Автор статьи
Валерия
Эксперт по сдаче вступительных испытаний в ВУЗах
1 2
2. Характеристика внутренних коммуникаций предприятия ООО «Вектор-Транс» выявление основных проблем в управлении
2.1. Общая характеристика предприятия
ООО «Вектор-Транс» с 2002 года осуществляет грузоперевозки автомобильным транспортом различных марок, грузоподъемностью до 25 тонн, вместимостью до 120 кубометров по Пермскому Краю, Приволжскому федеральному округу, Уральскому региону, всей России, а также странам СНГ. Компания имеет собственный автопарк седельных тягачей и полуприцепов зарубежного производства. Основные декларируемые стратегические задачи ООО «Вектор Транс», рисунок 3. Рисунок 3. Стратегические задачи ООО «Вектор Транс» Генеральный директор является официальным представителем организации и имеет право совершать все юридические и иные действия от ее лица. ООО «Вектор Транс» является коммерческой организацией, основной целью которой является получение прибыли. В таблице 1 представлены основные показатели деятельности предприятия за 2018-2020 годы. Таблица 1. Показатели деятельности ООО «Вектор-Транс» 2018-2020 гг. В 2018 г. выручка от продаж предприятия составила 89224 тыс. руб., в 2019 г. она сократилась на 7548 тыс. руб., или на 8,5%, и составила 81676 тыс. руб. В 2020 г. последовало дальнейшее сокращение выручки от продаж до 76016 тыс. руб. Подобная тенденция характерна и для себестоимости продаж. Выручка от продаж (с НДС) в 2020 г. составила 76016 тыс. руб., в т.ч. собственными силами — 44849 тыс. руб. Себестоимость выполненных работ – 67483 тыс. руб. Прибыль по основной деятельности составила 1222 тыс. руб. Чистая прибыль – 133 тыс. руб.2.2 Оценка эффективности системы управления предприятием
Организационная структура управления ООО «Вектор-Транс» представлена на рисунке 4. Организационная структура ООО «Вектор-Транс» является линейной. Руководителем и организатором деятельности на предприятии является генеральный директор предприятия. Директор предприятия является уполномоченным лицом и осуществляет руководство хозяйственной, производственной и финансовой деятельностью предприятия. Органы управления ООО «Вектор-транс» делятся по уровням. Рисунок 4. Структура управления ООО «Вектор-Транс» Каждый уровень управления возглавляет ответственный (линейный) руководитель, который отвечает за работу подчиненного ему структурного подразделения. В таблице 2 представлены недостатки организационной структуры предприятия. Таблица 2. Недостатки организационной структуры ООО «Вектор-Транс» В результате анализа организационной структуры ООО «Вектор-Транс» были выявлены следующие проблемные зоны: — существующая на данный момент организационная структура компании характеризуется некоторым количеством нерациональных функциональных связей и избыточным количеством уровней управления, что ограничивает эффективность управленческих решений; — недостаточно четко формализовано распределение полномочий и ответственности между руководителями функциональных и зарабатывающих подразделений; — наблюдается дублирование функций и ненужные затраты. Для оценки эффективности существующей структуры управления ООО «Вектор-транс» необходимо осуществить анализ ряда показателей, представленных в таблицах 3, 4. Таблица 3. Данные для оценки показателей, характеризующих эффективность структуры управления ООО «Вектор-Транс» Из таблицы 3 видно, что наблюдается рост расходов на управление при одновременном снижении конечного эффекта в 2020 г. до 133 тыс. руб. В организации насчитывается 12 звеньев управления, растет число принятых управленческих решений. Следует отметить снижение коэффициента эффективности структуры управления ООО «Вектор-Транс» в исследуемом периоде. Это свидетельствует о росте затрат на управление при снижении финансовых результатов деятельности предприятия. Коэффициент звенности ООО «Вектор-Транс» в 1,5 раза выше своего нормативного значения, это свидетельствует о том, что управленческий штат предприятия значительно превышает необходимые нормы, которые приняты из расчета на одного управленца должно приходится не более 9 сотрудников. Коэффициент дублирования функций ООО «Вектор-Транс» ниже нормативного значения, следовательно, на предприятии имеется дублирование некоторых управленческих функций на различных уровнях управления. Степень централизации функций на предприятии невысокая, об этом свидетельствует низкое значение показателя. Таблица 4. Показатели, характеризующие эффективность структуры управления ООО «Вектор-Транс» В таблице 5 представлены основные аспекты системы управления ООО «Вектор-Транс». Таблица 5. Основные аспекты системы управления предприятием Оценка системы управления ООО «Вектор-Транс» представлена в Приложении А. Полученная оценка составила 13,4 баллов из 29 максимальных баллов. Это свидетельствует о том, что система управления исследуемой компании далека от совершенства и нуждается в трансформации.2.3 Анализ внутренних коммуникаций компании
Коммуникационный процесс ООО «Вектор Транс» представлен интегрированными коммуникациями. Компания подконтрольна и подотчетна федеральным органам государственной власти и органам государственной власти Свердловской области только в случаях и порядке, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными и конституционными законами, федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними законами Свердловской области. Контроль за деятельностью Компании ООО «Вектор Транс» осуществляет орган местного самоуправления. Контролирующими органами государственной власти: Налоговая инспекция, Пожарная инспекция, Трудовая инспекция и т. д. Коммуникации с этой частью целевой аудитории осуществляются только письменные: приказы, запросы, распоряжения, информационные письма, указы и т. д. Все это относится к вертикальным нисходящим коммуникациям, т. е. от контролирующих органов к исполнителям. Вертикальные восходящие коммуникации представляют собой отчеты, объяснения, информационные письма, ответы на запрос и т. д. Канал коммуникации с этой целевой аудиторией в основном письменный, представлен почтовыми посланиями и электронными отчетами. В Компании ООО «Вектор Транс», как и везде, в стране в последнее время активно используется электронная почта доставки сообщений. Коммуникатором этой ветви коммуникаций является руководитель ООО «Вектор Транс». Все входящие и исходящие документы и письма фиксируются, регистрируются и передаются в организационный отдел компании ООО «Вектор Транс». В организационном отделе корреспонденция распределяется по назначению в подразделения, заместителям, главе компании ООО «Вектор Транс» по подчиненности. Искажение информации на этом участке коммуникационных связей исключаются. Недостатком этого вида коммуникации, долгое прохождение информации. Компания ООО «Вектор Транс» располагает различными отделами, с целью координирования действий и задач, обмен информации между ними необходим. Высшее руководство добивается, чтобы все отделы работали совместно, решая общие задачи региона. Для организации совместной деятельности расписываются мера ответственности и содержание деятельности каждого отдела или сотрудника при составлении совместного плана деятельности компании ООО «Вектор Транс» и области на месяц, на квартал, на год, в перспективных планах развития компании ООО «Вектор Транс». Как правило, это временные коммуникационные связи, они создаются для работы над определенным проектом или документом. Наиболее очевидным компонентом коммуникации в организации является отношение между руководством и подчиненными (между директором ООО «Вектор Транс» и соответствующими руководителями отделов и подразделений). Здесь существует множество вариантов различных коммуникационных сетей. Это касается и вертикальной нисходящей информации, и горизонтальной информации между сотрудниками. Восходящая коммуникативная информация представлена отчетами о выполнении заданий, задач, планов. Основная информация заключается в получении сведений о предложениях. Форма вертикальных коммуникаций может быть как устная (совещания, отчеты, конференции, беседы и т. д.), так и письменная (докладная записка, отчет, предложения, презентация и т. д.). В процессе коммуникаций бывают неформальные коммуникации. В основном это различные разговоры, слухи. Это репутация неточной информации, особенно сегодня в период кризиса. Обмен информацией осуществляется в тех случаях, когда с одной стороны информация предлагается, а с другой её воспринимают. Для того чтобы обмен информацией был эффективным, подчиненный сообщает вышестоящему начальству, как он понимает задачу и ожидает в отношении результат. Для того чтобы это осуществить, нужно уделить внимание коммуникационному процессу. Для этого лицо собирает информацию, сообщает её через канал передачи, а лицо, которому предназначена информация, получает её. Причём обе стороны понимают идею этого сообщения. Но не всегда идеи бывает достаточно, и информация обрывается. Ключевым каналом передачи информации является телефон. Специалисты в течение дня контактируют с огромным количеством людей, решая при этом множество вопросов. В ООО «Вектор Транс» в кабинете у каждого сотрудника есть свой телефон, т. к. существует внутренняя телефонная связь, офисная АТС, где идёт коммуникация внутри компании ООО «Вектор Транс» между отделами. Ещё одним средством связи является факс, с помощью которого передаются разные документы для ведения дел. Передача информации также происходит через личные встречи. Иногда необходимо лично присутствовать для более убедительного общения, для серьезности всего сообщения. В ООО «Вектор Транс» одним из видов коммуникаций является «Кольцевая почта». На каждого сотрудника отдела (руководителя) в Компании ООО «Вектор Транс», в общем отделе, существует свой почтовый ящик. Этот вид коммуникации можно считать очень удобным. Технологические информации в последние годы занимают всё большее время в различных сферах жизнедеятельности общества. Они играют немаловажную роль в информационном взаимодействии между людьми, и в подготовке и распространении массовой информации. Компьютерная техника сегодня выполняет практически всю работу по переработке информации без непосредственного участия человека. Она позволяет активизировать и продуктивно применять региональные информационные ресурсы, которые на сегодняшний день становятся таким же стратегически важным фактором развития цивилизации как материальные и человеческие ресурсы. Одна из особенностей коммуникационного процесса в ООО «Вектор Транс» – регулирование информационного процесса. Например, руководители отдела практикуют небольшие встречи со своими сотрудникам с целью обсудить будущие события, связанные с переменами, распределением работы и т. д. Опрос работников, ещё один вариант обратной связи. Он проводится с целью получения информации от вышестоящего руководства и его подчинённых по многим вопросам. Очень важно соблюдение коммуникационного стиля каждым сотрудником ООО «Вектор Транс»:- официальный (заключается в обязательном ношении строгой одежды, правильном поведении и общении);
- деловой (схож с официальным, однако, более раскрепощённый в плане поведения, манере общения);
- свободный (свободная удобная одежда, не грязная или рваная, джинсы, домашняя).
- в компании ООО «Вектор Транс» действует вертикальная коммуникация, которая проходит сверху вниз, то есть аппарат управления издаёт поручения, и спускает их ниже на подразделения. Сверху вниз от директора ООО «Вектор Транс» до служащих на нижестоящем уровне;
- горизонтальная коммуникация происходит в аппарате управления. Чаще всего межличностные отношения на более низких уровнях проводятся между сотрудниками, в независимости от директора ООО «Вектор Транс»;
- основные виды коммуникации – нормативные документы, приказы, письма (в вертикальной форме коммуникаций). В результате анализа процесса коммуникации выявлены сильные и слабые стороны коммуникационного процесса в организации.
- Неэффективная структура управления, препятствующая прохождению потока информации по иерархии;
- Отсутствие инновационных способов взаимодействий между сотрудниками.
3. Пути совершенствования управления внутренними коммуникациями в ООО «Вектор-Транс»»
3.1. Характеристика основных мероприятий
Оптимизации структуры управления предприятием ООО «Вектор-транс» будут способствовать следующие мероприятия: — переход от линейной к линейно-функциональной организационной структуре; — введение в должность менеджера по персоналу, чтобы разгрузить генерального директора; — введение в должность делопроизводителя, чтобы разгрузить главного бухгалтера. Предлагаемая структура управления предприятием представлена на рисунке 5. Рисунок 5. Предлагаемая структура управления ООО «Вектор-транс» В настоящее время среднесписочная численность работников ООО «Вектор-транс»составляет 97 чел. В результате преобразования организационной структуры на предприятии ликвидируются следующие должности: — коммерческий директор (1 ед.); — финансовый директор (1 ед.); — начальник договорного отдела (1 ед.) (начальник организационного отдела становится начальником организационно-договорного отдела); — ликвидируются 2 должности финансового отдела, их функции переходят на функции планово-экономического отдела. Итого освобождается 5 штатных единиц. План приема на работу в ООО «Вектор-транс» новых работников:- Менеджер по персоналу – 1 чел.
- Делопроизводитель (секретарь) – 1 чел.
- Определение потребности компании в специалистах. Заполнение и анализ профессиограмм (составление и согласование требований к специалисту, заявок на подбор). Планирование набора персонала.
- Проведение отбора кандидатов для работы. Ответы на телефонные звонки. Проведение собеседований. Анализ резюме, заполнение анкет, тестов. Направление к будущему руководителю.
- Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
- Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.2. Экономическая эффективность предложенных мероприятий
Годовая экономия по расходам на оплату труда в связи с высвобождением ряда должностей по мероприятию 1: 45*12 + 50*12 + 35*12 + 25*2*12= 2160 тыс. руб. (45 тыс. руб. – среднемесячная заработная плата коммерческого директора; 50 тыс. руб. – среднемесячная заработная плата финансового директора; 35 тыс. руб. – среднемесячная заработная плата начальника договорного отдела; 25 тыс. руб. оплата труда работника договорного отдела). Дополнительные ежегодные расходы по оплате труда в связи с введением новых должностей: Менеджер по персоналу: 25*12 = 300 тыс. руб. Делопроизводитель: 20*12=240 тыс. руб. Итого расходы в год: 300+240 = 540 тыс. руб. Итого экономия по расходам предприятия ООО «Вектор-транс»: 2160 – 540 = 1620 тыс. руб. При этом единовременные затраты на создание новых должностей не возникают, поскольку оборудование и техника (столы, стулья, компьютерная техника, шкафы и т.д.) перейдут от ликвидируемых должностей к создаваемым. Рассмотрим затраты компании на реализацию мероприятия 2. Таблица 6. Необходимые затраты Единовременные затраты включают: — стоимость программного продукта 50 тыс. руб.; — приобретение лицензий для работы с удаленным доступом 10 тыс. руб.; — заработная плата и страховые взносы программисту за обучение сотрудников 10 тыс. руб.; Текущие затраты включают расходы на оплату Интернета – 10 тыс. руб. Прогнозное увеличение объема продаж в результате реализации данного мероприятия основано на методе экспертных оценок – таблица 7. То есть этот процент увеличения взят на основе среднестатистического значения, полученного из опыта других компаний (клиентов «Микротест»). Таблица 7. Среднестатистическое значение процента увеличения выручки Таким образом, в результате реализации предложенных мероприятий выручка увеличится в среднем на (32+30+31+29)/4=30,7 %. Плановый отчет о финансовых результатах предприятия отражен в таблице 8. Таблица 8. Плановый отчет о финансовых результатах ООО «Вектор-Транс» Из таблицы 8 видно, что в прогнозном году в результате реализации предложенных мероприятий предприятие существенно улучшит конечный финансовый результат – 20386 тыс. руб. вместо 133 тыс. руб. В Приложении Б представлены показатели, характеризующие эффективность системы управления ООО «Вектор-Транс» в результате осуществления предлагаемых мероприятий. Видно, что внедрение мероприятий совершенствования позволит повысить эффективность системы управления предприятия с 13,4 баллов до 20 баллов. В конечном счете, это обеспечит эффективность стратегического управления всего предприятия в целом. Следовательно, сделаем выводы по главе 3. Для исследуемой компании в целях оптимизации управления коммуникациями предприятия ООО «Вектор-транс необходимо применить следующие мероприятия: переход от линейной к линейно-функциональной организационной структуре, введение в должность менеджера по персоналу, чтобы разгрузить генерального директора; введение в должность делопроизводителя, чтобы разгрузить главного бухгалтера. Также предлагается сократить должности коммерческого директора и финансового директора, а также объединить проектный и договорной отделы. Вследствие выполнения проекта внедрения IP-технологий в головном офисе ООО «Вектор Транс» будет разработана мощная и масштабируемая коммуникационная платформа, дающая сотрудникам возможность проводить телефонную и web-конференции при коллективной деятельности с приложениями и документами, также возможность записи процесса данной работы. Предложенные мероприятия позволят повысить эффективность системы управления предприятия с 13,4 баллов до 20 баллов.Заключение
В определении менеджмента подчеркивается важность упорядоченных взаимодействий в управлении. Они позволяют не только своевременно и качественно управлять текущими делами, но и прогнозировать развитие событий, и в соответствии с этим разрабатывать стратегию и политику организаций. Поэтому наука управления разрабатывает свою теорию, содержанием которой являются законы и закономерности, принципы, функции, формы и методы целенаправленных коммуникаций людей, обеспечивающих процессы управления. Менеджмент направляет свои усилия на объяснение природы управленческого взаимодействия, установление связей между причиной и следствием, выявление факторов и условий, при которых совместный труд людей оказывается и более полезным, и более эффективным. Значение коммуникаций в управлении обусловливается их воздействием на результативность и эффективность управление компанией. Роль коммуникаций в эффективном управлении организацией, а, следовательно, и их функции, формируются в первую очередь, потребностями самой компании. Транспортное предприятие ООО «Вектор-Транс» в 2017-2020 гг. работало с переменным успехом, характеризовалось средней деловой активностью, неустойчивым финансовым состоянием. Причем если в 2018-2020 гг. отдельные финансовые показатели имели высокие значения, то в 2020 г. наблюдается ухудшение их значений. Структура управления ООО «Вектор Транс» является линейной и характеризуется следующими проблемными моментами: имеются нерациональные функциональные связи и избыточное количество уровней управления; дублирование функций и ненужные затраты. В связи с этим система управления предприятия нуждается в корректировке. В третьей главе данной работы предложены рекомендации по совершенствованию взаимодействия в управлении ООО «Вектор Транс». Для предприятия ООО «Вектор Транс» рекомендуются следующие стратегические направления развития: оптимизировать бизнес-процессы компании – усовершенствовать структуру управления, внедрить IP-технологий и оптимизировать затраты. Оптимизации управления коммуникациями предприятия ООО «Вектор-транс» будут способствовать следующие мероприятия: переход от линейной к линейно-функциональной организационной структуре, введение в должность менеджера по персоналу, чтобы разгрузить генерального директора; введение в должность делопроизводителя, чтобы разгрузить главного бухгалтера. Также предлагается сократить должности коммерческого директора и финансового директора, а также объединить проектный и договорной отделы. Также вследствие выполнения проекта внедрения IP-технологий в головном офисе ООО «Вектор-Транс» будет разработана мощная и масштабируемая коммуникационная платформа, дающая сотрудникам возможность проводить телефонную и web-конференции при коллективной деятельности с приложениями и документами, также возможность записи процесса данной работы. Предложенные мероприятия позволят повысить эффективность системы управления предприятия с 13,4 баллов до 20 баллов. В конечном счете, это обеспечит эффективность стратегического управления всего предприятия в целом.Список использованных источников
- Асмолова М. Л. Деловые комплименты: управление людьми при внедрении инноваций: Уч. пос. / Асмолова М. Л. – 2-е изд. – Москва: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016. – 161 с.
- Вольтон Д. Информация не значит коммуникация. – М.: ПОЛПРЕД – Справочники, 2016. – С. 8.
- Гусаров Ю. В. Теория менеджмента: учебник / Ю.В. Гусаров, Л.Ф. Гусарова. – М.: ИНФРА-М, 2018. – 263 с.
- Деревянкин Е. В. Деловое общение: Учебное пособие / Деревянкин Е.В., – 2-е изд., стер. – Москва: Флинта, Изд-во Урал. ун-та, 2017. – 48 с.
- Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов / Автор-составитель И.Н. Кузнецов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. – 431 с.
- Депутатова Е. Ю. Коммуникативная политика розничных торговых предприятий: учебное пособие / Е. Ю. Депутатова, А. О. Зверева, С. Б. Ильяшенко. – 2-е изд. – Москва: Дашков и К, 2020. – 144 с.
- Егоршин А. П. Кризис и управление предприятием: монография / А. П. Егоршин. — 2-е изд., испр. – Нижний Новгород: НИЭМ, 2018. – 413 с.
- Кривокора Е. И. Деловые коммуникации: Уч. пос. / Кривокора Е. И. — Москва: НИЦ ИНФРА-М, 2016. – 190 с.
- Кулагина Н. В. Деловые коммуникации / Кулагина Н.В. – Москва: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2016. – 234 с.
- Коммуникационный менеджмент: учебное пособие / под ред. Г. Акопова. – Санкт-Петербург: Питер, 2020. – 304 с.
- Кирсанова М. В. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие / Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М., – 3-е изд. – Москва: НИЦ ИНФРА-М, Сиб. согл., 2016. – 136 с.
- Организация производства и управление предприятием: учебник / О.Г. Туровец, В.Н. Родионова, В.Н. Попов [и др.]; под ред. О.Г. Туровец. –- 3-е изд. – Москва: ИНФРА-М, 2019. – 506 с.
- Папкова О. В. Деловые коммуникации: Учебник / Папкова О.В. – Москва: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2017. – 160 с.
- Пивоваров А. М. Деловые коммуникации: социально-психологические аспекты: учеб. пособие / А.М. Пивоваров. – Москва: РИОР: ИНФРА-М, 2017. – 145 с.
- Павлова Л. Г. Актуальные проблемы культуры деловой коммуникации: Статья / Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. – Москва: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2017. – 11 с.
- Пономарева З. М. Деловые игры в коммерческой деятельности. Темы: Аукцион, Биржа / Пономарева З.М., – 2-е изд. – Москва: Дашков и К, 2017. – 184 с.
- Пиванов Н. Е. Речевые и письменные коммуникации: учеб. — метод. пособие / Н. Е. Петелин – Москва, 2016. – 343 с.
- Сатир В. Коммуникация в психотерапии: Научно-популярное / Сатир В., – 2-е изд. – Москва: ИОИ, 2016. – 82 с.
- Угурчиев О. Б. Теория менеджмента: Учебное пособие / Угурчиев О.Б., Бероева З. М. – М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2018. – 268 с.
- Язык деловых межкультурных коммуникаций: учебник / под ред. Т.Т. Черкашиной. – Москва: ИНФРА-М, 2017. – 368 с.
1 2
О сайте
Ссылка на первоисточник:
https://www.oat.ru
Поделитесь в соцсетях: