Управление проектами и программами

1 Определение целей и задач проекта. «Дерево целей» 1.1. Для любого проекта очень важно уметь правильно формулировать цели и задачи. Они составляют основу того, что команда проекта пытается достичь с помощью своей работы. Чтобы иметь возможность сформулировать цели и задачи, важно знать разницу между ними. Цель – это во имя чего предпринимается проект, ожидаемое и достижимое улучшение ситуации в свете поставленной проблемы (т.е., если проблема не поставлена — цели размыты). Цели обозначают общие итоги проекта и основное внимание при определении цели проекта фокусируется на долгосрочной перспективе.  Это дает читателю представление о том, какую проблему намерена решить проектная команда. Как правило, цель отвечает на вопрос «Что» Задачи проекта — это набор операций, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта. Основное внимание в задачах фокусируется на краткосрочной перспективе. Задачи отвечают на вопрос «Как» что-то сделать, чтобы цель проекта была достигнута. Для каждого проекта может быть построено множество взаимосвязанных целей, которые должны быть четко определены. 1.2. В 1957 году американский учёный Рассел Линкольн Акофф предложил методику построения дерева целей. Основная идея построения «дерева целей» — декомпозиция. Декомпозиция цели – это её детализация, наглядное разделение комплексной объемлющей цели на многоуровневую иерархию небольших взаимосвязанных задач. Говоря простыми словами, любая цель подразделяется на несколько уровней задач, а те, в свою очередь, на элементарные действия. Декомпозиция — это дедуктивный метод перехода от общего к частному. От сложного к простому. Главное достоинство «Дерева целей» заключается в том, что оно обеспечивает строгое соответствие целей потенциального проекта выявленным на предыдущем этапе проблемам. Для создания «дерева целей» «негативные ситуации» из «дерева проблем» надо переформулировать в виде «желаемых, позитивных результатов». Заменяя определения проблем определениями целей, мы строим новое дерево – «дерево целей». «Дерево целей» имеет стандартную структуру. «Стволом» дерева целей является главная цель, которую необходимо достичь. Цели, расположенные на уровне ветвей дерева, представляют собой результаты стратегии, т.е. описывают положительную ситуацию, когда негативные последствия основной проблемы уже устранены. Цели в корневой части дерева, которые представляют собой причины основной проблемы, являются средствами стратегии, т.е. наши действия должны быть направлены на достижение этих целей, поскольку так мы сможем устранить причины выявленных проблем. Прекращение декомпозиции цели на более мелкие прекращается в тот момент, когда дальнейший процесс является нецелесообразным в рамках рассмотрения Главной цели. Таким образом, «дерево целей» –это графическое представление ситуации в будущем после устранения проблем, построенное на основе анализа проблем с указанием взаимосвязей средство -результат При построении дерева целей, необходимо проверить, правильно ли определены положительные утверждения, являются ли они конкретными и четкими. А также требуется проверить взаимосвязи и взаимоотношения между целью и подцелями. Теперь причинно-следственные связи между проблемами превратились во взаимосвязи «цель-средство» между целями. Иными словами, достижение целей в нижней части дерева (корни) является условием улучшения ситуации в верхней части (ветвях дерева), т.е. средства обеспечивают достижение результатов. Эта операция также позволяет выявить дополнительные цели, которые не были замечены ранее, при проверке и корректировке дерева проблем. Еще раз проверьте дерево целей, насколько оно правильно построено, находятся ли цели на своих местах. Возможно, при проведении проверки возникнет необходимость корректировки причинно-следственных связей дерева проблем (что не было очевидным на этапе анализа проблем). Каждый раз, когда меняется местоположение какого-либо элемента дерева целей, необходимо изменить положение соответствующей проблемы в дереве проблем. Так как дерево целей и дерево проблем – это две взаимосвязанные логические структуры, то если какое-либо изменение или корректировка осуществляется для одного, то соответствующее изменение необходимо сделать и для другого дерева. Правильно построенное дерево целей в дальнейшем легко может быть преобразовано в план-график. Графическое изображение задач в таком виде помогает команде чётко продумать план достижения намеченного. Изобразив свои планы в виде графа, человек видит с какими проблемами он столкнется и какие дополнительные ресурсы ему потребуются, чтобы достичь задуманного. Критерии формулирования цели Цель проекта лучше формулировать в свете потребности или проблемы, которую данный проект призван урегулировать. Затем указать, каким образом деятельность по решению данной проблемы связана с целями и задачами Вашей команды, в целом.

• Сформулировать цель предпочтительно одним чётким предложением, которое было бы понятно потенциальным спонсорам / партнёрам, и содержало бы «триггер», чтобы вызвать интерес у потенциальных участников.

• Цель должна соответствовать формулировке проблемы — цель проекта показывает читателю ваше намерение решить конкретную проблему.

• Используйте простой язык для написания цели: избегайте использования жаргонов и технических слов для написания цели. Используйте язык, который легко понять людям, а не тот, для понимания которого люди должны будут использовать словарь.

• Цель должна получить поддержку от всей команды. Если команда не верит  в цель, она не будет работать для ее достижения, а заинтересованные стороны не будут предоставлять ресурсы.

• Цель должна быть SMART (УМНОЙ):

Specific (конкретная): Определите свою цель как можно более ясно, кратко и просто, охватывая все то, что вам нужно сказать, избегая ненужных или сложных формулировок. Формулировка должна включать в себя 5-W: (What) Что мы хотим достичь? (Who) Кто участвует? (Why) Почему мы это делаем? (Where) Где это будет сделано? (Which) Какие ресурсы нужны? Measurable (измеримая): Для того, чтобы цель была «умной», она должна быть измеримой. для того, чтобы отслеживать прогресс в направлении достижения цели, необходимо знать, как измерить его. Это помогает не сбиться с пути и мотивирует, чтобы закончить проект в установленные сроки. Поэтому, чтобы быть успешно закончить проект, необходимо регулярно отслеживать и оценивать свой прогресс. Кроме того, чтобы не терять время, необходимы четкие показатели, по которым можно определить, что цель достигнута. Это можно сделать, присвоив числовое значение вашей цели, ответив на такие вопросы, как: Сколько? Как много? К какому сроку? Achievable (достижимая): Цель должна быть достижимая. При разработке цели команда должна учитывать свои собственные возможности, ограничения и способности для достижения цели. Описывается за счет чего достигается цель и при каких условиях Не следует устанавливать слишком высокую планку (это разочарует заинтересованные стороны, когда вы не достигнете того, к чему стремились. Важно, чтобы вы сформулировали цель, а не видение). Не следует устанавливать слишком низкую планку (вы не хотите недооценивать свой собственный проект) Realistic (реалистичная): Цель должна быть реалистичной. Означает, что достижение целей финансово и технически возможно. Человеческие ресурсы есть в достаточном объеме. Особенно следует проверить вопрос имеющегося в распоряжении ноу-хау. Timely (ограниченная во времени): Реализация цели должна иметь реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничение во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута. Для каждого проекта может быть построено множество взаимосвязанных целей и задач, которые должны быть четко определены. Для наглядного представления множества целей и задач используется дерево (структура) целей Проверьте правильность формулирования цели, ответив на следующие вопросы Является ли ваша цель:

1.  конкретной                                                                              да/нет
2.  измеримой                                                                                да/нет
3.  реалистичной (при ваших ресурсах)                                  да/нет
4. достижимой (при вашем желании)                                     да/нет
5. ориентированной на результат                                            да/нет
6. связанной с общим назначением (миссией)                     да/нет
7. достаточно ценной                                                                 да/нет

Если хотя бы на один из этих вопросов ответ будет отрицательным, значит, следует продолжить работу над определением цели. Критерии формулирования задач.

• Задачи необходимо формулировать в свете обозначенной цели, т. е. каждая из задач должна способствовать достижению цели проекта. Чем яснее задачи, тем легче будет спланировать свою деятельность таким образом, чтобы быстрее достичь цели.

• Задачи должны следовать логическому порядку: при формулировании задач всегда следует помнить, что они должны быть логически выстроены, т. е. при реализации проекта должна существовать пошаговая процедура. Это, соответственно, также поможет команде в планировании всех мероприятий.

• Каждая задача должна быть сформулирована таким образом, чтобы в первую очередь команда, а также доноры/партнёры/участники могли бы понять, что задача может, решена — и не вообще, а конкретно в заявленные проектом сроки.

• Рекомендуется не ставить больше 3-х — 4-х задач, поскольку КАЖДУЮ из поставленных задач нужно реализовать! Каждая задача будет дополнительно иметь несколько мероприятий, которые необходимо выполнить, и, следовательно, наличие множества задач только усложнит реализацию проекта.  Более того, в правильно разработанных проектах есть раздел ОЦЕНКА эффективности проекта (об этом позднее), где каждой задаче соответствует тот или иной качественный и количественный индикатор, и критериями успеха является достижение в результате реализации проекта этих индикаторов. Тем самым, потенциальные доноры исключают вероятность ситуации, когда команда «играла, но не угадала ни одной буквы». Это особенно важно в свете того, что большинство доноров никогда не предоставляет сразу всю сумму утверждённого гранта, и продолжает финансирование только после предоставления промежуточного программного и/или финансового отчёта, который оценивается именно по степени реализации поставленных задач. В принципе, потому-то и рекомендуется не ставить перед собой больше 3-х задач

• В то же время комбинация задач должна быть достаточной для достижения заявленной цели.

• Задачи должны быть конкретными (то есть определите, что и когда), поддающиеся измерению (сколько), желанными (уместными и удобными) и достижимыми (реальными).

• При формулировке задач, необходимо использовать глаголы, обозначающие завершенность действия: подготовить, распределить, уменьшить, увеличить, организовать, установить порядок. Эти глаголы помогают описать ход действий и дают ясность вашему объекту.

• При формулировке задач, следует избегайте глаголов, означающие процесс: поддерживать‚ улучшать, усиливать, содействовать, координировать, перестраивать.