Развитие служб управления персоналом на современном этапе. Часть 2

1 2

---

2.  оценка организации работы кадровой службы предприятия

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

ООО ЧОП «Барс» это стабильная, динамично развивающиеся предприятие. Во главе ее стоят профессионалы, персонал — квалифицированные охранники, тех. работники, экономисты и менеджеры, юристы, получившие специальное образование и имеющие большой опыт работы. Общество с ограниченной ответственностью ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ ЧАСТНАЯ ОХРАННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ «Барс», сокращенное наименование ООО ЧОП «Барс». Дата государственной регистрации общества: 25 сентября  2012 года. Местонахождение ООО ЧОП «Барс»: 420097, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Центральная, 39. Миссия ООО ЧОП «Барс» заключается в том, чтобы обеспечить безопасность населения, а также предотвратить действия, которые могут нанести ущерб государственным предприятиям и частным компаниям. Общество с ограниченной ответственностью частное охранное предприятие «Барс» работает в сфере охранных услуг, в целях обеспечения безопасности и охраны  организации. ООО ЧОП «Барс», в процессе своей деятельности использует только новые технологии и труд высококвалифицированных кадров, тем самым представляя гарантии потребителям в области охраны объектов. Сотрудники ООО ЧОП «Барс», осуществляющие охрану:

• имеют удостоверения частных охранников, опрятную внешность, форменное обмундирование;
• еженедельно оттачивают навыки рукопашного боя, совершенствуют свою физическую подготовку в тренажерном зале;
• еженедельно отрабатывают навыки стрельбы любой сложности в специализированном тире;
• ежегодно проходят сдачу экзаменов на пригодность к действиям, связанным с применением служебного огнестрельного оружия и специальных средств.

Кроме того, ООО ЧОП «Барс» специализируется на установке технических средств охраны (охранно-пожарной сигнализации, видеонаблюдения, систем контроля доступа), осуществляя круглосуточный мониторинг состояния объекта при помощи Пульта центрального наблюдения. В целях повышения эффективности решения поставленных задач по охране объектов и контроля за несением службы, ООО ЧОП «Барс» осуществляет сотрудничество с органами внутренних дел, что позволяет независимо от местонахождения экипажей ГБР, прибыть на место происшествия вовремя. Структурные подразделения ООО ЧОП «Барс» осуществляют свою деятельность на основании положений. Подчиненность структурных подразделений, их качественный и количественный состав определяются уставом предприятия. Финансирование предприятия осуществляется за счет средств полученных в результате коммерческой деятельности. На сегодняшний день безопасность предприятий группы ООО ЧОП «Барс» — обеспечивает сплоченный коллектив в количестве пятиста человек, работающих в 6 обособленных структурных подразделениях ООО ЧОП «Барс». Оценка финансовых результатов деятельности охранного агентства за 2018-2020 гг., на основании отчета о финансовых результатах (Приложение 1) представлена в таблице 2.1. Таблица 2.1 Основные экономические показатели деятельности ООО ЧОП «Барс» за 2018-2020 гг. (тыс. руб.) Оценка финансовых результатов показала, что в 2020 г. показатели компании снизились относительно 2018 года: чистая прибыль снизилась на 9922 тыс. руб. (или на 67,8%). Не смотря на это, уже в 2020 г. на фоне сокращения выручки на 5212 тыс. руб. (или 5,2%) снизилась прибыль от продаж на 8911 тыс. руб. (или на 50,9%). Можно сделать вывод, что компания не может в 2020 г. выйти из кризиса и увеличить свои финансовые возможности, что говорит об ухудшении деятельности организации. Рассмотрим организационную структуру ООО ЧОП «Барс». Охранное предприятие ООО ЧОП «Барс» имеет линейно-функциональную структуру управления в соответствии с приложением 3. Данный тип организационной структуры предполагает, что линейные уровни принимают решения, а функциональные — оказывают помощь в их осуществлении.   Структура ООО ЧОП «Барс» состоит из 2-х групп: организационной и производственной. Отделы организационной группы напрямую подчинены генеральному директору, отделы производственной группы подчинены главному инженеру, который в свою очередь напрямую подчинен генеральному директору. Генеральный директор руководит предприятием в целом, осуществляет контроль нижестоящих руководителей подразделений, ставит перед ними задачи, принимает решения, решает проблемы, отвечает за выполнение финансового плана и т.д.  Кроме краткосрочных планов, он также осуществляет контроль за долгосрочным планированием и разработку стратегии поставленных целей. Изучение использования трудовых ресурсов имеет важнейшее значение для дальнейшего повышения эффективности деятельности предприятия. Рассмотрим динамику, структуру численного состава в соответствии с рисунком 2.1.   Рис. 2.1. Анализ динамики численности персонала в 2018-2020 годах, чел.   Анализ полученных данных, рисунок 2.1 позволяет сделать ряд выводов. Фактическая численность персонала предприятия за 2018-2020 гг. возросла на 25% и составила в 2020 году 500 человек против 400 человек в 2018 году. Рост численности персонала обоснован увеличением объема предоставляемых услуг, ростом охранных работ и заменой видеооборудования и сигнализационных систем. Динамика и структура численного состава персонала ООО ЧОП «Барс» представлена в таблице 2.2. Таблица 2.2 Динамика, структура численного состава персонала с 2018 по 2020 год Численность персонала ежегодно увеличивается, при такой динамике, можно сказать, что потенциальных кандидатов привлекают данные вакантные места в предприятии. На наш взгляд основными причинами микротекучести на предприятии можно назвать: — психологическая неудовлетворенность персонала, организацией процесса трудовой деятельности. — условия труда (шестидневная рабочая неделя, необходимость работать в выходные и праздничные дни). — низкий уровень заработной платы (ниже, чем у конкурентов).

2.2. Оценка работы кадровой службы в работе с документами

Кадровая служба предприятия состоит из: руководителя отдела, специалиста по кадровому учету и менеджера по кадрам (рисунок 2.2). Рис. 2.2. Организационная структура кадровой службы предприятия   Рассмотрим кадровую политику в ООО ЧОП «Барс». Кадровая политика предприятия включает в себя следующие направления деятельности: — найм и отбор персонала — адаптация — должностные инструкции — оценка персонала — повышение квалификации персонала — создание кадрового резерва Найм и отбор персонала организации осуществляется менеджером отдела кадров на основании анкетирования и последующего собеседования кандидата на должность непосредственно с  начальником подразделения. Анкетирование проводит менеджер отдела кадров по заранее разработанных бланкам анкет, которые не обновлялись со времен образования организации. При приеме на  работу работнику необходимо предоставить следующие документы: — заявление о приеме на работу с подписью директора, — документ, удостоверяющий личность (паспорт), — трудовую книжку, — страховое пенсионное свидетельство, — документы воинского учета (для мужчин), — документ об образовании, — медицинскую справку. На основании данных документов специалист отдела кадров оформляет работника на необходимую должность путем приказа о приеме на работу. После этого заполняется личная карточка работника. Кроме этих документов составляется трудовой договор, который составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сторонами (работодателем и работником). Т.е. с учетом всех предоставленных документов работником, включая договор и приказ, образуется личное дело, которое носит конфиденциальный характер. После заполнения всех документов работнику даются для ознакомления правила внутреннего трудового распорядка, а также должностная инструкция, где расписаны его обязанности. В случае перевода работника на другое рабочее место, это может быть: — перевод на работу на том же предприятии, — перевод на другое предприятие, — перевод на другую местность. Однако, перевод работника осуществляется только с его согласия, который дается до составлении приказа о его переводе. На основании данного приказа специалист отдела кадров делает пометку в личной карточке работника, в трудовой книжке и других кадровых документах. Оформление отпусков также происходит путем оформления документов. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на основании графика отпусков, составленный ООО ЧОП «Барс». Оформление и учет отпуска осуществляется с помощью Приказа о предоставлении отпуска работнику, где расписан период отпуска. Такой тип отпуска может предоставляться как 2 раза в год, так и одиножды, по желанию работника. Кроме этого, существует отпуск без сохранения заработной платы, который регулируется ст.128 ТК РФ. В данном случае должно быть соглашение между работником и работодателем. Данный тип отпуска предоставляется работнику на основании письменного заявления и подписанного работодателем. Если работник достиг пенсионного возраста, он предоставляет в отдел кадров ООО ЧОП «Барс» список необходимых документов. После сбора всех документов, специалист отдела кадров передает их в отдел назначения пенсии. Основной документ, подтверждающий стаж работы работника — трудовая книжка. Кроме того, ежегодно, руководитель предприятия осуществляет аттестацию сотрудников на основании: — приказа об утверждении факта проведения аттестации; — положения, определяющего порядок проверки знаний; — графика заседания аттестационной комиссии; — листа аттестации, куда заносятся результаты проверки; — протокола заседаний аттестационной комиссии. Далее разберем структуру кадрового документооборота при увольнении в  ООО ЧОП «Барс». При увольнении работник пишет заявление за две недели до предполагаемого срока, где расписываются причины и ставится дата увольнения. Заявление обязательно подписывается руководителем ООО ЧОП «Барс». На основании заявления и личной карточки работника заполняется приказ об увольнении работника, где специалист указывает ФИО работника, должность, дату и причину увольнения. После этого делается запись в трудовой книжке. Кроме этого, трудовой договор может быть расторгнут по многим причинам, основаниями которых служит Трудовой кодекс РФ. После оформления всех документов, личная карточка отправляется в картотеку уволенных и передается в архив. Номенклатура дел отдела персонала представлена в таблице 2.3. Таблица 2.3 Номенклатура дел отдел персонала   Специалист отдела кадров ООО ЧОП «Барс» ежегодно передает дела в архив, которые подлежат оформлению при их заведении. Оформление дел осуществляется при полной и частичной обработке. Полная обработка — дела постоянного и временного хранения, т.е. более 10 лет. Частичная — менее 10 лет. Таким образом, специалист отдела кадров ООО ЧОП «Барс» осуществляет кадровое делопроизводство по всем своим должностным функциям, от приема персонала до его увольнения. В связи с большим количеством сотрудников предприятия отдел кадров не справляется со своей деятельностью, поэтому  упускает некоторые важные моменты, такие как: недостаточно эффективно происходит процесс отбора персонала, в связи с тем, что анкеты не обновляются, собеседование осуществляется по заранее выбранному плану, который действует в организации с момента ее образования. Аттестация персонала происходит очень редко, на основании бумажных носителей информации, что усложняет сам процесс аттестации главных специалистов и увеличивается трудоемкость аттестирующих сотрудников. На сегодняшний день кадровый документооборот на 70% ведется в бумажной форме, и только 30% — в автоматизированной. Следовательно, необходимо разработать мероприятия, которые бы улучшили систему кадрового документооборота на предприятии.

3.  совершенствование работы кадровой службы предприятия

В связи с выявленными проблемами в области кадрового документооборота, разработаем пути их решения, т.е.: — разработать автоматизированную программу аттестации главных специалистов компании; — совершенствование набора и подбора персонала путем проведения анкетирования кандидата на должность. Рассмотрим каждое мероприятие более подробно.

3.1. Внедрение автоматизированной программы аттестации главных специалистов компании

В результате внедрения аттестации главных специалистов ООО ЧОП «Барс» необходимо пересмотреть работу главных специалистов. Каждому специалисту аттестационной комиссией выданы рекомендации, которые указывают на конкретные пути повышения результативности труда. И очень важно проконтролировать их выполнение работниками. Также необходимо разработать новую программу оценки персонала (таблица 3.1). Таблица 3.1 Расходы на внедрение мероприятия Таким образом, стоимость услуг составит 216400 руб. Также необходимо приобрести программное обеспечение, которое составляет 130 тыс. руб. Предприятие планирует затратить на поддержку системы 40 тыс. руб. в год (1 год — 20 тыс. руб.). В процессе разработки и внедрения системы привлекается персонал организации, общая стоимость рабочего времени которого на данный этап проекта составила 150 тыс. руб. Косвенные расходы по проекту по расчетам составят приблизительно 20 тыс. руб. в год. Прямые выгоды от проекта оцениваются в 1500 тыс. руб. в год (1000 тыс. руб. – первый год). Расчет совокупной стоимости владения (ТСО) представлен в таблице 3.2. Таблица 3.2 Расчет совокупной стоимости владения (ТСО), тыс. руб. Расчет выгоды от проекта представлен в таблице 3.3. Таблица 3.3 Расчет выгоды от проекта, тыс. руб.   Расчет дисконтированных величин представлен в таблице 3.4. Таблица 3.4 Расчет дисконтированных величин, тыс. руб. Индекс доходности проекта = 3040 / 536,4 = 5,6 Рентабельность инвестиций = 2422 / 656,4 * 100% = 368,98% Это означает, что на каждый вложенный рубль во внедрение проекта по совершенствованию системы оценки персонала через три года будет получено 3,68 руб. чистой прибыли. Срок окупаемости = 536,4 / (1000 + 536,4) = 0,35 В связи с тем, что ЧДД > 0 и составляет 2422 тыс. руб.; Ток 1 и составляет 5,6; Р > 0 и составляет 368,98%, данный проект эффективен для внедрения. Таким образом, мероприятия по совершенствованию процесса аттестации персонала позволят повысить производительность труда, снизить перерасходование материальных и денежных ресурсов, в конечном счете позволят получить положительную эффективность на конечные результаты деятельности предприятия.

3.2. Совершенствование набора и подбора персонала путем проведения анкетирования кандидата на должность

С целью улучшения системы отбора и подбора кадров на предприятие необходимо пересмотреть процедуру анкетирования кандидатов. На данный момент анкетирование занимает большое количество времени, т.к. анкета состоит из 50 вопросов, но из них только половина дает информацию о кандидате и его качествах. Чтобы снизить время проведения анкетирования необходимо уменьшить количество вопросов в анкете. Рассмотрим экономический эффект от предложенного мероприятия. Специалист отдела кадров за опрос кандидатов получает 100 руб. за 1 час. Соотнесем затраты по двум вариантам: 1) 50 вопросов — 60 минут на человека. Время на опрос 5 человек — 300 минут, т.е  5 часов. 2) 25 вопросов — 30 минут на человека. Время на опрос  5 кандидатов — 150 минут или 2,5 часа. Итак, за проведение анкетирования за год специалист отдела кадров получит 500 руб. * 53 недели = 26500 руб. При сокращении времени в 2 раза зарплата менеджера по персоналу составит 13250 руб. Таким образом, сокращение времени на проведение анкетирования позволит снизить затраты предприятия на о плату труда менеджера по персоналу в 2 раза. Сегодня затраты отдела кадров на организацию анкетирования составляют 2500 руб. годовых. Сюда входит размножение и подготовка бланков анкет. Однако, на пересмотр анкеты, которой займется менеджер по персоналу, необходимо затратить 4000 руб. в качестве дополнительной оплаты труда. Анкету необходимо пересматривать один раз в год, посредством введения новых вопросов и удаления старых. Следовательно, эффект = 26500 — 13250 — 4000 = 9250 руб. Или   Эффект = 9250 / 4000 = 2,3 Т.е. эффект больше 1, значит внедрение данного мероприятия будет эффективным. Другим мероприятием можно предложить провести оценку внешних и внутренних источников найма персонала и выбрать менее затратный. На данный момент предприятие, при подборе кадров, использует внешние источники, и не используют внутренний резерв. Сравнительный анализ затрат при подборе персонала из внешних и внутренних источников на 1 кандидата представлен в таблице 3.5. Таблица 3.5 Сравнительный анализ затрат при подборе персонала из внешних и внутренних источников на 1 кандидата Следовательно, использование внутренних источников привлечения персонала является на много выгоднее, чем привлекать его со стороны. Экономия составит 14490 руб.  Это только на одного кандидата, а их много проходит в течение одного года. Сумма получится существенная.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотрев теоретические основы организации работы кадровой службы  предприятия и проведя оценку трудового коллектива можно сделать выводы о том, что кадровая служба является важным отделом любого предприятия, который осуществляет процесс выполнения всех функций менеджмента, куда входят планирование, организация, мотивация, контроль, которые направлены для принятия управленческих решений в области кадровой политики организации. для достижения стратегических целей. В ходе проведения данного исследования, автором были проанализированы и исследованы основные вопросы, связанные с организацией работы кадровой службы. В результате анализа выяснилось, что ООО ЧОП «Барс» (г. Казань) — это успешно работающее охранное предприятие, которая обладает высокими конкурентными преимуществами, однако, на фоне успешного экономического процветания, на предприятии наблюдается малая текучка кадрового состава. Служба отдела кадров включает в себя трех специалистов, занимающихся кадровой работой предприятия. Данная структура оправдана общим количеством персонала в организации и соответствует ее размерам. Кадровая служб функционирует на основании трудового законодательства, положения о структурном положении и должностных инструкций специалистов отдела. Деятельность отдела кадров предприятия направлена на выполнение всех необходимых функций по работе с трудовым коллективом: найм, отбор, подбор, увольнение, развитие персонала и т.д. В качестве рекомендаций было предложено совершенствовать некоторые функции в системе управления персоналом и работе специалистов отдела кадров:

1. оптимизировать систему аттестации персонала,
2. совершенствовать процедуру набора и отбора персонала.

Экономической эффективностью разработанных мероприятий является существенное снижение затрат на процедуру набора, отбора и аттестации персонала, тем самым увеличение прибыли. Проведение аттестации предполагает, что на каждый вложенный рубль во внедрение проекта по совершенствованию системы оценки персонала через три года будет получено 3,68 руб. чистой прибыли. Процедура набора и отбора кандидатов на должность снизит затраты на 14490 руб. на 1 человека. Таким образом, введение в действие разработанных мероприятий является эффективным.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННой литературы

 

1. Конституция Российской Федерации. [Текст] – СПб.: Литера, 2008. – 48с.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации (ред. от 29.12.2020)
3. ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402, принятый 6.12.2011г. (ред. от 26.07.2019)
4. ФЗ «О страховании на случай потери нетрудоспособности» № 255 от 29.12.2006г. (ред. от 27.06.2018)
5. Базаров, Т. Ю. Управление персоналом / Т.Ю. Базаров. — М.: Академия, 2018. — 224 c.
6. Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. Т1. – Киев.: Ника-Центр, 2016. – 612с.
7. Богданов Ю. Н. , Зорин Ю. В., Шмонин Д. А., Ярыгин В. Т. Мотивация персонала // Методы менеджмента качества. 2016. № 11. – С. 14-19.
8. Бухалков, М. И. Управление персоналом на предприятии. Учебник / М.И. Бухалков, Н.М. Кузьмина, О.А. Бабордина. — М.: Экзамен, 2019. — 320 c.
9. Бычин, В. Б. Регламентация и нормирование труда. Учебное пособие / В.Б. Бычин, Е.В. убенкова. — М.: ИНФРА-М, 2019. — 192 c.
10. Горбунова, М. Ю. Кадровый менеджмент и психология управления / М.Ю. Горбунова. — М.: Владос, 2018. — 224 c.
11. Дейнека, А. В. Управление персоналом организации. Учебник / А.В. Дейнека. — М.: Дашков и Ко, 2018. — 288 c.
12. Дементьева, А. Г. Управление человеческими ресурсами. Теория и практика. Учебник / А.Г. Дементьева, М.И. Соколова. — М.: Аспект пресс, 2017. — 352 c.
13. Друкер П. Задачи менеджмента в ХХI веке. – СПб.: Вильямс, 2016. – 333 с.
14. Егоршин, А. П. Организация труда персонала / А.П. Егоршин, А.К. Зайцев. — Москва: Высшая школа, 2018. — 320 c.
15. Егоршин, А. П. Основы управления персоналом. Учебное пособие / А.П. Егоршин. — М.: ИНФРА-М, 2019. — 352 c.
16. Знаменский, Д. Ю. Кадровая политика и кадровый аудит организации. Учебник / Д.Ю. Знаменский, Н.А. Омельченко. — М.: Юрайт, 2019. — 366 c.
17. Зуб, А. Т. Психология управления. Учебник и практикум / А.Т. Зуб. — М.: Юрайт, 2019. — 384 c.
18. Карпов, А.В. Технологии управления развитием персонала. Учебник / А.В. Карпов. — М.: Проспект, 2017. — 129
19. Кафидов, В. В. Теория организации / В.В. Кафидов, Т.В. Скипетрова. — М.: Академический Проект, Фонд «Мир», 2019. — 144 c.
20. Кафидов, В. В. Управление персоналом / В.В. Кафидов. — М.: Трикста, Академический Проект, 2019. — 144 c.
21. Кибанов, Ардальон. Служба управления персоналом / Ардальон Кибанов. — М.: КноРус, 2019. — 215
22. Коноваленко, В. А. Психология управления персоналом. Учебник / В.А. Коноваленко, М.Ю. Коноваленко, А.А. Соломатин. — М.: Юрайт, 2017. — 397
23. Красноженова, Г. Ф. Управление трудовыми ресурсами / Г.Ф. Красноженова, П.В. Симонин. — М.: ИНФРА-М, 2019. — 160 c.
24. Крюков, С. В. Организационное поведение. Теория и практика / С.В. Крюков. — М.: Феникс, 2018. — 272 c.
25. Куприянчук, Е. В. Управление персоналом. Ассессмент, комплектование, адаптация, развитие / Е.В. Куприянчук, Ю.В. Щербакова. — М.: Инфра-М, РИОР, 2017. — 256 c.
26. Милорадова, Н.Г. Управление человеческим капиталом. Англо-русский словарь / Н.Г. Милорадова. — Москва: СИНТЕГ, 2019. — 328 c.
27. Миротин, Л. Б. Основы менеджмента и управление персоналом. Логистическая концепция: моногр. / Л.Б. Миротин, А.К. Покровский, В.М. Беляев. — Москва: ИЛ, 2018. — 240 c.
28. Управление персоналом. Пер. с англ. – Альпина Бизнес Букс, 2016. – 272с.
29. Шекня С. В. Управление персоналом современной организации. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2016. – 456 с.
30. Эфендиев, Азер Гамид оглы. Человеческие ресурсы российских бизнес-организаций: проблемы формирования и управления  : монография / А. Г. Эфендиев, Е. С. Балабанова, А. В. Ребров. — Москва : ИНФРА-М, 2016.

---

1 2