Вопросы для самоподготовки по дисциплине «Автоматизация офисной деятельности» для ИМЭС

Тема 1. Организация работы с документами 1. Что такое документ? 2. Что такое делопроизводство? 3. Кто ввел в русский язык термин «делопроизводство»? 4. Перечислите задачи делопроизводства. 5. Какова основная функция документа? 6. Как можно классифицировать документы? 7. Что может выступать носителем документа? 8. Что такое реквизит документа? 9. Что придает официальным документам юридическую силу? 10. Что такое система документации? 11. Где можно посмотреть правила по документационному обеспечению управления? Что такое реквизит документа? 12. Что такое постоянные и переменные реквизиты? 13. Как оформляется реквизит «название организации»? 14. Как оформляется текст документа? 15. Какие поля имеет документ? 16. Какие форматы бумаги используются для составления документов? 17. Что вы знаете о подписи документа? 18. На какие части можно разбить документ? 19. Как проставляется дата в документе? 20. Что такое эмблема организации? 21. Чем отличаются название документа и заголовок текста? Тема 2. Информационные процессы в организации 1. Что такое бланк документа? 2. Какие виды бланков вы знаете? 3. Какие реквизиты должны присутствовать на общем бланке? 4. Какие реквизиты должны присутствовать на бланке письма? 5. Что включают в себя справочные данные об организации? 6. Как располагаются реквизиты бланка при продольном размещении? 7. Что представляет собой фланговое размещение реквизитов? 8. Чем отличается общий бланк от бланка письма? 9. Назовите основные варианты расположения обязательных реквизитов на бланках организаций. 10. Для чего применяются ограничительные уголки? 11. Как оформляется титульный лист многостраничного документа? 12. Что такое документооборот? 13. Назовите основные характеристики документооборота. 14. Что такое объем документооборота? 15. Как подсчитывается объем документооборота? 16. Что такое документопоток? 17. Какие различают документопотоки по направлению? 18. Какие документы составляют входящий документопоток? 19. Назовите направления движения входящих документов. 20. Какие документы составляют исходящий документопоток? 21. Что включает в себя внутренний документопоток? 22. Назовите основное правило подсчета документов в документообороте. Тема 3. Автоматизация составления электронных документов 1. Как можно рассматривать процесс документооборота? 2. Назовите участников процесса документооборота. 3. Что такое деловая процедура? 4. Какие типы документов вы знаете? 5. Опишите процедуру создания внутреннего документа. 6. Чем отличается процедура обработки входящего и исходящего документа? 7. Что включает в себя экспедиционная обработка документа? 8. Для каких целей предназначены внутренние документы? 9. Опишите этапы создания исходящего документа. 10. Какое участие принимает руководитель в деловой процедуре обработки входящего документа? 11. С какой частью документа работает исполнитель? 12. Что включает в себя процедура приема и первичной обработки документов? 13. Назовите цели регистрации документов. 14. В чем заключается процесс регистрации документов? 15. Перечислите правила регистрации документов. 16. Какие регистрационные формы вы знаете? 17. Когда применяется журнальная форма регистрации документов? 18. Как осуществляется автоматизированная регистрация документов? 19. Какие реквизиты входящего документа учитываются при регистрации? 20. Чем занимается служба экспедиции? 21. Какие реквизиты заносятся в компьютерную форму вручную? 22. Как можно автоматизировать занесение некоторых реквизитов в компьютерную форму? 23. Что входит в технологию работы с документами? Тема 4. Организация электронной системы управления документооборотом 1. Что такое исполнение документов? 2. Кто является автором резолюции? 3. Какие документы подлежат постановке на контроль? 4. В чем состоит цель контроля за исполнением документов? 5. Какие виды контроля вы знаете? 6. Что такое контроль по существу? 7. Перечислите виды срокового контроля. 8. В чем смысл текущего контроля? 9. Чем занимается предупредительный контроль? 10. Что такое итоговый контроль? 11. Расскажите о формах проведения контроля. 12. Как проводится контроль в ручном режиме? 13. В чем преимущества автоматизированного контроля? 14. Что такое дело? 15. Что представляет собой номенклатура дел? 16. Какие виды номенклатур вы знаете? 17. Какая номенклатура является нормативным документом? 18. Какие требования предъявляются к номенклатуре? 19. Как формируются документы в дела? 20. Какие сведения о документах заносятся в номенклатуру? 21. Что такое внутренняя опись и с какой целью она составляется? 22. Для чего предназначен архив? 23. Каким образом документы передаются в архив? 24. Назовите древнейшую библиотеку мира. 25. Где впервые начали классифицировать документы? 26. Что такое шаблон? 27. Что могут включать в себя шаблоны? 28. Что такое форма? 29. Шаблоны каких документов входят в пакет Microsoft Word? 30. Как можно использовать таблицу для создания документов? Тема 5. Автоматизация процессов ввода потоков входящих документов 1. Какие операции предполагает автоматизированный ввод документов? 2. Почему необходимо повторное сканирование? 3. Что такое поле документа? 4. Как описывается поле документа? 5. Какие технологии распознавания текстов вы знаете? 6. Где хранится информация из полей документа? 7. Может ли сохраняться документ в виде изображения? 8. Как осуществляется массовая рассылка документов? 9. Что представляет собой список рассылки? 10. Как контролируется правильность ввода адреса? 11. Назовите аспекты формирования системы электронного 12. документооборота. 13. В чем заключается процессный подход применительно 14. к документационному обеспечению? 15. Что такое процесс ДОУ? 16. Что понимается под типом документа? 17. Что такое структурирование процессов ДОУ? 18. Опишите последовательность внедрения системы электронного документооборота. 19. Что такое модульный принцип? 20. В чем заключается свойство открытости? 21. Опишите схему организации хранения документов. Тема 6. Автоматизация хранения электронных документов 1. Перечислите вопросы, которые следует решить при выборе системы электронного документооборота. 2. В чем заключается идентификация пользователя? 3. Что такое электронная цифровая подпись? 4. Что определяет авторизация? 5. Зачем нужно разграничение прав доступа? 6. Какие требования предъявляются к организации хранения документов? 7. Какие возможности работы с документами должна обеспечивать система электронного документооборота? 8. Что такое бизнес-логика? 9. Назовите требования к программному обеспечению. Тема 7. Изучение особенностей системы электронного документооборота 1. Что такое технология docflow? 2. Что такое технология workflow? 3. Что такое бизнес-задание? 4. Что такое бизнес-процесс? 5. К какому классу относятся системы коллективной работы? 6. К какому классу относятся системы управления документооборотом? 7. К какому классу относятся системы управления деловыми процессами? 8. Перечислите категории систем автоматизации управления документооборотом. 9. Перечислите функции интегрированных систем управления документооборотом. 10. Перечислите известные вам системы автоматизации документооборота. 11. На базе какой платформы создана система «БОСС-Референт»? 12. Каким образом реализована система LanDocs? 13. Из каких модулей состоит система «Золушка»? 14. Какую систему вы порекомендуете для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций? 15. Какая фирма выпускает систему «ЕВФРАТ-Документооборот»?