Лабораторная работа №16 «Электронные таблицы Excel»

1. Цель и задачи лабораторной работы.

Получение общих знаний о программе MS Excel, приобретение навыков ввода  данных, форматирования ячеек и вставки диаграмм.

2. Теоретические сведения.

Общие сведения

Назначение. Excel — программа для расчетов и представления информации с помощью электронных таблиц.

Вызов и выход такой же как и любого другого приложения в Windows. В результате вызова на экране появляется окно с одним или несколькими дочерними окнами – книгами, в каждой из которых находится одна или несколько электронных таблиц (листов). Каждая таблица имеет 65536 строки и 256 столбцов. Пересечение строки со столбцом  образует ячейку со своим адресом формата “столбец-строка”.

Строка формулы содержит информацию о положении курсора (адрес выделенной ячейки, например, А1, или выделенная область, например, 3Rx2C — три строки в двух столбцах); три кнопки  — отказ от введенной информации, окончание ввода, ввод встроенных функций; информацию, вводимую в ячейку.

Строка состояния содержит информацию о выполняемой команде, текущем состоянии системы, индикаторы режимов клавиатуры (CAPS, NUM). Чтобы показать или скрыть строку состояния используется команда Вид/ Строка состояния.

Разделители табличного окна позволяют разделить окно на две или четыре части с просмотром в каждой из них разных участков таблицы. Разделить окно можно также командой Окно/ Разделить, а удалить разделение командой Окно/ Снять разделение.

После разделения окна на две части можно «заморозить» верхнюю часть (постоянно присутствует на экране), а при разделении на четыре части — верхние две части и левые две части командой Окно/ Закрепить области. «Разморозить» их можно командой Окно/ Снять закрепление областей.

Ячейка имеет номер (например, В4 или R4C2, что то же самое но в другом стиле) и может содержать текст, цифровые значения, формулы. По умолчанию в Excel используются ссылки формата A1, в которых столбцы обозначаются буквами от A до IV (256 столбцов максимально), а строки числами — от 1 до 65536. Другой стиль ссылок, устанавливается по команде Сервис/ Параметры/ Общие/ R1C1. После буквы R указывается номер строки ячейки, после буквы C — номер столбца.

Ссылки подразделяются на несколько видов, которые показаны на рисунке ниже:

Абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, и для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр. Например, при копировании абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней =$A$1.

Относительные ссылки. Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейку, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменяется с =A1 на =A2.

Смешанные ссылки.  Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов приобретает вид $A1, $B1 и т. д. Абсолютная ссылка строки приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.

В стиле R1C1 пронумерованы и строки, и столбцы, и поэтому он удобен для отображения относительных ссылок. Например, если ячейка A1 является текущей, то относительная ссылка R[1]C[1] указывает на ячейку, расположенную на одну строку ниже и на один столбец правее, т.е. на ячейку B2, R[-2]С (относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки выше текущей и в том же столбце, R[2]C[2] (относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки ниже и на два столбца правее, R[-1] (относительная ссылка на строку, расположенную выше текущей ячейки, R (абсолютная ссылка на текущую строку).

Вызов контекстного меню выполняется щелчком правой кнопки мыши.

Изменить состав и содержимое панелей инструментов можно командой Вид/ Панели инструментов или щелкнув правой кнопкой по пустому месту существующей на экране панели и выбрав нужную панель.

Создать новую книгу можно командой Файл/ Создать или щелчком кнопки Создать  Стандартной панели инструментов.

Передвижение по таблице осуществляется щелчком мыши по нужной ячейке, используя полосы прокрутки, либо с помощью клавиатуры

Выделение ячеек и областей осуществляется следующим образом:

Ввод данных

Для ввода данных надо перейти к требуемой ячейке щелкнув по ней.

Ввод числа заканчивается клавишей Enter или переходом к другой ячейке. Допускаются целые и вещественные числа как с фиксированной точкой, так и в экспоненциальном формате. В качестве разделителя целой и дробной частей по умолчанию используется запятая. Если число не умещается в колонке, то отображается ########. Число в выделенной ячейке может быть представлено в различных форматах после команды Формат/ Ячейки/ Число

Ввод текста также заканчивается переходом к другой ячейке. При этом весь текст помещается в ячейку, но не весь может быть виден.

Ввод формул начинается со знака равенства, например, =1+2 это формула, которая видна в строке формул, а в ячейке будет виден результат 3. В отличие от формулы запись 1+2 является текстом.

Формулы могут включать обращение к одной или нескольким встроенным в Excel функциям. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы; если функция не использует аргументов, то за ее именем следуют пустые скобки () без пробела между ними. Аргументы отделяются точкой с запятой. В качестве элемента формулы может выступать адрес ячейки, т.е. в вычислении участвует содержимое этой ячейки. Например, =СУММ(А1;В2;С3). Функции (а их несколько сотен) вводятся с помощью Мастера функций, который вызывается кнопкой  Стандартной панели инструментов в виде окна

В формулах используются арифметические операции +, -, *, /, ^ (возведение в степень), операции сравнения >, <, >=, <=, <>, = [например, в ячейке В1 может быть введена формула: =ЕСЛИ(A1>=50;»зачет»;»не зачет»), или =ЕСЛИ(A1>=90;»отлично»;ЕСЛИ(A1>=70;»хорошо»;ЕСЛИ(A1>=30;»удовлетворительно»;»не удовлетворительно»)))], операции адресации — ; (объединяет два адреса, т.е. создает объединение нескольких областей, возможно несмежных, например (А1;В5)), : (задает координаты левого верхнего и правого нижнего углов  прямоугольной области, например (А1:С3), пробел (задает пересечение двух областей, например (А1:С3 С3:Е5), что соответствует ячейке С3). Все тексты (элементы формул и аргументы функций) должны быть заключены в кавычки. В формуле не должны присутствовать пробелы (за исключением содержащихся в текстах).

При вводе формулы в левой части строки формул появляется палитра формул, которая позволяет использовать вложенные функции. Например, =TAN(COS(ПИ())). Допускается до семи уровней вложения.

Ячейкам или областям ячеек можно присвоить имена командой Вставка/ Имя/ Присвоить. Одним и тем же объектам можно присвоить несколько альтернативных имен командой Вставка/ Имя/ Присвоить/ Добавить. Эти имена можно использовать в формулах.

Текст как формулу, например, =»начало» полезно вводить для использования в дальнейшем оператора конкатенации (объединение текстовых фрагментов в один фрагмент). Например, =СЦЕПИТЬ(A2;B2). Длинный текст отображается поверх соседних ячеек, если они свободны.

Число как текст вводится в кавычках после знака равенства, например, =’4117’.

Ячейки могут сопровождаться комментариями, которые вводятся за командой Вставка/ Примечание, а видны при попадании курсора в поле ячейки. Ячейки с комментариями отмечены в правом верхнем углу цветным квадратиком.

Режим ввода включается автоматически как только выбрана ячейка и начат ввод. Здесь для редактирования используется только клавиша Backspace. Выход из режима происходит при нажатии клавиши Enter или клавиш управления курсором, либо при переходе к новой ячейке.

Режим редактирования включается двойным щелчком по ячейке, или клавишей F2, или щелчком по правой области строки формул. Здесь можно использовать все клавиши для корректировки либо в самой ячейке, либо в строке формул.

Форматирование ячеек

Стиль оформления выделенной ячейки или группы ячеек определяется форматом числа, способом выравнивания информации в ячейке, видом шрифта, наличием рамки ячейки, цветовым фоном или узором и может быть изменен после команды Формат/ Стиль.

Процесс форматирования может быть автоматизирован, если после команды Формат/ Автоформат выбрать один из предлагаемых вариантов форматирования.

Форматирование ячейки также осуществляется по команде Формат/ Ячейки и позволяет выбрать формат информации (вкладка Число), выполнить выравнивание информации и задать ее ориентацию в пределах поля ячейки (вкладка Выравнивание), задать шрифт (вкладка Шрифт), рамку для ячейки (вкладка Рамка), цвет фона или узор (вкладка Вид). Часть указанных возможностей реализуют кнопки панели инструментов Форматирование.

Изменить размеры строк и столбцов можно либо командами Формат/ Строка/ Высота, Формат/Столбец/ Ширина, либо мышью, перетаскивая границы строк между номерами строк или границы столбцов между номерами столбцов.

После команды Вставить можно вставлять ячейки, строки и столбцы.

Копирование и перенос информации отдельных ячеек или областей  последовательных ячеек с помощью мыши

Копирование и перенос можно также выполнить через Буфер Обмена.

Печать выделенной области таблицы целесообразно предварить командами Файл/ Параметры страницы с установкой необходимых атрибутов и командой Файл/ Предварительный просмотр. Если таблица не умещается на одной странице, то ее части печатаются постранично сверху вниз и слева направо.

Вставка диаграмм

Если в таблице присутствует область с числовыми данными, то она может быть представлена в виде диаграммы с помощью Мастера диаграмм, который вызывается кнопкой  Стандартной панели инструментов.

Редактировать диаграмму можно командами контекстного меню.

3.Оборудование для лабораторной работы.

Персональный IBM PC — совместимый компьютер, подключенный в одноранговую локальную вычислительную сеть под управлением Windows XP.

4. Порядок выполнения работы.

1. Прочитать п.2 настоящего руководства и выполнить предписанные в нем действия.
2. Закрепить полученные знания, ответив на вопросы для самотестирования.

©2008-2020, Интернет-институт ТулГУ