Реферат по практике публичных выступлений на тему «Деловая презентация. Планирование, структура и содержание презентации», НИУ РАНХиГС

Введение  Презентация является важным элементом представления информации. Оно может быть, как в графическом плане, так и в устном. Презентация по своей структуре включает в себя два важных действующих элемента: — докладчик – человек, которые организует презентацию и непосредственно является ее представителем; — аудитория – люди, которые получают информацию от докладчика в процессе проведения им презентации. Презентация может осуществляться по самым разным вопросам и целям, но в общем случае главная цель проведения презентации – это распространение информации о своей услуге, продукте и т.д. Составитель презентации, докладчик, в своем выступлении должен заинтересовать аудиторию получить ту услугу или продукт, которые на ней непосредственно и представлен. Главная цель аудитории – это уважение к выступающему. На успешность проведения презентации зависит множество факторов, но главное здесь это личные качества докладчика. От них зависит характер проведения выступления. Соответственно при запоминающимся выступлении есть высокая вероятность «продать» свою услугу или продукт, что положительно повлияет на имидж и личностные качества выступающего. Презентация может осуществляться в любой сфере деятельности. В зависимости от цели презентации и сферы ее распространения выделяют ее видовую характеристику. Так, существуют деловые презентации, специфика протекания которых не отличается от других видов презентаций. Различия лишь в том, что деловая презентация имеет исключительно формальный характер и осуществляться непосредственно в управленческой организации. Все вышеперечисленное является актуальностью рассматриваемой темы. Цель работы – изучить содержание и аспекты проведения деловой презентации. Для достижения поставленной цели необходимо достичь ряд следующих задач: — изучить понятие деловой презентации, ее виды; — определить цели и функции деловой презентации; — выяснить структуру деловой презентации; — выявить планирование и проведение деловой презентации. Методами исследования работы будут являться: сравнительный, дедуктивный, теоретический анализ литературы, статей и других письменных источников.

1 Теоретические основы содержания деловой презентации

Понятие деловой презентации, ее виды

Деловая презентация — это форма представления информации как с помощью разнообразных технических средств, так и без них. Как правило, представляются новые проекты, товары, услуги, идеи и т.п. В целом задача презентации – сделать так, чтобы ее объект заинтересовал аудиторию. Для этого составляется сценарий презентации, в соответствии с которым подбираются: компьютерная графика, видеоряд, раздаточный материал, цветовое и звуковое оформление и другие средства[1]. Под презентацией понимается сообщение и передача аудитории новых идей, разработок, планов. То есть презентация — это публичное представление чего-либо или кого-либо аудитории слушателей. Отличительные признаки презентации:

1. На презентации фигурирует информация, «материализованная» в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия и т.д.
2. Презентации чаще всего устраиваются не только для журналистов, но и для других целевых аудиторий рекламного воздействия (потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п.), которые должны воспринимать презентуемое непосредственно.
3. Полномасштабная презентация требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат[2].

Деловая презентации имеют разные виды и разное назначение. Например: 1) По содержанию приводимой информации следует выделить следующие: — Презентация организации, в том числе ее услуг или продукции – так называемая бизнес-презентация. На бизнес-презентации представители той или иной организации знакомят коллег и потенциальных партнеров со своими видами деятельности, услугами, продуктами, применяемыми технологиями. Наиболее популярной формой бизнес-презентации является выступление руководителя или представителя компании перед широкой аудиторией, которое может проходить как в виде отдельного мероприятия, так и в рамках конференции, семинара или выставки. Бизнес-презентации могут иметь целью, например, продвижение крупных компаний, внедряющихся на новый региональный рынок. — Презентация результатов работы. Например, по окончании работы группа исполнителей докладывает руководству организации о достигнутых результатах. По сути, такая презентация представляет собой форму отчета. — Презентация определенного продукта (услуги). Как правило, имеет характер рекламы. Но если реклама может быть достаточно краткой и броской, то в презентации продукт описывается более полно и подробно, с указанием его потребительских характеристик, свойств, параметров и т.д. В ходе презентации продукт может также демонстрироваться потенциальным потребителям. 2) По форме представления информации презентации подразделяют: — Презентации в виде последовательности слайдов. Слайды могут содержать рисунки, графики, небольшой по объему текст. Слайды, как правило, сопровождают устное выступление, проходящее в аудитории или конференц-зале при достаточно большом количестве слушателей. — Настольные презентации. По сути это информация на бумажном носителе, содержащая иллюстративный материал – небольшие по объему тексты, графики, рисунки, таблицы. Чаще всего требуется как раздаточный материал для справки при обсуждении проблемных вопросов на совещаниях с небольшим количеством участников. Может также использоваться и в других случаях, например, при отсутствии возможности организовать презентацию в виде слайдов. — Презентации в виде видеоролика. Чаще всего они имеют назначение рекламного ролика. Обычно в них используются отснятые на видеокамеру небольшие сюжеты, а также трехмерная компьютерная графика. — Интерактивные презентации. Это самый популярный вид презентаций. Преимуществом данных презентаций является то, что пользователь может самостоятельно управлять выводом информации, щелкая по управляющим элементам (кнопкам, иконкам). — Мультимедийная презентация. Это современный высокотехнологичный способ донесения информации до потенциальных клиентов, партнеров или инвесторов. Слово «мультимедиа» означает множество средств передачи информации. Мультимедийная презентация – представление информации при помощи целого комплекса средств ее передачи – видео, анимации, фотографии, компьютерной графики, текста, звука в виде музыки, голоса диктора и спецэффектов и др. Чаще всего подобные презентации адаптированы для просмотра на мониторе компьютера и представляют собой анимационный ролик с возможностью управления в интерактивном режиме. 3) По способу представления презентаций можно выделить: — Презентация, которую ведет докладчик, т.е. выступление перед аудиторией в ходе совещания, семинара, деловой встречи и т.п. — Автоматически демонстрируемая презентация. Например, ролик, непрерывно прокручивающийся на большом экране. — Презентация, управляемая зрителем. Например, презентация па компьютере, где зритель сам нажимает кнопку, переключая слайд. 4) По целям представление информации презентации можно подразделить на: — Убеждение. Чаще всего целью презентации является именно убеждение аудитории, к которой обращается выступающий. — Информирование. При этом ставятся другие цели и ожидаются другие результаты, нежели в использовании презентации как средстве убеждения аудитории. В данном подвиде презентации акцент ставится на простом донесении информации слушателям с отсутствием цели дальнейшего получения положительного от них отклика, так как весь упор делается на представление информации как таковой.

1.2 Цели и функции деловой презентации

Выделяется три основные цели и функции проведения деловой презентации: — информировать — создать знание о марке, новом продукте или услуге на целевом рынке. Ознакомить потребителей с новым расписанием работы организации. Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы; — убедить — достичь предпочтения марки, фирмы, товара. Увеличить посещаемость организаций, реализующих продукты. Достичь приверженности марке; — побудить к позитивному действию — сформировать у аудитории положительный отклик на презентованный продукт или услугу[3]. Деловая презентация позволяет: — продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обога­тить программу; — распространить информацию внутри организации или среди широкой публики; — повысить узнаваемость имени или названия; — поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам; — найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т. е. клиентов, избирате­лей, жертвователей и прочих). Смысл презентации — обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности. Как пра­вило, общественность на презентации представляют пресса и пред­ставители заинтересованных в предмете презентации групп и орга­низаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоин­ствах предмета презентации. Главная цель деловой презентации— убедить присутствующих действовать в нужном направлении: — одобрить предлагаемый проект; — поддержать новую идею, предложение; — купить продукт или услугу; — принять бюджет, законодательный акт; — использовать полученную информацию; — внедрить новые методы; проголосовать за кандидата; — подписаться на периодическое издание и т.п[4]. Таким образом, деловая презентация необходима для представления продукта или услуги широкой массе в рамках функционирования определенной организации.

2 Анализ проведения деловой презентации

2.1 Структура деловой презентации

Для того, чтобы деловая презентации получила положительный отклик, и представленный продукт или услуга были оценены слушателями, необходимо грамотно и правильно составить презентацию, определившись с ее структурой. Структура деловой презентации — это некий порядок оформления презентации, который дает возможность слушателю без труда воспринимать информацию. Другими словами, проводя презентацию по этой схеме, оратор последовательно, одна за другой, выстраивает логические цепочки в головах у слушателей. Аудитория не испытывает затруднений с принятием и переработкой поступающей информации. Итак, закон композиции гласит: в любом выступлении должны быть:

• Вступление (20%);
• Основная часть + кульминация (60%);
• Заключение (20%)[5].

Итак, варианты вступлений:

1. Рассказать о своих ощущениях по поводу данной встречи. Это никого не оставит равнодушным;
2. Самопрезентация. Расскажите о себе, какое отношение вы имеете к теме презентации, почему вам поручено ее провести. Упомяните о своем опыте в этом вопросе, чем вы занимались раньше;
3. Презентация презентации. Здесь расскажите про регламент, продолжительность встречи, предполагаются ли вопросы, когда их задавать и в какой форме и т.д.;
4. Комплимент аудитории. Причем это может быть все, что угодно: начиная от внешнего вида и заканчивая помещением. Иногда можно сделать комплимент не собравшимся, а объектам, к которым они имеют непосредственное отношение;
5. Увязать недавно произошедшее событие с тем, что вы собираетесь рассказать аудитории;
6. Рассказать о результатах, которые могут получить участники от вашей презентации;
7. Оригинальная цитата;
8. Обсуждение темы презентации и ее названия;
9. Интересный факт, который имеет прямое или косвенное отношение к теме;
10. Шутка или анекдот. Если у вас все в порядке с чувством юмора;
11. Рассказать о том, что вы стали свидетелем случая или разговора, который произошел непосредственно перед вашим выходом[6].

Нет какого-то шаблонного вступления. Важно быть креативным и разработать свой вариант начала представления информации аудитории. Варианты заключения

1. Резюмирование, т.е. краткое повторение сказанного выше;
2. Подведение итогов. Концентрируемся на главном, то к чему пришли в ходе общения с аудиторией, без подробностей;
3. Призыв к какому-либо действию со стороны аудитории;
4. Пожелание аудитории.

Как и в случае с вариантами вступления, варианты заключения презентуемый должен придумать свои и не опираться на шаблонные примеры, чтобы сделать свое выступление запоминающимся. В основной части нужно сделать упор на сам продукт или услугу, которую вы представляете. Подойти к тому, как она поможет людям решить их жизненные проблемы. Важно использовать похожие ниже представленные ситуации-связки для достижения максимального результата: 1) Скажите о том, как плохо обстоят дела на сегодняшний день, какие есть сложности и в чем они заключаются. И для того, чтобы улучшить ситуацию предлагается ваш продукт; 2) Можно констатировать нынешнее положение дел, что вроде бы все идет не так плохо. Но если так будет продолжаться и дальше, то ситуация крайне усугубиться. В обоих случаях свое выступление можно подкреплять историями (так называемый «сторителлинг»). И, наконец, кульминация. Это предложение, с которым мы пришли к аудитории. Призыв к какому-либо действию, т.е. цель вашей презентации, что эта аудитория должна сделать после вашего выступления. Суть вашего предложения должна быть сформулирована четко и ясно, коротко и однозначно, тогда сама презентация продукта отойдет на второй план, а на первом будет ваш дар убеждения. Немаловажной единицей структурной составляющей деловой презентации является определение ее графического оформления. Имеется некий минимальный набор правил, который необходимо соблюдать при создании слайдов или раздаточного материала:

1. Сетка. Все должно строиться по сетке, чтобы блоки, фотографии, абзацы располагались строго по линиям. Это упорядочит пространство, внесет симметрию и красоту.
2. Свободное пространство. Налепленные друг на друга блоки текста и картинки выглядят крайне неэстетично и неудобочитаемо. Необходимо оставлять свободное пространство между блоками.
3. Единство стиля. Оставляя свободное пространство, вставляя иллюстрацию или иконку нужно всегда заботиться о том, чтобы все было выполнено в едином стиле. Все рамки, границы, отступы должны быть одинаковыми, а иллюстрации, графики, иконки – в одном стиле.
4. Баланс и симметричность. Необходимо всегда создавать симметричность на слайде. Если этого нельзя добиться, то надо хотя бы добиваться баланса и чем-то уравновешивать пространство.
5. Придерживайтесь следующих рекомендаций по выбору цвета:

— Допускается не более 2–3 цветов, желательно – 1. В этом случае слайды будут обладать единым стилем. — Нельзя использовать чистые, яркие, кислотные оттенки. Отдавайте предпочтения приглушенным темным или светлым цветам. — Используйте цветовой круг. Например, если выбираете 2 оттенка, то они должны находиться на противоположных краях круга.

6. Использовать следующие рекомендации по шрифтам, используемых в деловой презентации:

— Не более двух, максимум трех шрифтов на проект. — Используйте распространенные шрифты, которые есть на большинстве компьютеров. — Для лучшего восприятия основного текста выбирайте шрифты с засечками (Times New Roman), а для заголовков – рубленый (Arial, Tahoma)[7]. Таким образом, структурная составляющая деловой презентации является одним из важнейших элементов эффективности ее протекания.

2.2 Планирование и проведение деловой презентации

Создание деловой презентации должно проходить по следующему плану:

1. Постановка целей и определение методов ее достижения. Все задачи должны быть четко определены, докладчик обязан ясно понимать, как именно будущая презентация поможет достичь поставленных целей.
2. Создание общей структуры выступления. Необходимо узнать, какое количество времени отведено на доклад, после чего высчитать, какое количество информации можно предоставить слушателям. Далее необходимо четко выстроить структуру аргументации. И в конце под эту схему создавать слайды.
3. Создание дизайна для одного слайда. Нужно взять один, наиболее распространенный тип слайда и разработать дизайн для него.
4. Создание заготовок для остальных слайдов. На основе созданного дизайна нужно составить примерные слайды для всей презентации.
5. Тестирование. Далее необходимо протестировать созданные заготовки. Покажите их сотрудникам, куратору. Но главное – проведите полноценное выступление (желательно с аудиторией из нескольких человек), чтобы прочувствовать, насколько уместными будут ваши материалы. Возможно, окажется, что их слишком много или мало, что не учтены важные моменты в докладе, что оно слишком длинное или короткое.
6. Изготовление. Создание итоговой презентации.
7. Окончательное тестирование. Еще раз протестируйте презентацию. На этот раз в присутствии хотя бы небольшой аудитории.
8. Соберите отзывы, внесите корректировки[8].

При подготовке слайдов деловой презентации необходимо обращать внимание на такие правила:

1. Мало слайдов не бывает. Можно дойти до того, чтобы на каждые 50–100 слов создавать свой отдельный слайд. Разумеется, злоупотреблять этим не стоит.
2. На одном слайде должен размещаться один смысловой блок. Разумеется, эта мысль может быть короткой или объемной, но в любом случае ее желательно уместить в один слайд.
3. Слайды не должны заменять презентацию. Докладчик основной материал обязан рассказывать самостоятельно. Визуальный материал лишь помогает ему, а не заменяет его выступление. Не читайте информацию со слайда.
4. У слайда должна быть конкретная цель. Нельзя включать в презентацию картинку просто потому, что она красивая. Она должна помогать достигнуть какой-то цели: дать информацию, привлечь внимание, развеселить аудиторию.
5. Шутливые слайды всегда уместны. Они помогают привлечь внимание аудитории, расслабляют ее, дают мозгу возможность отдохнуть.
6. Максимально визуализируйте. Все, что может быть представлено в виде информационной графики, иллюстрации, фотографии, таблицы, списка, должно быть отображено именно в таком формате.
7. Упрощайте. Не нужно делать слайд таким, чтобы он потрясал воображение[9].

Главная цель выступления — побуждение к действию. Основная задача выступающего — добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, «выстроились в очередь» за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта. Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных. Однако некоторые советы, носящие общий характер, все-таки могут быть даны. Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени — пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий: — прежде всего надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным; — далее необходимо назвать себя — должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить; — далее следует четко сформулировать цель презентации; — после этого следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т.п. В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т.п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению. Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую была ранее изложена. Недопустимы длинноты, речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами. Содержание речи может иметь аспекты: — анализирующие; — информирующие; — развлекательные; — аргументирующие; — убеждающие; — склоняющие к сотрудничеству; — доказывающие и т.п[10]. Тому, кто произносит презентационную речь, следует внимательно следить за реакцией слушателей — настроена ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов. Продолжительность выступления на презентации может быть различной — все зависит от характера представляемого объекта, целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. В современной деловой практике продолжительность основного выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и для восприятия — от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко. Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной — ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной. Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям: — сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими; — приведите 1-3 ярких примера. Это придает речи убедительность; — пользуйтесь (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи; — используйте юмор для создания непринужденной атмосферы — предпочитайте простое построение фразы; устная речь отличается от письменной краткостью, простотой, отсутствием сложных фразеологических оборотов; — удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон голоса, темп и ритм речи — но все это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду. Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т.е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы. Существует ряд правил для ответов на вопросы: — предпочтительнее краткий ответ на вопрос; — нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию; — эмоционально ответ должен быть доброжелательным. — не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. — иногда задающий вопрос превращает его в выступление, пытаясь дать варианты ответов на него. Необходимо тактично прервать спрашивающего, оставив за собой контроль за процессом презентации, не позволять отобрать лидерство у выступающего; — можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места; — иногда у присутствующих на презентации нет вопросов. Выступающий должен предусмотреть такую вероятность и подготовить 2-3 вопроса, которые он может задать самостоятельно. — очень осторожным следует быть с прессой. Некоторые работники средств массовой информации, к сожалению, имеют обыкновение искажать чьи-либо высказывания. В основном это делается для придания сенсационности журналистским сообщениям. Это не значит, что они питают личную неприязнь к Вам, они отнесутся подобным же образом к словам любого человека[11]. Отдельно следует сказать об использовании наглядно-иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве случаев. Текстовые наглядные материалы. Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления. Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт. Можно порекомендовать количество строк на листе — 5-6, количество слов в строке — примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния. Графические наглядные материалы. Они помогают в восприятии и запоминании. Обычно это графики, диаграммы, схемы, рисунки. Графическое изображение должно быть снабжено надписью, поясняющей его смысл. Не только допускается, но и приветствуются изображения, выполненные на одном листе в разном цвете, что облегчает сравнение, если рисунок содержит графическое изображение динамики различных явлений или процессов. И текстовые, и графические наглядные пособия должны подчеркивать, а не затенять содержание выступления. Не должно содержаться противоречивых сведений в иллюстративных материалах. Следует помнить, что наглядный иллюстративный материал лишь дополняет выступление. Современный уровень технического оснащения позволяет тексты и графики представить не только на традиционных бумажных носителях, но и с использованием механических средств, достижений химии, физики. Средствами визуализации основных идей презентационного выступления являются: Тексты и графики (диаграммы и пр.): Доска (для мела или маркера). Конечно, профессионально выполненная диаграмма, размещенная на заранее подготовленном листе, впечатляет, она аккуратна и безупречна с позиции точности чертежа. Но кривая (или прямая), которая появляется под рукой того, чье выступление слушает аудитория, производит не меньшее впечатление. Целесообразно сочетать и заранее подготовленные иллюстративные материалы, и доску, где график появляется на глазах слушающих. Проекторы — удобное техническое средство, хотя оно далеко не новое. К достоинствам его относится простота как в использовании, так и в подготовке материалов для демонстрации. Кроме того, при его использовании отсутствуют излишние хлопоты с выключением и включением освещения. Слайды. На слайдах могут быть изображены любые иллюстрации — схемы, таблицы, графики и пр. Хотя аппаратура для демонстрации слайдов более сложная и есть необходимость выключать освещение, однако уровень профессионализма в проведении презентации в этом случае более высокий. Другие технические средства — как правило, более дорогие: видеофильмы, компьютерные показы и т.д. Эти средства не только более дороги, но и требуют специальной подготовки, оформления, использования труда профессионалов. Средствами, которые сделают презентацию успешной, могут быть модели и макеты. Например, на презентации строительного проекта естественным будет использование макета застройки будущего микрорайона или макета отдельного здания; на презентации нового вида продукции можно продемонстрировать одну или несколько моделей рекламируемой продукции. Для того, чтобы ваша презентация получила положительный отклик у аудитории необходимо знать ряд правил по правильному составлению презентации. Вот некоторые из них: 1) Четкая позиция. Вся презентация должна служить одной цели. Это же относится и к слайдам. Один слайд = одна мысль. Частая ошибка — поместить на один слайд сразу несколько ключевых метрик или много текста. 2) Правило 30 секунд. Вводная часть должны быть не более 20-30 секунд. После начала выступления аудитории достаточно 30 секунд, чтобы понять, интересный вы собеседник или нет. 3) Не усложняйте. KYSS-принцип — Keep Your Slide Simple. Черный текст на белом фоне. Просто и понятно. 4) Используйте большой шрифт. Пункт связан с предыдущим. Не стоит пытаться впихнуть все, что есть в голове. Не перегружайте презентацию лишней информацией. Достаточно черного шрифта на белом фоне. 5) Выбирайте изображения аккуратно. Если картинка слишком сложная, то слушатель будет думать о ней, а не вашем выступлении. Используйте однозначные картинки, смысл должен пониматься всеми одинаково. 6) Аккуратно с графиками. Опять же, не перегружать слайд. Достаточно одного взгляда, чтобы понять суть. Слушатели не тратят время, чтобы разобраться, за какой именно линией следить, или понять подписи. 7) Рассказывайте историю. Не читайте слайды, оживите их: продумайте сюжет своего выступления, которая вдохновит и запомнится. Истории надолго запоминаются и не дают заскучать. 8) Взаимодействуйте с аудиторией. Чтобы публика не заскучала, задавайте ей вопросы, в том числе риторические, это не только разрядит обстановку, но и покажет вашу компетентность в представленном материале. 9) Не врите. Большой соблазн преувеличить заслуги и преуменьшить риски. Говорите «начистоту» и покажите, что разбираетесь в теме. Не используйте клишированные фразы. 10) Тренируйтесь питчить. Проведите несколько репетиций от начала до конца, чтобы не задумываться над текстом и концентрироваться на аудитории. Многие команды в акселераторе снимают себя на видео, чтобы посмотреть на себя глазами слушателей[12]. Таким образом, процесс планирования и проведения деловой презентации являются важными элементами успешного ее функционирования.

Заключение

Подводя итог работы можно отметить, что поставленные цели и задачи были достигнуты и выполнены. Так, было изучено понятие деловой презентации, ее виды, цели и функции структура, планировании и проведение. В первой главе работы были рассмотрены теоретические основы содержания деловой презентации. Деловая презентация, как и любой другой вид презентации представляет собой предоставление выступающим информации аудитории. Деловая презентация является видом делового общения, а значит она может протекать только в формальной, деловой обстановке. Специфика проведения деловой презентации ничем не отличается от других видов презентаций. От того, насколько успешно будет составлен графический материал и выступление докладчика, от этого зависит эффективность предоставление информации аудитории. Во второй главе работы был проведен анализ проведения деловой презентации. Деловая презентация должна проходить определенные этапы своего планирования и подготовки. В общем случае, были выделены следующие такие этапы: I этап. Определение цели презентации. II этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию. III этап. Разработка плана презентации. IV этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр. V этап. Подбор демонстрационных материалов. VI этап. Подготовка выступлений. VII этап. Подготовка к ответам на вопросы. Кроме того, важной основой планирования и проведения деловой презентации является определение структуры графического материала, если он используется в процессе предоставления информации. Так, было отмечено, что слайды презентации должны иметь единую цветовую палитру. Шрифты и общее оформление должно придерживаться единого шаблона. В презентацию необходимо включать как можно больше графического материала (графики, схемы, рисунки). Кроме того, можно использовать шуточные слайды для того, чтобы завлечь внимание аудитории. Таким образом, деловая презентация необходима любой управленческой системе для того, чтобы грамотно и правильно представить свой продукт или услугу широкой массе. От правильно составленного графического материала к презентации и этапа выступления ее непосредственного докладчика зависит общая результативность проведения данного мероприятия, что в конечном итоге положительно скажется на имидж организации.

Библиографический список

1. Гостева Л.З. Методы и технологии подготовки эффективных презентаций: учебное пособие / составитель Л.З. Гостева. – Благовещенск: АмГУ, 2017. – 91 с.
2. Деревянкин Е.В. Деловое общение: учебное пособие / Е.В. Деревянкин. – Екатеринбург: УрФУ, 2015. – 48 с.
3. Кислицына И.Г. Психология делового общения: учебное пособие / И.Г. Кислицына. – Йошкар-Ола: ПГТУ, 2017. – 112 с.
4. Коноплева Н.А. Психология делового общения: учебное пособие / Н.А. Коноплева. – 3-е изд., стер. – Москва: ФЛИНТА, 2019. – 408 с.
5. Кузнецов И.Н. Деловое общение: учебное пособие / И.Н. Кузнецов. – 6-е изд. – Москва: Дашков и К, 2017. – 524 с.
6. Лазарев Д. Продающая презентация / Ж. Лазарев. – Москва: Альпина Паблишер, 2016. – 166 с.
7. Мальханова И.А. Деловое общение: учебное пособие / И.А. Мальханова. – 6-е изд. – Москва: Академический Проект, 2020. – 246 с.
8. Митрошенков, О. А. Деловое общение: эффективные переговоры: практическое пособие / О. А. Митрошенков. — 2-е изд. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 315 с.
9. Новикова Т.А. Технологии делового общения. Синтаксис: учебник / Т.А. Новикова. – Москва: ФЛИНТА, 2019. – 241 с.
10. Попова Т.В. Культура речи и деловое общение: учебное пособие / Т.В. Попова. – Пермь: ПГАТУ, 2020. – 96 с.
11. Черников В. Лабораторная презентация: Формула идеального выступления / перевод Василий Чериков. – Москва: Альпина Паблишер, 2016. – 258 с.
12. Чудинов А.П. Деловое общение: учебное пособие / А.П. Чудинов. – 2-е изд., стер. – Москва: ФЛИНТА, 2015. – 189 с.