление счетов, Платежи, Поступления и т.д. В каждой из закладок устанавливаются необходимые настройки. Кроме всего прочего в карточке имеются кнопки Поставщик и Покупки: • кнопка Поставщик – предоставляет доступ к дополнительным сведениям о поставщике, например, аналитическим измерениям. Отсюда же можно попасть в список всех поставщиков. • кнопка Покупки – позволяет получить доступ к различным коммерческим документам, связанным с данным поставщиком, а также к сведениям о стандартных скидках счета, предоставляемых им.. Карточка товара В меню Покупка зайдите в подменю Товары и себестоимость, Товары. Откроется карточка товара. Карточка товара организована по тому же принципу, что и рассмотренные карточки поставщиков и клиентов. Закладка Общее В закладке Общее аккумулируются базовые сведения о товаре, а также его количестве в заказах и на складе. Закладка Счет В этой закладке отражаются цены и себестоимости товара. Себестоимость изделия зависит от метода учета себестоимости, выбранного в поле Метод Расчета Себестоимости. Здесь же устанавливаются принципы расчета прибыли от реализации товара. Сюда же вводится информация об учетных группах. Это жизненно важные данные, без которых невозможен учет операций с участием текущего товара. Методы расчета и учета себестоимости Поместите курсор в поле Метод Учета Себестоимости на закладке Счет и нажмите клавишу F6. В системе предусмотрено пять методов: FIFO: Первым прибыл, первым убыл. LIFO: Последним прибыл, первым убыл. По серийным номерам: Специальная себестоимость товара, обязательно должен использоваться серийный номер. По Средней: Базируется на себестоимостях товара из всех закупок и положительных коррекциях, связанных с ним. По Стандартной: Себестоимость устанавливается пользователем. Если себестоимость товара в отдельной транзакции отличается от стандартной, возникает суммовая разница. Детальное описание процедуры расчета себестоимости склада можно найти в учебном курсе Финансовый менеджмент. Дополнительные сведения можно получить из интерактивной Справки. План счетов План счетов в MS DYNAMICS NAV настраивается по усмотрению пользователя и является инструментом бухгалтера, который позволяет анализировать обороты и сальдо по счетам. Благодаря уникальной технологии суммирования вычисляемых полей (SIFT), значения оборота и сальдо (баланса) по счету мгновенно обновляются при проведении операции по счету. Можно проанализировать состав операций, из которых сложилась данная сумма, всего лишь с помощью кнопок просмотра. Для этого не потребуется запускать дополнительную процедуру расчета и пересчета итогов. Специальная организация плана счетов с Полями типа Сумма(от) и Сумма(до) (в конце или начале списка) избавляет бухгалтера от необходимости рассчитывать суммы итогов вручную и гарантирует правильность итоговых сумм. При добавлении нового счета в группу формула расчета итоговой суммы автоматически обновляется. 1. Щелкните мышью Финансовый менеджмент, 2. Главная книга, План Счетов 3. Щелкните мышью кнопку Сальдо (кнопка обведена прямоугольной рамкой), 4. В контекстном меню Сальдо ГК по Измерению 5. Найдите и посмотрите Счет ГК 90-1110 6. Щелкните мышью на кнопку «31» в нижней части панели слева (обведено овалом), чтобы показать разбивку по месяцам. Цифра 7 означает разбивку по неделям; 12- по годам. 7. Просмотрите назначение остальных кнопок, найдите кнопку Оборот. 8. Щелкните мышью кнопку Оборот, 9. Убедитесь, что выбрана вкладка Общее, 10. Установите курсор в строку счет 90-1110 в колонку Общая сумма (подчеркнуто линией). 11. Нажмите появившуюся справа кнопку вычисления поля. 12. В поле Показывать в строках нажмите кнопку просмотра 13. Выберите Отдел, 14. щелкните мышью OK и посмотрите, что при этом изменилось? 15. Перейдите на вкладку Параметры. Этот функционал позволяет представлять данные в различных ракурсах и анализировать их. Карточка бухгалтерского счета Система позволяет просматривать финансовые счета в виде списка. То есть за один раз вы видите все счета, формирующие план счетов компании. Для каждого финансового счета имеется отдельная карточка, которая открывается при помощи комбинации клавиш SHIFT+F5: 16. В меню Финансовый менеджмент, Главная книга, План Счетов. 17. Найдите и выберите счет номер 90-1110, Продажи товаров НДС 18% 18. Нажмите Счет ГК, Карточка для вызова карточки финансового счета, то же можно сделать комбинацией клавиш SHIFT+F5. После того, как вы выберите в контекстном меню Карточка, перед вами появится соответствующее окно карточки счета 90-1110. Продажи товаров НДС 18%. Карточка состоит из следующих полей: • Поле «Номер» — служит для ввода номера счета ГК. • Поле «Название» — указывается название счета ГК. • Поле «Операционный/Балансовый» — играет важную роль при реформации баланса в конце финансового года. • Поле «Дебет/Кредит» — тип операции описываемой на данном счете. • Поле «Тип счета» — определяет назначение счета и используется для: o «Учетный» — аккумулирования хозяйственных операций. o «Заголовок» — в описательных целях. o «Сумма» — подведения итогов по группе счетов. o «Сумма (от)» — определения начала диапазона группы. o «Сумма (до)» — определение конца диапазона группы. o «Группировка» — определения, какие счета будут относиться к записям «Сумма» и «Сумма (до)». • Поля «Число пустых строк» и «Новая Страница» — определяют, как счета выглядят в отчетах: o Количество пустых строк перед счетом в отчете o Начинается ли после счета новая страница. • Поле «Имя поиска» используется для поиска, если забыт номер счета. • Поле «Сальдо» предназначено для отображения остатка по данному счету. Оно имеет технологию Drill Down, следовательно, можно вывести список операций, которые образовали данный остаток. • Поле «Тип Источника» определяет первичный субъект, который влияет на изменение счета. • «Выверять счет» — для проведения выверки счета. Функция «Выверка» используется для заполнения финансового журнала, для выверки его ликвидных ресурсов с полученными и произведенными ежедневными платежами. • «Автом вставка расш. текста» — флажок в этом позволяет добавить описания к фин. Счету в документы покупки/продажи в полях описания. • Поле «Прямой учет» показывает, разрешен ли для этого счета прямой учет из строки журнала, или для отображения на нем информации необходимо, чтобы он был указан в учетных группах. • «Блокировка» — флажок в ним блокирует операции по этому счету. • «Дата последнего изменения» — автоматически вносится дата совершения последней хозяйственной операции, отразившейся на счете. Очень полезной оказывается и кнопка Счет ГК со следующими операциями: • «Список» — просмотр списка всех счетов. • «Учтенные операции» – просмотр всех операций этого счета. • «Измерения» — каждому счету может быть присвоен управленческий счет. • «Поступления-платежи» — платежи. Кнопка Сальдо позволяет вывести остаток или оборот для финансового счета в разных видах. Очень часто строят отчеты «Журнал ордер» и «Шахматка». Для их получения нужно зайти в Отчеты, Корреспонденция. «Журнал ордер» отражает все обороты и сальдо по нужному счету за указанный период. Попробуйте получить его самостоятельно для счета 62-1110 с января по февраль 2010 года. «Шахматка» — бухгалтерский инструмент, который наглядно отражает все проводки созданные на предприятии. Финансовый журнал позволяют регистрировать и учитывать хозяйственные операции. Перечень всех журналов находятся Финансовый менеджмент, Главная книга, Финансовый журнал. Система ввода данных в журналы имеет три уровня: шаблоны, разделы и строки журнала. Все настройки находятся в Настройки, Общее, шаблоны журналов. РАЗДЕЛ II АУДИТОРНАЯ РАБОТА Методические указания по выполнению аудиторной работы Цель: Получить навыки практической работы с модулем Финансы в системе MS DYNAMICS NAV. Задачи: 1. Познакомить студентов с основным способом ввода информации в модуле Финансы с помощью Финансового журнала. 2. Научить проверять введенную информацию в ИС; 3. Привить навыки работы с отчетными формами Финансового Журнала системы. Общие положения Аудиторная работа должна быть выполнена: • в виде реферата по теме «Основные функциональные модули и управление данными в комплексной системе управления предприятием» на основе практических данных с последующей его защитой; • по вариантам на основе данных представленного ниже примера с последующей ее защитой. Подготовка реферата При подготовке реферата конкретная тема согласовывается с преподавателем. Реферат не должен превышать 10 страниц машинописного текста, отпечатанного 14 пунктом, на каждой странице должно разместиться не более 30 строк, в каждой строке не более 64 символов вместе с пробелами. Необходимые иллюстрации размещаются в приложении. Примерный план реферата с ориентировочным количеством страниц приведен в Табл. 1. Задание для аудиторной работы 1. Выполните задание, указанное по вашему варианту (Таб. 2, Таб.3). 2. Подготовьте отчет по Аудиторной работе, напечатав форму, содержащую введенную вами информацию. 3. Приложите к реферату напечатанный отчет, содержащий введенную вами информацию, в MS DYNAMICS NAV и сдайте его преподавателю. По каждому варианту задания необходимо выполнить следующие операции: 1. Ввести хозяйственную операцию фирмы «Cronus Россия ЗАО», указанную в Вашем варианте (Таб.3); 2. Учесть операцию; 3. Проверить правильность учета документа; 4. Создать отчет о проведенной операции через Навигатор.