Практическая работа по дисциплине «Документоведение» для МПА ВПА, пример оформления

Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI – XVIII вв.

1. Регламентация законодательными актами XVI – XVII вв. отдельных сторон создания и оформления документов
2. Характеристика делопроизводства в учреждениях Русского государства XV – XVII вв, его особенности.
3. Перечислите и охарактеризуйте виды документов XV – XVII вв.
4. Технологические операции по работе с документами в приказном делопроизводстве.
5. Характеристика столбцовой формы делопроизводства как техники документирования и формирования дел.
6. Характеристика «Генерального регламента» 1720 г. как основного законодательного акта XVIII в. по организации делопроизводства, его значение.
7. Регламентация должностных обязанностей служащих.

     

Регламентация законодательными актами XVI-XVII вв. отдельных сторон создания и оформления документов, обязанностей «служилых» людей (Судебник 1550г., Соборное Уложение 1646 и другие указы). Организация делопроизводства в центральных учреждениях Русского государства (приказах) и местных учреждений (приказных избах), его особенности. Материалы и инструменты для письма. Основные этапы работы с документами, делопроизводственные операции, применение столбцовой техники письма. От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы, всем известны договоры, которые свидетельствуют о том, что уже существуют определенные правила составления документов и также по некоторым археологическим находкам. Составить документ могло только лицо, знакомые сними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились на должности «печатников» — хранителей княжеской печати и «металников» — судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов. В период развития древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частноправовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др., заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д. Со временем обозначились места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, — ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и хранения были гостиные дворы, монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями. По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры — образцы документов, устойчивые языковые формулы, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), — а также приемы удостоверения документов, — «приписи», «скрепы», печати, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамена шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Основным материалом для письма до конца XIV в. на Руси был пергамен (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах «хартией» или «телятиной»; лучший пергамен привозили из Греции или ганзейских городов. В качестве материала для письма использовали бересту.

Делопроизводство, как технология управления, появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, где создаются центральные и местные органы власти и управления, нуждающиеся в регулярном документировании деятельности. В процессе формирования Российского централизованного государства складывается система органов управления боярская дума, приказы в центре, приказные избы на местах и соответствующие документационные потоки от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равными. Во главе созданного государства стоял царь, управление осуществлялось посредством государственных учреждений. Центральные учреждения получили наименование приказы. Приказ возглавлял приказной судья, назначаемый из думных чинов, в его ведении находились один-три дьяка (к концу XVII в. в крупных приказах было 6-10 дьяков). В ведении дьяков находились подьячие, которые в зависимости от знаний, стажа и опыта разделялись на «старых» (старших), средних («средней руки») и «молодых» (младших). В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим «средней руки» доверялась более сложная работа — подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием — во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу. В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» — приказную избу — и помощников — «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения — столы. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках-ларях, где велась текущая работа и прием посетителей. Другой особенностью приказного делопроизводства было применение столбцовой техники написания документов. Документ имел форму столбца (столпа): один лист пергамена подклеивался к другому узкой стороной. Место склейки называли «сстав». Затем документ сворачивали в свиток, названный «столбец». Если документ терял ценность, пергамен счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. Свитки подклеивались в столбец и образовывали первичные комплексы документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах начала применяться тетрадная форма. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. Со второй половины XVII в. стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки — документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты — это царские указы, посылаемые из приказов на места — боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр — совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр — результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение. В функции служащих входило:

1. Подьячий — принимает входящий документ, делает на нем отметку о времени получения и передает дьяку.
2. Дьяк — ставит на документе помету и передает в соответствующий стол старшему подьячему.
3. Старший подьячий — передает документ младшему подьячему и указывает как составить ответный документ согласно помете дьяка.
4. Младший подьячий — справляется в старых отпусках и составляет черновик ответного документа, включив в него помету дьяка.
5. Старший подьячий — исправляет черновик («чернит»).
6. Дьяк — при необходимости снова «чернит».
7. Младший подьячий — переписывает исправленный черновик набело.
8. Старший подьячий — сверяет беловик с черновиком и справляет его, делая запись на обороте.
9. Дьяк — «переписывает» беловик пишет на обороте по составам свою надпись.
10. Подьячий — сворачивает документ в свиток и пишет на нем адрес.
11. Младший подьячий — вклеивает в столп входящий документ и черновик ответного письма

5. Другой особенностью приказного делопроизводства было применение столбцовой техники написания документов. Документимел форму столбца (столпа): один лист пергамена подклеивался к другому узкой стороной. Место склейки называли «сстав». Затем документсворачивали в свиток, названный «столбец». Если документ терял ценность, пергамен счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. Свитки подклеивались в столбец и образовывали первичные комплексы документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах начала применяться тетрадная форма. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. Со второй половины XVII в. стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ.

Характеристика «Генерального регламента» 1720 г. как основного законодательного акта XVIII вв. по организации делопроизводства. Регламентация должностных обязанностей служащих в законодательстве XVIII вв. Табель о рангах 1722 г. Особенности технологии делопроизводств по закону «Общее учреждение для управления губерний» 1775 г. Порядок делопроизводства и установления иерархии во взаимоотношениях центральных и местных учреждений. В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената, как высшего органа управления. Надо было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, более оперативно и с большим результатом, что было главной задачей реформ. В основу управления был положен коллегиальный принцип решения вопросов управления.

Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Юридическую силу документ, получал после «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов — судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, — своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Характерной особенностью делопроизводства приказов было незначительное его регулирование законодательством. В основном делопроизводство в этот период основывалась на нормах обычного права, традициях, обычаев, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев складывалась последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов. В период приказного делопроизводства сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов, приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.