Дипломная работа по библиотечно-информационной деятельности на тему «Электронная каталогизация»

Введение Библиотеки занимают важное место в создании и распространении информационных ресурсов. Современный период развития библиотек рассматривается как информатизация библиотек, связанная с переходом на сетевые информационные технологии. В библиотеках пользователями широко используются электронные документы, базы данных и электронные каталоги. Электронные каталоги библиотек, представленные в локальном доступе и сетевом пространстве, становятся с каждым годом все популярнее у разных категорий пользователей. Это обусловлено тем, что информацию в электронной форме можно быстро и легко найти, ее можно скопировать на съемный носитель или жесткий диск компьютера, распечатать, отправить по почте. Электронные каталоги являются очень удобными и оперативными источниками информации о документах. Они постоянно совершенствуются: расширяется их функционал, улучшается интерфейс, облегчается поиск в каталогах для неподготовленных пользователей. Целью исследования является анализ опыта электронной каталогизации. Задачи исследования: — рассмотреть понятие и виды электронных каталогов; — выявить и проанализировать нормативную базу создания электронных каталогов; — рассмотреть взаимосвязь электронной каталогизации и библиотечно-информационных процессов; -исследовать опыт электронной каталогизации Заводоуковского библиотечного центра; — провести анкетирование пользователей и сотрудников. Объект исследования: электронная каталогизация. Предмет исследования: электронная каталогизация в структуре библиотечно-информационной деятельности. В работе использовались следующие методы исследования: информационный анализ, классификация, сравнительный анализ. При написании работы были использованы исследования ведущих специалистов в области библиотековедения, которые занимались изучением электронных каталогов библиотек: И.А. Агарковой, А.Б. Антопольского, Н.И. Гендиной, Е. Зайцевой, О.А. Лавреновой, Г.А. Скарук, И.Л. Скипор,Э. Сукиасяна и др. Структура работы включает: введение, две главы, заключение, список использованной литературы, приложения. В первой главе раскрыто понятие электронного каталога библиотеки и рассмотрены виды ЭК, охарактеризована нормативная база ЭК, описана взаимосвязь электронной каталогизации и библиотечно-информационных процессов. Во второй главе представлены результаты исследования электронной каталогизации Заводоуковского библиотечного центра. Список использованной литературы содержит ___ источника, среди которых ГОСТы, учебные издания, электронные ресурсы, научные статьи. В приложениях приведены: список ГОСТов, используемых при создании ЭК.

1.Электронные каталоги библиотек: развитие и современное состояние

1.1 Электронные каталоги: понятие, история, преимущества

Рассматривая вопросы электронной каталогизации, нельзя не остановиться на самом понятии «электронный каталог» и терминологии, связанной с ним. ГОСТ 7. 76-96 дает следующее его определение: «Электронный каталог» — это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читателей» []. Оно характеризует электронный каталог с точки зрения режима работы и формы предоставления библиографических данных. В данном определении подчеркивается, что электронный каталог библиотека предоставляет читателям. Данное определение устарело, так как с развитием информационных технологий библиотеки широко стали размещать свои электронные каталоги на собственных сайтах, а значит, электронным каталогом могут пользоваться не только читатели в локальном режиме, но и пользователи в удаленном режиме. Интернет-технологии, используемые в библиотеках, дают возможность доступа к электронным каталогам с любого компьютера в мире, подключенного к сети Интернет. Правильнее будет использовать понятие «пользователь» вместо «читатель». В связи с этим, немного другое определение предлагает О.А. Лавренова, определяя электронный каталог как «библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени, предоставленный локальным и удаленным пользователям библиотеки» [, с.1190]. В данном определении пользователи подразделяются на локальных и удаленных. Существует множество вариантов определений данного понятия. Большинство из них характеризуют отдельные функции электронного каталога или его назначение, или определяют его структуру и форму существования. В. В. Мосягин определяет ЭК следующим образом: «Электронный каталог библиотеки (синоним: библиографический банк данных библиотеки) — совокупность библиографических и лексикографических баз данных в комплексе с СУБД и набором прикладных программ, обеспечивающих принципиально новые возможности поиска по сравнению с традиционными библиотечными каталогами. Объединение различных библиографических и лексикографических БД в единое целое приводит к качественно новому понятию» []. Данное определение характеризует ЭК с точки зрения структуры и расширения поисковых возможностей. Ряд специалистов, в том числе и отечественных, отождествляют ЭК с модулем OPAC (Onlinepublicaccesscatalog). Подобной точки зрения придерживается и известный библиотековед Э. Р. Сукиасян: «ЭК — то же самое, что и ОРАС» []. Понятие OPAC определяется в американских словарях следующим образом: «Работающий в реальном режиме каталог, доступный для публичного пользования». Такое определение полностью соответствует традиционному пониманию термина «читательский каталог» в отечественном библиотековедении. В России вместо аббревиатуры ОРАС стали использовать более удобный и понятный термин электронный каталог [,с.38]. ЭК является основной подсистемой автоматизированной библиотечно-информационной системы и справочно-библиографического аппарата библиотеки. В нем содержатся библиографические записи документов определенного библиотечного фонда или нескольких фондов с указанием их места хранения [,с.1190]. Современный ЭК состоит из трех основных частей, а именно: части, включающей библиографические сведения, части, включающей авторитетные сведения, и части, включающей сведения об экземпляре (циркуляции документа). Такая трактовка ЭК в российском библиотековедении впервые была предложена И. Б. Цветковой [,с.53]. Архитектура современных модулей OPAC включает вышеназванные три части, что, вероятно, и дает возможность отождествлять ЭК и OPAC. Отличие, как считает Ю.Г. Селиванова, лежит в функциональной плоскости, которая абсолютно разводит две эти сущности. ЭК — для каталогизаторов, условно (включая всех участников создания записи), OPAC — для конечного пользователя. Они различны функционально и технологически [,с.20-21]. Помимо массива БЗ в памяти ЭК могут находиться базы знаний, содержащие словари информационно-поисковых языков: авторитетные файлы имен авторов, наименований организаций, предметных рубрик и др. [,с.158]. Как отмечает Г.А. Горшкова, электронный каталог является совокупностью каталогов в машиночитаемой форме, так как объединяет в себе все виды карточных каталогов (по способу группировки — алфавитный, систематический, предметный; по назначению- читательский, служебный, топографический). Также электронный каталог представляет собой совокупность электронных каталогов на отдельные виды документов (ЭК книжных изданий, ЭК нотных изданий, ЭК картографических изданий, ЭК периодических изданий, ЭК видеодокументов, ЭК фонодокументов, ЭК электронных ресурсов, ЭК ГОСТов и т. п.). В зависимости от технической оснащенности и используемых АИБС в одних библиотеках это единый массив машиночитаемых библиографических записей, в других — разные базы данных (электронные каталоги) []. Все технологические процессы создания ЭК происходят с помощью автоматизированного рабочего места каталогизатора — совокупности технических, лингвистических и программных средств, обеспечивающих процессы автоматизированной каталогизации. К техническим средствам относится персональный компьютер, с помощью которого осуществляется ввод данных и последующее использование имеющегося в базе данных массива информации, системы связи с внешними базами данных. Программное обеспечение — это специально разработанные алгоритмы и программы, позволяющие вести автоматизированную обработку документов. Лингвистические средства — это комплекс информационно-поисковых языков различного типа: иерархических, неиерархических и др.; ме¬тодика индексирования и поиска информации, а также нормативно-методические документы, регламентирующие создание и поддержание в рабо¬ты состоянии лингвистических средств и обеспечивающие возможность обмена базами данных. В автоматизированной технологии используются традиционные ИПЯ, например, язык библиографического описания, ББК, УДК и другие классификационные ИПЯ, язык предметных рубрик, и нетрадиционные, такие как дескрипторные ИПЯ, язык ключевых слов, объектно-признаковый ИПЯ и др. Поддержание лингвистического обеспечения в рабочем состоянии производится службой ведения ИПЯ. Ввод библиографической информации в ЭК происходит с помо¬щью форматов каталогизации, предназначенных для преобразования в форму, удобную для обработки на ЭВМ. Формат определяет правила записи информации в компьютере, внутреннюю структуру данных, а также знаки и коды, при помощи которых БЗ разделяются и идентифицируются. В компьютерной технологии формат выполняет те же функции, что и ГОСТ 7.1-2003 при составлении библиографи¬ческой записи для ручных каталогов. Наиболее часто используется международный коммуникативный формат UNIMARC. В России на основе этого формата разработан коммуникативный формат RUSMARC, отразивший особенности национальных правил каталогизации [ ,с.157]. Основными носителями информации в ЭК являются жесткие диски (винчестеры), компактные оптические диски — CD-ROM, CD-WR, DVD и др. Компакт-диски могут содержать не только текстовую информацию, но и видеоизображения, звуковое сопровождение (речь или музыку) и др. мультимедийные средства [,с.158]. Требования к «потребительским качествам» каталогов сводится к следующим характеристикам: • осуществление поиска по всем значимым полям с возможностью усечения терминов запроса или вариативностью их употребления (любой из терминов, все термины только вместе, точная фраза); • возможность ограничения поиска по формальным критериям (годы издания, вид издания, место издания, язык документа и т.д.); • наличие словарей с возможностью автоматического переноса термина словаря в форму запроса (поисковое предписание); • возможность формирования списка релевантных записей из общего перечня результатов поиска; • возможность отправки отобранных результатов поиска по электронной почте или сохранения на локальном диске пользователя; • наличие гипертекстовых ссылок на такие элементы библиографической записи, как авторы (индивидуальные или коллективные), предметные рубрики и название серии. В наиболее мощных программных разработках существует возможность показа текущего состояния источника (выдан или находится на полке), а также добавлен ряд сервисных функций (сохранение истории поиска, предоставление записи в виде каталожной карточки и т.д.) [,с.51]. Виды электронных каталогов: локальные и удаленные. Локальные электронные каталоги отражают фонды конкретных библиотек. Доступ к удаленным электронным каталогам осуществляется через глобальную сеть (каталоги крупных национальных, научных, республиканских, областных и краевых библиотек). Несомненное преимущество электронного каталога заключается в размещении информационных ресурсов библиотек в сети Интернет. На сегодня в Интернет представлены многие тысячи таких каталогов: от крупнейших книгохранилищ мира до городских публичных библиотек [ ,с.52]. По мнению О.О. Растрыгиной, электронный каталог, ориентированный на пользователя Интернета, должен принципиально отличаться от традиционного или электронного каталога, представленного читателям в стенах библиотеки. Это принципиальное отличие обусловлено, прежде всего, тем, что при работе с каталогами в библиотеке рядом с читателем всегда присутствует опытный консультант – библиотечный работник, знающий особенности поиска в том или ином каталоге и оказывающий помощь в поиске нужных изданий. Удаленный пользователь, работающий с интернет-каталогом, лишен помощи специалиста, ему не к кому обратиться с вопросами. Поэтому ему должен быть предоставлен принципиально другой сервис, исключающий или сводящий к минимуму необходимость знания тонкостей библиотечного дела и принципов организации каталогов [ ,с.115]. По другой классификации электронные каталоги делят на справочные (содержат информацию) и интерактивные с системой заказов (можно заказать/выгрузить документ) []. Также каталоги делятся на корпоративные (сводные) и каталоги одной библиотеки. Сводные каталоги — это библиографические каталоги, издания или базы данных, отражающие фонды нескольких организаций (библиотек, ИБЦ, ИРЦ) и указывающие на местонахождение документов с помощью сигл или полных названий этих книгохранилищ. Сводный каталог дает возможность читателям получить информацию о наличии изданий в каждой конкретной библиотеке или во всех библиотеках; • ведение надзора и формирование сводной базы библиографических данных; • ведение онлайн обмена посредством сети и Интернет обмен библиографическими записями в формат MARC (UZMARC) между заведениями информационной-библиотеки. Эффективность программы СЭК считается в следующем: • Предоставление эффективных возможностей для формирования частных локальных электронных каталогов в информационно библиотечных заведениях; • возможность каждого участника заходить к другому участнику информационно- библиотечных ресурсов (ЭК) в формировании СЭК; • сокращение тяжелого труда каталогизирование изданий посредством пользования готовыми записями СЭК; • предоставление возможности быстрого библиографического поиска; • возможность эффективного обмена информационных фондов и ресурсов; • обеспечение единой информации локальных каталогов, создание лингвистического обеспечения (естественные синонимы языка и словаря корней, словарь дескриптор и авторитетные файлы) в целях сознания поисковой системы и индексации; • создание инструментальных средств и ведение информационных библиографических баз сводного каталога, логических моделей и концептуальной информации; • обеспечение входа онлайн в базы информационного каталога пользователем посредством стандартной сети WWW; • обеспечение обмена библиографической информации среди иностранных и Республиканских библиотек в форматах MARC []. Пример сводного каталога — Сводный каталог библиотек Архангельской области (предоставляет доступ к информации о составе фондов библиотек Архангельской области) [], АРБИКОН [] и др. В современных условиях автоматизации библиотек ЭК становится основной частью справочно-библиографического аппарата библиотеки и от его организации в значительной степени зависит качество обслуживания пользователей при выполнении различных видов запросов. Многоаспектное отражение библиотечного фонда в ЭК дает возможность проводить поиск информации по любому элементу, в том числе и по тем, которые не могут быть использованы при поиске в традиционных каталогах, например, по году издания, издательству, месту хранения документов в библиотеке, ключевому слову, виду документа и по любой комбинации признаков. На базе ресурса электронного каталога формируются основные библиотечные технологические процессы. Основным критерием оценки электронного каталога библиотеки является количество входящих в него библиографических записей, которое должно стремиться к стопроцентному охвату названий библиотечного фонда [, с.114-117]. Таким образом, под ЭК будем понимать библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени, предоставляемый локальным и удаленным пользователям библиотеки. ЭК является подсистемой автоматизированной библиотечно-информационной системы и справочно-библиографического аппарата.

1.2 Нормативная база создания электронных каталогов

Нормативная база при создании ЭК обеспечивает подходы к формированию ЭК, является основой создания ЭК. Создание, ведение и совершенствование нормативно-справочной базы – одна из важнейших составляющих лингвистического обеспечения ЭК. Нормативная база создания электронных каталогов представлена стандартами, которые вошли в СИБИД – Систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Стандарты СИБИД определяют систему библиотечной, библиографической, информационной, издательской терминологии, применяемой в нормативных документах. На их базе осуществляются основные технологические процессы, такие, например, как формирование библиографической записи, индексирование и др. Стандарты, используемые при создании ЭК, приведены в приложении 1. Условно стандарты, используемые при создании ЭК, можно разделить на следующие группы: стандарты на библиографические записи, стандарты на ИПЯ, стандарты на индексирование, стандарты на форматы представления данных. ГОСТы на библиографические записи устанавливают требования к заголовкам библиографической записи, к библиографическому описанию, сокращению слов и словосочетаний. ГОСТ 7.80-2000 «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления» [] распространяется на основные виды заголовков, используемых в библиографических записях, подготавливаемых органами научно-технической информации, библиотеками, центрами государственной библиографии, издателями и другими организациями, осуществляющими библиографическую деятельность. В ГОСТ дано определение заголовка библиографической записи и его виды (заголовки, содержащие имя лица, наименование организации, унифицированное заглавие, обозначение документа, географическое название). В ГОСТ 7.1-2003 «СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» [19] дано понятие библиографического описания, его состав, объекты описания, виды БО, элементы БО и правила БО. ГОСТ 7.11-2004 (ИСО 832-1994) «Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках» [] определяет правила сокращения слов и словосочетаний на иностранных европейских языках (использующих латинский, кирилловский и греческий алфавиты) в библиографических описаниях документов для каталогов и картотек, информационных изданий, а также для прикнижных и пристатейных списков литературы и библиографических ссылок; правила применения сокращений; список сокращений слов (словосочетаний), наиболее часто встречающихся в библиографическом описании, и условия их применения. Установленные стандартом сокращения слов и словосочетаний рекомендуется применять в аннотациях и рефератах. Стандарты по индексированию и ИПЯ унифицируют требования к индексированию документов (общие требования к систематизации и предметизации) и ИПЯ (терминология, тезаурусы). При индексировании документов важно унифицировать этот процесс, используя соответствующие методические и регламентирующие документы. Унификации индексирования способствует использование существующих ГОСТов: ГОСТ 7.59-2003 «Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации» [], ГОСТ Р 7.0.66-2010 «Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию» []. В ГОСТ 7.74-96 «Информационно-поисковые языки. Термины и определения»[] дано определение ИПЯ: «формализованный искусственный язык, предназначенный для индексирования документов, информационных запросов и описания фактов с целью последующего хранения и поиска» []. Кроме того, в ГОСТе выделены такие виды ИПЯ, как документальный, классификационный, фактографический, объектно-признаковый, вербальный, дескрипторный ИПЯ, язык ключевых слов, язык предметных рубрик. Также в ГОСТе описаны основные элементы ИПЯ (лексические единицы, нотация, индексация), классификационные системы, языки предметных рубрик, предметизационные ИПЯ, дескрипторные ИПЯ, виды индексирования. ГОСТ 7.24-2007 «Тезаурус информационно-поисковый многоязычный. Состав, структура и основные требования к построению» [] определяет состав и структуру многоязычного ИПТ, требования к его построению. Обязательными элементами тезауруса являются: вводная часть, алфавитные лексико-семантические указатели, которые включают средства для указания эквивалентности дескрипторов одноязычных версий. В приложении к ГОСТу приведены примеры использования средств эквивалентности дескрипторов в одноязычных версиях. В ГОСТ 7.25-2001 «Тезаурус информационно-поисковый одноязычный. Правила разработки, структура, состав и форма представления» [] даны определения лексической единице ИПТ, класса эквивалентности лексической единицы. Стандарт определяет следующие типы ИПТ: тезаурусы, выделяющие среди своих лексических единиц дескрипторы и аскрипторы; тезаурусы, все ЛЕ которых являются дескрипторами. В ГОСТе приведены правила построения одноязычного ИПТ: определение тематического охвата ИПТ, сбор массива ЛЕ, формирование словника ИПТ, построение словарных статей и указателей, оформление ИПТ, экспертиза и регистрация ИПТ. ГОСТ Р 7.0.47-2008 «Формат для представления на машиночитаемых носителях словарей информационных языков и терминологических данных. Содержание записи» [] распространяется на представление на машиночитаемых носителях лексики словарей информационных языков, терминологических и других лексикографических источников для обмена между автоматизированными информационными системами. Обозначение настоящего формата: ФОЛИЯ — формат обмена лексикой информационных языков. В ГОСТе описано назначение ФОЛИЯ, способы представления лексикографической информации. В приложении даны примеры заполнения информационных полей формата. Сферой применения ГОСТ Р 7.0.91-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Тезаурусы для информационного поиска» [] являются одноязычные и многоязычные информационно-поисковые тезаурусы, в том числе в словарях любых типов информационных систем. Стандарты на форматы устанавливают требования к форматам обмена данных (содержание записи, структура записи, поисковый образ документа). ГОСТ 7.14-98 (ИСО 2709-96) «Формат для обмена информацией. Структура записи» [] предназначен для применения лицами и организациями, подготавливающими и выпускающими документы на любых машиночитаемых носителях. В стандарте даны определения терминам запись, поле, подполе, метка поля, маркер записи, идентификатор, справочник и др., а также описана структура коммуникационного формата для записи: маркер записи, справочник, поля, разделитель записи. В ГОСТ 7.19-2001 «Формат для обмена данными. Содержание записи» [] даны определения многим понятиям, таким как библиографический уровень документа, поле, метка, индикатор, идентификатор, элемент данных, первичная и вторичная запись, маркер записи и др., которые используются в информационных системах, в том числе в электронных каталогах. Также в ГОСТе даны сокращения (аббревиатуры) и их расшифровка (ГСНТИ, ИПЯ, МКИ, УДК и др.).в пятом разделе ГОСТа описана структура библиографической записи: маркер записи, справочник, поля, разделитель записи и даны коды элементов данных. ГОСТ Р 7.0.52-2010 «Формат для обмена библиографическими данными. Поисковый образ документа» [] распространяется на поисковые образы документов, выраженные средствами информационно-поисковых языков (ИПЯ) с лексическими единицами на естественном языке (вербальные ИПЯ), которые представлены элементами данных с метками 630 (дескрипторы), 640 (ключевые слова) и 670 (предметные рубрики). В ГОСТе даны понятия иерархического кода, структурированного поискового образа документа (ПОД) и синтаксической конструкции ПОД, а также определена структура: линейная и иерархическая. Даны таких примеры ПОД, спецификация элементов данных, формирующих ПОД. Многие библиотеки разрабатывают собственные инструктивно- методические документы, посвященные различным составляющим системы лингвистического обеспечения ЭК. Например, приступив к использованию дескрипторного языка, ранее не применявшегося, библиотеки начали разрабатывать различные инструкции, рекомендации, памятки по координатному индексированию [,с.35]. В библиотеках составляются инструкции и правила создания библиографических записей в ЭК. Например, инструкция по созданию библиографической записи в корпоративной электронном каталоге АБИС «ИРБИС»[28] определяет правила ввода данных в электронный каталог Корпоративной сети общедоступных библиотек г. Санкт-Петербурга, а также правила заимствования библиографической записи в Корпоративный ЭК из Центра ЛИБНЕТ, из Z-ресурсов, из Web-ИРБИС. Электронным каталогом является библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени, предоставляемый локальным и удаленным пользователям библиотеки. ЭК является подсистемой автоматизированной библиотечно-информационной системы и справочно-библиографического аппарата. Электронный каталог дает возможность совместить в нем одном целый ряд традиционных каталогов, позволяет производить поиск одновременно по значительному количеству параметров, тем самым существенно облегчая и убыстряя работу сотрудников библиотеки и обслуживание ее читателей. Нормативная база создания ЭК обширная: регламентируются вопросы создания БЗ и БО, индексирования. систематизации и предметизации; форматы для обмена данными в ЭК (структура и содержание записи), поисковый образ документа, ИПЯ; состав, структура и основные требования к построению тезаурусов информационно-поисковых. На их базе осуществляются основные технологические процессы при работе в ЭК. Кроме того, на основании ГОСТов и конкретных условий работы с ЭК в библиотеках составляются инструкции и правила создания библиографических записей в ЭК, руководства по предметизации. Ведение электронного каталога взаимосвязано с такими процессами, как комплектование и учет, обслуживание пользователей (запись, поиск изданий, книговыдача), библиографическая работа. Рассмотренный опыт свидетельствует о том, что, в настоящее время электронный каталог ведется в центральной и детской библиотеках Заводоуковского библиотечного центра в системе автоматизации библиотек ИРБИС. Состав программных модулей АБИС ИРБИС позволяет практически полностью автоматизировать деятельность сотрудников. ЭК используется пользователями, обеспечивая процесс автоматизации традиционных библиотечных технологий, расширяя возможности деятельности библиотеки и обслуживания пользователей. Анкетирование на базе библиотеки показало, что многие пользователи затрудняются работать в ЭК из-за недостатка навыков поиска. Было рекомендовано проводить для читателей занятия, консультации, обеспечить пользователей простыми и понятными инструкциями по поиску ресурсов в ЭК и работе с компьютерными библиотечными программами; целенаправленно формировать информационную грамотность пользователей.